經費核銷應注意事項講義(ppt檔)-聖母醫護管理專科學校.ppt

* 聖母醫護管理專科學校 經費核銷應注意事項 報告人：會計室蕭惠瓊 * 請購核銷之作業流程 申(請)購 各使用單位 總務處 使用單位 總務處 會計室 作業程序 權責單位 採購及驗收 經費核銷 付款 會計室 出納組 使用表單 依採購辦法進行採購、驗收後，取得合法憑證進行核銷作業 簽案 或 申(請)購單 支出憑證黏存單 1.逕付廠商者，出納組一律開立廠商為受款人之禁止背書轉讓支票。 2.廠商若無法前來領款，請其附回郵信封，不可由教職員工代轉。 活動或專案 各使用單位 簽案及計劃書 * 各項日期之次序 請購日 簽約日 交貨 驗收日及發票日 傳票日 付款日 * 經費核銷之基本原則 核銷程序： 1、支付款項時應取得證明支付事實之合法憑證及相關書據。 2、將憑證黏貼於支出憑證黏存單，並附上相關書據(如估價單、驗收單、出貨單等) 3、會簽相關權責單位 4、校長或授權代簽人核准 5、付款 各單位承辦人員應本崇法務實之態度及誠信原則，辦理經費核銷作業，並對所提出之支出憑證之支付事實真實性負責，如有不實應負相關責任。 請將公務用品及私人用品之採購發票、收據分別開立，避免核銷時衍生審核之困擾。 * 請購(修)申請單樣本一 請購(修)申請單樣本二 請購(修)申請單應如何填寫 * 請購(修)申請單常見錯誤 1、需求日期未依照活動日期填寫。 2、請購(修)申請單號未交事務組編號。 3、經費來源未確實填寫。 4、總務處擬採購方式未確實填寫。 * 憑證之種類 項目 憑證名稱 營利事業 統一發票(二聯式發票、三聯式發票、收銀機發票、電子計算機發票) 免用統一發票收據 個人所得 領據 外國廠商 國外Invoice 機票 旅行社開具之「代收轉付收據」 書報雜誌費 報社、雜誌社或代理商出具之收據 郵票 購買票品證明單 水電、郵電費 自來水公司、電力公司及電信局開立之收據 二聯式發票樣本 * 三聯式發票樣本 * * 發票常見錯誤 1、買受人：未填寫學校全銜「聖母醫護管理專科學校」。 2、日期：發票日期未於驗收日或活動日前。 3、品名：與請購項目不符；或以代號或外文填寫，未由經手人註明中文(應使用原子筆)，並加蓋經手人章。 4 、數量：以「一批」或「一式」統括， 且未附有明細並蓋上騎縫章)。 5 、塗改未加蓋廠商之負責人章。(註：大寫金額不可塗改)。 6、發票上未蓋上統一發票專用章。 7、統一編號填寫錯誤(本校統編 8、三聯式發票核銷時僅附上其中一聯(應同時附上第二聯扣抵聯及第三聯收執聯) 收銀機發票樣本 * * 收銀機發票常見錯誤 1、發票上未有學校統一編號；若有缺漏者，須用原子筆(請勿使用鉛筆)補填上，並請廠商補蓋上統一發票章(不可為店章)。 2 、統一編號輸入錯誤。(應依「統一發票使用辦法」規定退請廠商重新開立，不可更改) 3、日期：發票日期未於驗收日或活動日前。 4、品名：以代號或外文填寫，未由經手人註明中文(應使用原子筆)，並加蓋經手人章。 5 、塗改未加蓋廠商之負責人章。(註：大寫金額不可塗改)。 6、三聯式收銀機發票核銷時僅附上其中一聯(應同時附上第二聯扣抵聯及第三聯收執聯) * 發票遺失之處理 若發票不慎遺失，請向廠商影印發票第一聯存根聯，並加蓋廠商統一發票專用章、負責人私章、填上「與正本相符」字樣，並由經辦人證明無法提出正本之原因。 免用統一發票收據樣本 * * 免用統一發票收據常見錯誤-1 1、買受人：未填寫學校全銜「聖母醫護管理專科學校」。 2、日期：收據日期未於驗收日或活動日前。 3、品名：與請購項目不符；或以代號或外文填寫，未由經手人註明中文(應使用原子筆)，並加蓋經手人章。 4 、數量：以「一批」或「一式」統括， 且未附有明細並蓋上騎縫章)。 5 、塗改未加蓋廠商之負責人章。(註：大寫金額不可塗改)。 6、收據上印章未使用免用統一發票專用章；或免用統一發票專用章上無負責人姓名，未加蓋負責人章。(p.s若收據印章上有「統一發票專用章」字樣，即該廠商屬於必須開立統一發票者，務必注意不得接受此種收據。) * 免用統一發票收據常見錯誤-2 7、取得之免用統一發票收據非合法收據。 如：印章僅使用一般之店章，又無法提出該店之統一編號。表示此店可能非合法設立之商店。 8、取得之收據上所蓋店章無刻有「免用發票統一編號」時，請將統一編號填於右上角之統一編號處。 9、收據金額過大。 * 領據樣本 1、專案人事費領據(如國科會、產學合作等) 2、一般活動用之個人領據 3、多欄式領據 4、工讀生/臨時工薪資表及工作時數紀錄表 * 領據常見錯誤 1、簽章處未由本人親自簽名或蓋章。 2、未填寫受領事由或會議名稱。 3、所得類別勾選錯誤。 4、修改未蓋修正章。 5、大寫金額塗改。 6、未依所得稅法扣繳所得稅(應特別注意外國人士之所得)。