书面沟通的技巧要点.ppt

商 务 沟 通 技 巧 学习情境二 书面沟通 主要技能点 技能点一 商务报告的写作 一、商务报告书概述 二、商务报告的特点 三、商务报告的格式 四、商务报告的结构 五、商务报告的写作过程 商务报告书概述 报告的三种类型 仅提供信息的报告（信息性报告：只想读者提供一些数据） 信息加分析的报告（分析性报告：对数据加以分析但不给出建议和解决方案） 信息加分析加建议的报告（建议性报告：给出建议和解决方案的报告） 商务报告的特点 商务报告的格式 信函格式 备忘录格式 报告格式 预先备好的表格 商务报告的结构 商务报告的写作过程 （一）明确问题，限定报告范围 （二）收集和分析资料 （三）组织材料 （四）撰写报告 技能点二 商务信函 一、商务信函的概述 二、撰写商务信函的原则 三、商务信函的写作要点??? 四、商务信函的结构 五、商务信函的格式 商务信函的概述 商务信函是用来商洽交易事项，联系业务，询问和答复有关具体问题的一种信函。 撰写商务信函的原则 商务信函的写作要点 商务信函的结构 （一）中文商务信函常规结构 1．标题（事由） 2．称谓 3．正文 4．落款 5．附件 商务信函的格式 （一）缩行式 缩行式商务信函是一种比较传统的信函格式，整封信看起来匀称美观。 （二）齐行式 齐行式是一种较具现代气息的信函格式，目前被普遍采用。 （三）混合式 混合式是基于缩行式和齐行式改良而成的，看起来既典雅，用打字机或电脑处理起来也方便。 技能点三 调查问卷的设计 一、问卷设计概述 二、调查问卷的基本结构 三、问卷设计的步骤 四、问卷设计的要点 问卷设计概述 调查问卷，又称为调查表、访谈表，是一份以问答方式向被调查者搜集资料和信息，了解被调查者的态度、意见和反应的调查工具。它是现代社会用于收集资料的一种最为普遍的工具。 调查问卷的基本结构 调查问卷一般包括三个部分，卷首语、正文和结束语。 正文是问卷的核心部分，是每一份问卷都必不可少的内容，而其他部分则根据设计者需要可取可舍。 问卷设计的步骤 （一）确定调研目的，资料来源 （二）确定数据收集方法 （三）确定问题回答形式 （四）决定问题的措辞 （五）确定问卷的流程和编排 （六）评价问卷和编排 （七）获得各方面的认可 （八）预先测试和修订 （九）准备最后的问卷并实施 问卷设计的要点 （一）找出与调查主题相关的要素 （二）问题与问题之间要具有逻辑性 （三）问题设置要规范 （四）问题设置不要加入诱导性 （五）问题的提出不能太敏感 （六）便于整理分析 技能点四 其他商务文书的写作 一、电子邮件的写作 二、创建备忘录 电子邮件的写作 （一）如何开始 （二）内容和语气 （三）电子邮件的回复 （四）其他注意事项 创建备忘录 备忘录是一种记录以备忘的非正式文件。它主要用来提醒、督促对方，或就某个问题提出自己的意见或看法。在业务上，它一般用来补充正式文件的不足。 备忘录的写作要点： 1．主题思想作为备忘录的开始 2．正文中解释清楚 3．备忘录的结尾 4．提高备忘录的可读性 Company Logo LOGO 技能点四 其他商务文书的写作 技能点三 调查问卷的设计 技能点二 商务信函 技能点一 商务报告的写作 商务报告的特点 内容汇报性 语言的陈述性 行文的单向性 成文的事后性 双向的沟通性 商务报告 前言部分 扉页 目录 摘要 主体部分 简介 研究结果 建议或结论 补充部分 参考文献 附录 体谅 Consideration 礼貌 Courtesy 具体Concreteness 简洁 Conciseness 清楚 Clearness 正确 Correctness 完整Completeness 7C原则 主题突出，观点明确 面向对方，态度诚恳 实事求是，谦恭有礼 结构严谨、首尾圆合 语气平和，用词准确 清楚简洁，注意修辞 （二）英文商务信函常规结构 1．信头 2．日期 3．信内名称和地址 4．称呼 5．正文 6．结尾敬语 7．签名 8．附件 Company Logo