第3章 ACCESS数据表.ppt

3.4.4 添加记录 添加新记录的操作步骤如下： ① 在数据库窗口打开要编辑的表。 ② 在数据表视图下，将光标移到表末尾的空白单元格上或选定表中的任一记录后右击，在弹出的快捷菜单中选择“新记录”命令。 ③ 输入新记录的数据。 3.4.5 修改记录 在数据表视图下修改数据的方法很简单，只要将光标移到要修改数据的相应字段直接修改即可。修改时，可以修改整个字段的值，也可以修改字段的部分数据。 3.4.6 复制记录 利用数据复制操作可以减少重复数据或相近数据的输入。 在Access中，数据复制的内容可以是一条记录、多条记录、一列数据、多列数据、一个数据项、多个数据项或一个数据项的部分数据。 3.4.7 设置数据表格式 在数据表视图中，可以设置和修改数据表的格式。例如，设置行高和列宽，排列和隐藏列，设置显示方式等。重新安排数据在表中的显示方式可以满足数据处理的需要。 1．设置列宽和行高 具体操作步骤如下： ① 打开表。 ② 将鼠标指针指向要调整的列的右边缘，然后按住鼠标左键并将其拖动到所需列宽。双击列标题的右边缘可以调整列宽以适合其中数据。 ③ 将鼠标指针指向相邻两个记录选定器之间，然后按住鼠标左键将其拖动到所需行高。 2．移动列 在数据表视图中，可以调整列的显示顺序。具体操作步骤如下： ① 打开表。 ② 单击要移动的列的字段选定器选定列。 ③ 再次单击选定列的字段选定器，按住鼠标左键将其拖动到新的位置。 3．隐藏和显示列 为了便于查看表中的主要数据，可以在数据表视图下，将某些字段暂时隐藏起来，需要时再将其显示出来。具体操作步骤如下： ① 打开表。 ② 单击字段选定器选定要隐藏的列，选择“格式”→“隐藏列”命令。将该列隐藏起来。 ③ 选择“格式”→“取消隐藏列”命令，弹出“取消隐藏列”对话框，在其中可以选择要取消隐藏的列。 4．冻结和取消冻结列 在数据表中可以冻结一列或多列，使它们成为数据表视图中最左边的列，不管如何滚动视图，它们总是显示在最左边。具体操作步骤如下： ① 打开表。 ② 单击字段选定器选定要冻结的列后右击，在弹出的快捷菜单中选择“冻结字段”命令。 ③ 右击字段选定器，在弹出的快捷菜单中选择“取消对所有列的冻结”命令，可以取消所有冻结。 5．改变网格线样式和可选行颜色 具体操作步骤如下： ① 打开表。 ② 在“开始”选项卡下“文本格式”组中，有“网格线样式”和“可选行颜色”功能按钮。 ③ 在表中的任意位置单击，单击按钮旁边的▼，在“网格线样式”下拉菜单中选择所需的网格线样式。设置数据表的显示效果。在“可选行颜色”下拉菜单中选择所需的颜色。 3.5 操 作 表 操作表包括对数据表查找和替换数据，对数据表数据进行升序或降序的排列，对数据表数据进行筛选等操作。 3.5.1 查找和替换记录 1．查找数据 当数据表数据较多时，可以通过查找功能，快速查找所需要的数据。 【例3-10】查找1994年出生的同学信息。 具体操作步骤见P74。 字 符 说 明 示 例 * 与任何个数的字符匹配。在字符串中，它可以当作第一个或最后一个字符使用 wh*可以找到wha、wham、whamn ? 与任何单个字母的字符匹配 a?t可以找到alt、amt、ant [ ] 与方括号内任何单个字符匹配 b[ae]t可以找到bat、bet，但找不到bit ! 匹配任何不在方括号之内的字符 b[!ae]t可以找到bit、but，但找不到bat、bet - 与某个范围内的任一个字符匹配，必须按升序指定范围（A到Z，而不是Z到A） b[a-c]d可以找到bad、bbd、bcd # 与任何单个数字字符匹配 1#3可以找到123,133,143 通 配 符 2．替换数据 如果要修改数据表中相同的数据，可以使用替换功能，自动将查找的数据替换为指定的数据。 【例3-11】原宿舍电话为027学生集体换宿舍，宿舍电话变更为027在“学生表”中作相应更新。 具体操作步骤见P75。 3.5.2 排序数据 排序就是将数据按照一定的逻辑顺序排列。例如，将学生成绩从高分到低分排列，可以方便地看到成绩排列情况。在Access中可以进行简单排序或者高级排序，在进行排序时，Access将重新组织表中记录的顺序。 1．排序规则 排序是根据当前表中的一个或多个字段的值对整个表中的所有记录进行重新排列。排序时可以按升序，也可以按降序排列数据。 2．简单排序 简单排序就是基于一个或多个相邻字段的