高效会议秘诀横版详解.ppt

LOGO 正文 . 第三章 第 * 页 如何提高会议效能 03 第一节 从会议要素的角度来提升 6 合适的时间 上午10-12点和下午1-3点是比较适合开会的时段。时代光华的研究如下： 心绪尚且混乱，还需一段时间才能进入工作状态。不太合适开会。 最适合调动员工集思广益、头脑风暴，不断想出新点子、新方法。 员工进入工作状态。最适合进行一对一的会谈，也是进行业务会谈的最佳时机。 员工进入一天当中的倦怠期，希望马上回家，这时会议往往会事倍功半。 上午8-9点之间 上午9-10点之间 上午10-12点或下午1-3点之间 下午3-5点之间 LOGO 正文 . 第三章 第 * 页 如何提高会议效能 03 第一节 从会议要素的角度来提升 7 合适的地点 1 2 3 会议室大小要适当。会议室过大，人相对较少，气氛容易变僵，会议难以活跃。相反，如果会议室过于狭小，就会令人烦闷、不舒服，无法营造良好的气氛。 桌椅摆放要符合会议讨论的要求。比如采用U型、圆形的会议桌摆放方式。 要选择安静的会议场所，同时，要选择隔音好的房间，避免影响他人或泄密。 LOGO 正文 . 第三章 第 * 页 如何提高会议效能 03 第二节 从会议过程的角度来提升 会前做好准备 1 会议是否能够成功，有80%的原因在于是否做好会前的准备。不要开没有准备的会议，即便是细小的事情也要毫无遗漏地做好准备。 提前准备好会议议题、议程、会议材料并确定参与人、主持人和记录人等； 会议议题、议程、时间、地点确定后，要提前告知参会人员并提前发放相关会议资料。 提前准备好会场、开会设施（比如电脑、投影仪、麦克风、白板、白板笔、激光笔）、会议讨论材料、会议签到表等。 注意，会议不能仅仅邮件、短信的方式通知，为了表示对会议的重视并确保参会人员及时收到会议通知，必须要辅以电话的方式或当面再次通知，并提醒与会人员应做好哪些准备。 LOGO 正文 . 第三章 第 * 页 如何提高会议效能 03 第二节 从会议过程的角度来提升 会中做好控制 2 会议主持人应对会议过程进行良好的引导和控制，如主持人工作未到位，那么会议中的领导者应及时提醒，以防会议脱离控制。 1）确保会议按时开始，并严格按照会议议程进行； 2）严格把控会议时间和进度，避免会议的拖沓和冗长，并要按时结束； 3）营造活跃的讨论气氛，维持开放平等的会议环境，给予参与者均等的发言机会并引导大家积极发言或献计献策。 4）保障与会者相互尊重彼此所发表的意见，并保护与会人员不受人身攻击。 5）控制会议秩序，避免过度争吵或题外话，如发现跑题，应立即予以制止。 6）对讨论的结果及时进行汇总，并形成会议结论。 高效会议秘诀 中层经理人培训之—— 点击此处，写上您公司的名称 V1 布衣公子作品 LOGO LOGO 目录页 第 * 页 目录页 会议概述 会议为什么低效 如何提高会议效能 LOGO 过渡页 第 * 页 过渡页 第一章 会议概述 LOGO 正文 . 第一章 第 * 页 会议概述 01 第一节 什么是会议 会议 习 学 议 会 讨论、商议 聚会、见面、集会 会议的意思就是人们聚集在一起，围绕特定主题进行讨论、交流的活动。 会议是一种群体沟通的方式。 LOGO 正文 . 第一章 第 * 页 会议概述 01 第一节 什么是会议 人类开会的历史可谓是源远流长。公元前2198年，大禹在浙江绍兴的会稽山召集了全国的部落首领，庆功封爵并商讨全国的财政问题。据说，会稽山原名茅山，因召开此会而更名。 公元前 681 年，齐桓公召集宋、陈、蔡、邾四国，在北杏会盟，首开国际会议的先河。随着齐国国力和国际地位的逐渐升高，齐国召开的国际会议的频率和规模也越来越高。因此，齐桓公也被誉为是“文山会海”的祖师爷。 会议起源 LOGO 正文 . 第一章 第 * 页 会议概述 01 第一节 什么是会议 中国的会有多少 整个世界在某种程度上说是一个时时处处充满会议的世界。中国的会有多少？从中央到地方一年要开多少会？这是一个无法统计的数字。 《现代快报》2005年7月9日报道了来自会议市场上的信息：1999年， 北京只有一二百家服务于会展的专业公司，而2005年竟达到4000家以上。会议养活了如此之多的服务公司，形成了滋生腐败的温床。2011年，中国首个《中国会议蓝皮书》在京发布，蓝皮书指出，目前我国每年举办的各种会议多达几千万个，年均增长20%。 LOGO 正文 . 第一章 第 * 页 会议概述 01 第一节 什么是会议 在白领中，会议恐惧症已经不是个新词儿了。对于现在很多商政人士而言，在会议室里度过一天已经是一件司空见惯的事，似乎每天都有开不完的会。2011年，中国青年报社会调查中心通过民意中国网和网易新闻中心，对2223人进行的一项调查显示，53.6％的人表示自己