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公文写作常识（五） ――函、报告、意见和会议纪要 一、函 （一）函的概念 ??? 函是不相隶属机关之间相互洽谈工作、询问和答复问题，或者向有关主管部门请求批准事项时所使用的公文。 函作为公文中唯一的一种平行文种，其适用范围相当广泛。在行文方向上，不仅可以在平行机关之间行文，而且可以在不相隶属的机关之间行文，其中包括上级机关或者下级机关。在适用的内容方面，它除了主要用于不相隶属机关相互洽谈工作、询问和答复问题外，也可以向不想隶属的有关主管部门请求批准事项，向上级机关询问具体事项，还可以用于上级机关答复下级机关的询问或请求批准事项，以及上级机关催办下级机关有关事宜，如要求下级机关函报报表、材料、统计数字等。 （二）函的特点 ?? 　1、沟通性。函对于不相隶属机关之间相互洽谈工作、询问和答复问题，起着沟通作用，充分显示平行文种的功能，这是其他公文所不具备的特点。 ?? 　2、灵活性。表现在两个方面：一是行文关系灵活。函是平行公文，但是它除了平行行文外，还可以“向上行文”或“向下行文”，不受其他文种那样严格的特殊行文关系的限制。二是格式灵活，除了国家高级机关的主要函必须按照公文的格式、行文要求行文外，其他一般函，比较灵活自便。可以有文头版，也可以没有文头版，可以不编发文字号，甚至可以不拟标题。 ?? 3、单一性。函的主体内容应该具备单一性的特点，一份函只宜写一件事项。 （三）函的分类。 ??? 函可以从不同角度分类： ?? 　1、按性质分，可以分为公函和便函两种。公函用于机关单位正式的公务活动往来；便函则用于日常事务性工作的处理。便函不属于正式公文，没有公文格式要求，甚至可以不要标题，不用发文字号，只需要在尾部署上机关单位名称、成文时间并加盖公章即可。 ?? 2、按发文目的分。函可以分为发函和复函两种。发函即主动提出公事事项所发出的函。复函则是为回复对方所发出的函。 ?? 3、从内容和用途上分，又可以分为商洽事宜函，通知事宜函，催办事宜函，邀请函、请示答复事宜函，转办函，催办函，报送材料函等等。 （四）函的结构、内容和写法 ??? 由于函的类别较多，从制作格式到内容表述均有一定灵活机动性。这里主要介绍规范性公函的结构、内容和写法。 ??? 公函由首部、正文和尾部三部分组成。其各部分的格式、内容和写法要求如下： ?? 　1、首部。主要包括标题、主送机关。 ??? （1）标题。公函的标题一般有两种形式。一种是由发文机关名称、事由和文种构成。另一种是由事由和文种构成。 ??? （2）主送机关。即受文并办理来函事项的机关单位，于文首顶格写明全称或者规范化简称，其后用冒号。 ?? 　2、正文。其结构一般由开头、主体、结尾、结语等部分组成。 ??? （1）开头。主要说明发函的缘由。一般要求概括交代发函的目的、根据、原因等内容，然后用“现将有关问题说明如下：”或“现将有关事项函复如下：”等过渡语转入下文。复函的缘由部分，一般首先引叙来文的标题、发文字号，然后再交代根据，以说明发文的缘由。 ??? （2）主体。这是函的核心内容部分，主要说明致函事项。函的事项部分内容单一，一函一事，行文要直陈其事。无论是商洽工作，询问和答复问题，还是向有关主管部门请求批准事项等，都要用简洁得体的语言把需要告诉对方的问题、意见叙写清楚。如果属于复函，还要注意答复事项的针对性和明确性。 ?? （3）结尾。一般用礼貌性语言向对方提出希望。或请对方协助解决某一问题，或请对方及时复函，或请对方提出意见或请主管部门批准等。 ?? （4）结语。通常应根据函询、函告、函或函复的事项，选择运用不同的结束语。如“特此函询”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等。有的函也可以不用结束语，如属便函，可以像普通信件一样，使用“此致”、“敬礼”。 ?? （5）结尾落款。一般包括署名和成文时间两项内容。 ??? 署名机关单位名称，写明成文时间年、月、日；并加盖公章。 （五）撰写函件应注意的问题 ??? 函的写作，首先要注意行文简洁明确，用语把握分寸。无论是平行机关或者是给不相隶属机关的行文，都要注意语气平和有礼，不要倚势压人或强人所难，也不必逢迎恭维、曲意客套。至于复函，则要注意行文的针对性，答复的明确性。 ??? 其次，函也有时效性的问题，特别是复函更应该迅速、及时。像对待其他公文一样，及时处理函件，以保证公务等活动的正常进行。 例文一 商洽事宜函： 中国科学院××研究所关于建立全面协作关系的函 ××大学： ??? 近年来，我所与你校双方在一些科学研究项目上互相支持，取得了一定的成绩，建立了良好的协作基础。为了巩固成果，建议我们双方今后能进一步在学术思想、科学研究、人员培训、仪器设备等方面建