归档文件整理流程详解.ppt

归档文件整理流程 拜城县档案局 武 桂 莲 2012.3 归档文件整理工作基本步骤： 对归档文件进行整理 → 分类 → 排列 → 编 号 → 编目 → 装盒 第一步：归档文件的整理 1、 归档文件的整理单位 以“件”为整理单位，一般一份文件为一件。 特例 ： 正本与定稿、正文与附件、请示与批复、原件与复制件、转发文与被转发文、来文与复文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，实体上装订在一起，编目时只体现为一条条目 。 2、 文件修整 破损文件进行修裱（修补、托裱） 对字迹模糊或易退变的文件进行复制（字迹材料要选用耐久的墨、墨汁，或较耐久的蓝黑墨水、印泥等，不能选用纯蓝墨水、红墨水、圆珠笔油、铅笔等材料） 去掉文件上易腐蚀的金属物（材料以铁、铝等化学性质的活泼的金属为主的订书钉、曲别针、大头针等） 超大纸张进行折叠（尽量减少折叠次数，折痕尽量位于文件、图表字迹之外，文件页数多时，宜单页折叠） 3、文件装订 左上角装订，左、上侧对齐；左侧装订，左、下侧对齐 装订要求： 材质符合档案保护要求：装订用品对归档文件无害，不影响档案的保存寿命。 装订方式能较好地维护文件的原貌 装订方法简便易行，尽量降低成本。 装订方式： 线装：最利于档案保护的一种装订方式 变形材料：金属制品（不锈钢夹、燕尾夹）和塑料制品 粘接式：胶水或浆糊粘贴 无酸纸封套 装订前排序： 正本在前、定稿在后 ; 正文在前、附件在后 ; 原件在前、复制件在后 ; 转发文在前、被转发文在后 ; 复文在前、来文在后 ; 汉文本在前、少数民族文本在后 ; 中文本在前，外文本在后 ; 文件处理单在前、正本在后 ; 第二步：归档文件分类 归档文件的分类，是指全宗内归档文件的实体分类，即将归档文件按其来源、时间、内容和形式等方面的异同，分成若干层次和类别，构成有机体系的过程。分类包括：选择分类方法、制定分类方案、文件归类等内容。 1、选择分类方法 年度分类法 ：根据形成和处理文件的年度对归档文件进行分类。 一份文件有多个时间特征，包括成文日期、签发日期、批准日期、会议通过日期、公布日期、收发文日期等，一般以 文件签发日期（即落款日期）为准 ，对于跨年度的计划、规划、总结、统计报表、法规性文件等均以签发日期为准，如：1995年形成的《1996-2000工作计划》，归入1995年，2000年形成的《1999年工作总结》，归入2000年。 机构（问题）分类法： 各机关在制定分类方案时，机构分类法和问题分类法，不能同时采用，只能选择其一。 机构分类法：根据文书形成和处理文件的承办单位对归档文件进行分类。机构名称就是类名，如：办公室、业务科、管理科等 。 问题分类法：按照文件内容所说明的问题对归档文件进行分类。应参照本机关单位的基本职能来设置类别，如：党群类、业务类、行政类等 。 保管期限分类法： 根据划定的不同保管期限对归档文件进行分类。分为永久、30年、10年三类。 2、复式分类法与分类方案 复式分类法 ：在机关档案室的实际工作中，单纯采用一种分类方法的情况比较少见，较多的是将几种分类方法结合使用，称之为复式分类法。年度、保管期限、机构（或问题）3种分类方法，可以组合成多种复式分类法。在选择分类法时年度、保管期限为必选项，机构（或问题）为选择项。 分类方案 ：在确定分类方法的基础上，标列各级类目名称，固定全宗内分类体系的分类纲要。分类方案是机关档案工作的基础，是档案室规范化管理的起点。 年度-机构-保管期限分类法（推荐使用） 适用于内部机构有变化但不复杂的立档单位 先按年度分类 在每一年的文件按机构分类 再区分划入每一机构文件的保管期限 每年形成的文件按机构序列依次上架，不必预留空间 同一年度同一机构的文件排在一起，便于查找 保管期限-年度-机构分类法（推荐使用） 适用于内部机构有变化但不复杂的立档单位 先按保管期限分类 在将每一保管期限的文件按年度分类 再将每一年的文件按机构分 适用于机构不复杂的立档单位 便于向档案馆移交 应预留空架 机构-年度-保管期限分类法： 适用于内部机构基本固定或少有变化的立档单位以及撤销机关 先按机构分类 每个机构下再按年度分 再在每个年度下分划入文件的保管期限 应预留空架，空架数量不好掌握 年度-问题-保管期限分类法： 适合于机构变化复杂、机构之间分工不明确 先按年度分类 在每一年的文件按问题分类 再区分划入每一问题文件的保管期限 保管期限-年度-问题分类法： 先按保管期限分类 再按年度分类 最后在每一年内将文件按问题分类 多用于现行机关 问题-年度-保管期限分