采购管理案例解析.ppt

2.1 IBM采购管理案例分析 现状简介 全球IT业巨擘IBM公司过去采用“土办法”采购：员工填单子、领导审批、投入采购收集箱、采购部定期取单子。 如何减少运营成本?可能降低哪部分成本? 经过IBM公司全球各机构的统计调查和研究分析，在采购、人力资源、广告宣传等各项运营开支中，采购成本凸显出来。 调研发现当时IBM不同地区的分公司、不同的业务部门的采购大都各自为政，实施采购的主体分散，重复采购现象普遍。以生产资料为例，键盘、鼠标、显示器甚至包装材料，大同小异，但采购流程自成体系，权限、环节各不相同，合同形式也五花八门。 2.1 IBM采购管理案例分析 问题综述 对外缺少统一的形象 由于地区的局限，采购人员不一定找到最优的供应商 失去了大批量购买的价格优势 重复采购现象普遍 采购成本过高，表现为： 采购产品没有统一规范，缺乏采购标准规格的确认，零星购买失去了批量价格优惠； 采购流程混乱，管理成本过高； 2.1 IBM采购管理案例分析 问题综述 采购产品质量难以保证，表现为： 缺乏统一的管理部门 没有标准的质量管理体系 独立采购造成质量管理不严 缺乏采购管理绩效评价体系 2.1 IBM采购管理案例分析 供选择的改进方案 1）集中采购 优点： 批量大，优惠价，降低采购成本； 减少采购人员，便于人才培养与训练； 降低整个企业的储备，避免分散的库存，加速资金周转； 集中下料，降低损耗，材料利用率高； 技术力量强，专业性强，有利于择优选购，保证质量； 外地区批量运输，减少进料费用。 缺点： 增加管理环节，不适于紧急情况下的采购； 非共同性物料集中采购，并无折扣而言； 采购与使用单位分离，不利于规格确认等； 价格方面容易产生矛盾； 2.1 IBM采购管理案例分析 供选择的改进方案 2）电子采购 优点： 降低采购成本 缩短采购周期 提高采购质量 透明采购流程 缺点： 缺乏科学的解决方案 缺乏有效的本土供应商 网络基础设施不完善 早期投入成本高 缺乏运作人员 2.1 IBM采购管理案例分析 采用的方案 经过比较，IBM公司决定综合运用集中采购和电子采购 方式，以降低采购成本。即首先进行组织机构的变革，设 立集中采购管理部门；再由集中采购管理部门进行采购流 程的变革。继而按规范的采购流程，设计电子采购管理系 统，并组织实施。以最终实现采购流程的科学化、管理手 段的现代化，提高采购工作效率，降低采购综合成本。 2.1 IBM采购管理案例分析 实施经验 组织结构的变革 IBM公司成立了“全球采购部”，其内部结构按照国家和地区划分，开设了 CPO(Chief Procurement Officer，全球首席采购官)的职位。组织结构的确立， 意味着权力的确认。“全球采购部”集中了全球范围的生产和非生产性的采购权力， 掌管全球的采购流程的制定，统一订单的出口，并负责统一订单版本。 经过“全球采购部”专家仔细的研究，把IBM公司全部采购物资按照不同的性质 分类，生产性的分为17个大类，非生产性的分为12个大类。每一类成立一个专家 小组，由工程师组成采购员，他们精通该类产品的情况，了解每类物资的必威体育精装版产品、 价格波动、相应的供应商资信和服务。在具体运作中，“全球采购部”统一全球的需 求，形成大订单，寻找最优的供应商，谈判、压价并形成统一的合同条款。以后的 采购只需按照合同“照章办事’’就可以了，这种集中采购的本质就是“由专家做专业 的事”。 2.1 IBM采购管理案例分析 实施经验 采购物品的重新分类 制定流程首先遇到的一个问题是采购物资如何分类，才能形成一 张完整而清晰的查询目录?于是，通过调查反馈，IBM公司汇总全球 各地所有采购物资，零零总总上万种。采购工程师们坐在一起，进 行长时间的细致工作。听起来有些可笑：螺丝钉，在类目中的名称 到底是什么?分为平头、一字、十字，共多少种?依靠专家们才智、 经验和耐心才形成“17类生产性和12类非生产性”详尽的目录。这一 步工作的目标是使来自不同地区、具有不同习惯、使用不同语言员 工方便、快捷地查找到所需要的“螺丝钉”。 2.1 IBM采购管理案例分析 实施经验 采购流程的重新审定 貌似简单的采购流程，前期准备工作异常复杂。IBM公司采购 变革不在于订单的介质从纸张变为电子，人工传输变为网络，而在 于采购流程的梳理。 工程师们讨论过后，律师们也要“碰头”如何统一合同?统一全球 流程?从法律角度审查，怎样设计流程更可靠而且合法，怎样制定合 同才能最大限度保护IBM公司的利益，又对供应商公平?还要对不同 国家的法律和税收制度留有足够的空间，适应本地化的工作。之 后，全球的财务总监还要商计，采购的审批权限如何分割，财务流 程与采购流程