归档文件整理规则详解.ppt

归档文件整理规则 新文件材料归档范围及保管期限规定  、 档案盒脊式样 归档文件目录封皮式样： 行的文件材料10年 13 下级机关报送的文件材料 13.1 重大问题的专题报告 30年 13.2 年度和年度以上的计划、总结、统计材料 10年（原为长期） 减掉了年度以下的总结、统计报表，一般专题的报告和备案的 归档文件整理 4.3排列 归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事 由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。 事由是一件具体的事、一个具体的问题、一项具体的活动、一项具体的工作、一次会议、一项工程、一个事件、一次事帮、一次纠纷、一个案件等。 事由与传统文书立卷的中的“问题”不同，“问题”的概念大，“事由”的概念小。 事由原则的含义：一是同一事由的归档文件应当集中。二是同一事由的归档文件应当优先集中，即先将同一事由的归档文件集中，在同一事由内再按时间或重要程度排列。三是不同事由的归档文件 排列方法可按“相同的集中、相近的靠拢、不同的分开”的排列方法排列，如不同事由间的归档文件按时间、重要程度、问题、责任者等排列。 4.4编号 归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设全宗号、年度、保管期限、件号等必备项，并可设置机构(问题)等选择项(见图A1。图中“*”号栏为选择项，不选用时无须设置。以下同) 如归档文件有发文签发单或收文处理单（有领导实质性意见时，收文单才归档），可放在这份归档文件的首页，并在其上盖归档章，以保护档案原件，归档章填写应用碳素墨水、蓝黑墨水或印泥油、原子印油。 4.4.1全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。 4.4.2年度；文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如1978。 4.4.3保管期限：归档文件保管期限的简称或代码。 4.4.4件号：文件的排列顺序号。 件号包括室编件号和馆编件号，分别在归档文件整理和档案移交进馆时编制。室编件号的编制方法为：在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从“1”开始标注。如某单位归档文件按“年度—机构—保管期限”分类，其最后一级类目为保管期限，则在同一年度、同一机构内，按归档文件排列顺序，先编永久保管期限的归档文件件号（从1至N），再编长期保管期限的（从1至N）。 馆编件号按进馆要求标注。 在编号时不应考虑分盒问题，即装盒后最低一级类目中各盒内的文件编号是连续的，如第一盒从1---20号，第2盒从21号开始编起。 4.4.5机构(问题)：作为分类方案类目的机构(问题)名称或规范化简称。 4.5编目 归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。 4.5.1归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时，只对复文进行编目。归档文件目录设件 号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目(见图A2)。 4.5.1.1件号：填写室编件号。 4.5.1.2责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。发文机关名称太长，可填写规范化的简称。当文件责任者为个人时，应填写与该文件相应的职务，并在其职务外加（），如（中共湖北省委书记俞正声）。多个责任联合发文时，应选填三个以内的重要责任者。重要责任者一般是本单位或本系统的责任者。文件上无责任者的要 考证并加［ ］。 4.5.1.3文号：文件的发文字号。无文号的不填。文件字号的发文代字、年度、顺序号的各部分都不能省略，如：黑市档字［2006］5号。会议文件、内部刊物、图纸等的编号，不能作为文号填写。 4.5.1.4题名：文件标题。有的文件除正题名外，还有并列题名、副题名、说明题名的文字的，视正题名是否能反映文件内容，如可反映文件内容，只填写正题名即可，反之，应写全正副题名；如果说明题名的文字可在目录表的题名、责任者、日期等 项目中得反映，不必抄录，否则，应如实抄录。没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加“〔〕”号。题名含义不清，不能揭示文件内容的，应根据文件内容补充题名。如：关于转发黑档案［20064号文件的通知，补充为关于转发黑档案［20064号文件的通知［执法检查］。第一期黑河档案信息，补充为第一期黑河档案信息［培训班已圆满结束］。干部任职的通知题名要补充文件内本单位任职人员姓名，会议记录的题名要补充会议议题。 4.5.1.5日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如无日期或日期不全， 应考证后加［ ］。如有原日期，但原日期记载有误时，应同时写全原日期及考证日期。 4.5.