初级会计电算化复习资料(第4章).doc

初级会计电算化复习资料 第四章 会计核算软件的操作要求 一、会计核算软件的各功能模块： 模块名称 基本流程 特征 账务处理模块 系统初始化（详细内容见二）→编制记账凭证→审核→记账→结账→编制报表（新建报表，定义报表格式，定义报表取数公式，定义报表审核公式，报表编制与查询） 会计信息系统核心模块 应收/应付模块 初始设置（建立往来单位，付款条件定义，初始数据录入）→日常操作（收、付款单据录入，往来业务核销，预警表，账龄分析） 对往来款项进行核算管理 工资模块 初始设置（设置工资类别，建立部门档案，建立人员档案，工资项目设置，计算公式定义，原始数据录入，工资转账关系定义）→日常业务（变动数据，工资计算，工资分配和转账，报表查询和输出） 固定资产模块 初始设置（类别设置，部门设置，卡片录入）→日常业务（变动资料输入，计提折旧，账表输出） 二、账务处理模块： （一）系统初始化 1.初始化的概念：电算化系统初次使用时根据单位实际情况进行参数设置的过程。 2.初始化的作用：是电算化工作的基础；初始化工作未完成，系统将拒绝执行日常操作；初始化工作影响系统运行的准确性和效率性。 3.初始化的要求：全面统筹考虑，对会计软件的功能及工作流程有一个全面了解，再结合企业业务特点进行准备。 4.初始化的内容：操作员及权限设置、建立账套、设置会计期间、设置记账本位币、设置会计科目、录入初始数据、设置辅助核算项目、设置外币币种及汇率、设置凭证类别 （1）操作员及权限设置 允许操作电算化系统的人员均应设置为系统用户，按内控对岗位分工的要求授权（如凭证输入和凭证审核必须授予不同操作员）。要避免无权、越权操作的发生，保证会计资料安全、可靠、必威体育官网网址。 较大规模企业可以设置用户组，对用户组的授权也就是对该组用户的基本授权，系统管理员可在用户组授权基础上对用户授予其他权限。 人员新增、离职、岗位调整应及时调整用户和权限，对离职的人员要及时删除或禁用相应用户。 （2）建立账套 账套就是一个单位在电算化系统中的所有会计资料，即一套会计数据文件。 账套名称可以是单位名称，也可根据需要命名。 （3）设置会计期间 软件将根据会计制度规定按自然年和月自动设定会计期间，启用会计年度默认为当前日期的会计年度，也可自行修改。 会计期间设置完成，不能再修改。 （4）设置记账本位币 指定一种货币作为记账本位币，其他币别以本位币为基础进行折算。本位币设置后不能更改。 （5）设置会计科目 设置会计科目就是将会计核算所使用的会计科目录入到软件中。设置科目是较为烦琐的工作，设置时应全面考虑单位需要，设定后已录入期初余额或编制凭证的科目（即已使用的科目）将不允许修改或删除。 科目设置包括科目代码、科目名称、余额方向、外币核算、数量核算、辅助核算等内容。 科目代码反映科目的性质，方便计算机处理，科目代码必须唯一，按级次先后顺序建立，科目代码可以用数字、字母表示，但应避免用特殊字符。 科目名称可以用汉字、字母、数字等表示，但不能为空，名称必须与代码一一对应。 辅助核算项目主要满足企业其他辅助核算要求，设置后业务除登记传统总账、明细账外还将登记辅助账。 软件提供科目模板，可以选择从模板引入科目，再根据需要进行科目修改以节约时间。 （6）录入初始数据 各科目及辅助项目开始使用软件时的余额及发生额应录入计算机，作为电算化核算的起点。 录入初始数据分两种情况：一是年初启用，只需录入各科目年初余额；二是年中启用，除录入各科目期初余额外，还需录入启用前的借贷方累计发生额。 初始数据录入完毕，必须试算平衡，防止建账错误，如果试算不平，应及时查找更正。只有试算平衡的初始数据才可保存。 （7）凭证类别 常用凭证类别（凭证字）有通用记账凭证，收、付、转凭证。注意各类别凭证科目限制条件，通用记账凭证没有任何科目限制，收款凭证要求借方必有现金和银行存款科目，付款凭证要求贷方必有现金和银行存款科目，转账凭证要求凭证必无现金和银行存款科目。 （二）日常操作 1.录入记账凭证 （1）录入的内容：选择凭证类型（凭证字），输入日期，附件数，输入业务摘要、会计科目、辅助核算信息、金额保存。 （2）录入的方式：手工编制记账凭证后录入计算机；根据原始凭证直接录入；由其他模块自动生成。 （3）凭证录入的正确性控制措施： 科目必须录入最末级科目，只有最明细科目才允许输入；计算机会自动对科目进行存在性、符合性和是否最底级检查。 金额不能为零，借贷总额应相等； 输入日期只能是未结账月份的日期。 2.记账凭证的修改 （1）记账前凭证修改：a.如凭证未审核，可由录入人直接修改 b.如凭证已经审核，不能直接修改，需要取消审核才能修改。 （2）记账后凭证修改：凭证记账后不允许直接修改，修改方法可以是补充凭证或冲销凭证方式