交通工程档案的集与整理.doc

公路、水运工程竣工 档案资料归档与管理 交通厅 二○一○年九月 目 录 第一章 概 述 第一节 前 言 第二节 工程档案的构成和分类 第二章 文件资料管理 文件的一般规定 第二节 文件管理制度 第三节 文件的常见问题与注意事项 第四章 竣工资料整理与归档 档案案卷构成及质量要求 施工文件卷的编制要求 第三节 竣工图纸的编制要求 第五章 资料整理 第一章 概 述 第一节 前 言 公路、水运工程内业资料是直接反映施工过程工程质量控制的重要载体，是日后公路、水运通车通航运营管理的重要依据，加强和规范施工阶段的内业资料整理是当前公路、水运工程施工管理的一项重要内容，也是反映公路、水运工程施工管理水平的主要方面。公路、水运工程施工中，内业资料的整理往往滞后于主体工程的进展，这主要原因：一是平时不重视内业资料的管理，普遍存在“重外业、轻内业”的现象，且对内业资料的整理阶段性的进行，只“整”不“理”，导致内业资料逻辑性、数据性错误“百出”；二是工程实施过程中，专业化的施工队伍调动频繁，如路基工程作业队伍，在进入路面铺筑时已撤离现场，造成路基资料缺失或出现不连贯错误，逻辑性较差；三是工程管理人员和档案管理人员对相互的业务不熟悉，工作责任心差，且工作岗位不固定，工作连续性差，前后脱节，导致文件资料整理中的重复返工现象经常出现。 文件资料的管理和工程外业的管理一样，都是工程施工管理的重要组成部分，要真正提高文件管理水平，实现内、外业同步，做到文件资料边整理边归档的目的，就要针对工程文件资料的特点提高重视程度，提高文件管理人员的业务素质，切实做到在文件资料管理中的“全”、“准”、“严”。“全”就是在文件资料齐全上下功夫，做到文件、资料项目齐全，不出现缺少文件和频率不足等现象。“准”就是在文件资料整理上严把准确关，确保资料填写的内容和数据的准确性，经得起推敲和检查。“严”就是在文件资料格式和组卷上，严把审查关，不合格的文件资料不得归档。 第二节 档案资料的构成和分类 一、档案资料的构成 1、合同文件 施工合同协议书（含问题澄清）、投标书、招标文件（含补遗书）以及施工招标、施工合同有关资料。 2、日常资料分类 (1)质量控制资料－检验、试验，以及有关质量文件。 (2)进度控制资料－总体进度计划、旬、月度计划及其完成情况，进度计划调整，以及有关计划的文件。 (3)费用控制资料－工程量统计、核定、计量与支付、工程费用变更资料，以及有关费用控制文件。 (4)合同管理资料－有关工程分包、变更、索赔、延期的往来文件。 (5)项目部内部管理资料（廉政建设资料）－规章制度、工程费用、工作考核、奖惩等。 (6)安全生产资料－包括各种安全生产活动实施及机械设备检验检测记录。 3、竣工文件 二、内业资料管理的注意事项 1、明确职责、协调配合。 工地项目部应制定资料、文件管理制度，明确文件资料的管理目标要求，设资料、文件管理岗位，配备专职人员，承担全部工程资料档案的管理工作，定期督促检查文件资料的整理，提交工程竣工文件资料。项目部各部门管理职责范围内的资料应独立存档。部门之间资料的借阅应建立记录台帐。 2、加强督促检查，规范档案管理。 通过检查、考核、交流等办法，加强项目部档案的监督和管理。定期按照文件资料管理的统一要求，对文件资料整理的及时性、准确性、完整性和外观质量等方面进行检查评价，发现问题及时提示和整改，不断规范管理。 3、学习业务、提高管理水平。 公路工程内业管理是一项专业性较强的技术工作，要组织人员不断学习内业档案管理的新知识，改进工作方法，以提高管理水平。 第二章 文件资料的管理 文件材料的管理 一、一般规定 1、项目部行文、用印由项目经理负责，发出的各种报告必须书面化、专业化。 2、文档管理必须由专人负责，发文和转发文件要亲手交给收件人，并做好签收记录。 3、收文应做好登记，应及时送交负责人批阅处理，并及时归档。 4、上级部门下发的与工程施工有关的文件、通知等资料，应建立“文件读知”制度，并传阅、签认。 5、文档管理者应认真记录文档处理过程和结果，并做好分类整理归档。 二、文件传递程序 根据合同规定，在合同实施过程中，凡是任何单位和个人发布的任何通知，表示同意、批准、确认、否定、任命、证明、决定、要求和意见都应是书面的，都不应被无理扣押和延误，为此确定一般文函的传递程序见下表： 第三章 竣工资料的整理与归档 第一节 档案案卷构成及质量要求 一、术语 1、建设工程档案：在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录，也可简称工程档案。 2、案 卷：由互相联系的若