电子文件归档及管理(培训).ppt

电子文件归档与管理 内容 第一章 电子文件概述 一、电子文件的概念 构成完整电子文件的三要素: 二、电子文件的种类 (二)按文件的功能分类。 (三)按文件的生成方式分类。 三、电子文件的特点 四、电子文件管理工作面临的挑战 (2)流程内容： (3)流程形态：流程由串行向并行、线性向非线性变化。 五、电子文件管理目标与原则 第二章 电子文件的鉴定 一、电子文件的鉴别工作 二、电子文件的内容鉴别步骤 三、电子文件的技术鉴别 四、电子文件的处置 五、对电子文件鉴定过程的记录 第三章 电子文件的归档 一、电子文件的归档的概念 是指按照一定原则和方法，将电子文件分门别类组成电子档案的一项工作。 （二）、建立数据库 三、电子文件的归档范围 归档前经鉴定为具有保存价值的电子文件是归档范围的主体，此外，还应从以下几个方面考虑收集相关材料： 四、电子文件的归档方式 2、物理归档 五、电子文件的归档时间 六、电子文件归档的质量要求 七、归档手续 八、电子文件积累归档程序 九、电子档案概念 第四章 电子文件的整理与编目 一、检索工作对整理工作提出的新要求 三、电子文件的著录 第五章 电子文件的利用 一、电子档案利用前的数据准备 二、电子文件提供利用的方式 三、电子文件编研 第六章 电子文件的保护 一、电子文件载体的保护 在日常管理维护工作中还要注意以下问题： 二、电子档案载体的检测与维护 三、电子文件信息保护 第七章 运用科怡文件档案管理 系统进行电子文件归档 一、整理原则 二、整理步骤 第八章 电子文件管理设备 一、网络环境建设 二、硬件基础设施建设 三、系统软件建设 谢谢! 存放：无论是软磁盘、磁带还是光盘都应该垂直放置，以防变形和重物来回挤压。不能用手直接触摸光、磁介质，应戴非棉制手套；严禁用橡皮筋、绳子、曲别针来固定磁性载体和光盘，以免造成介质损坏和变形。 整理：软磁盘的标签应写好后贴上，如果软磁盘上已有标签，不能用圆珠笔等硬笔书写或修改，防止划伤。要定期对磁带进行倒带。缓解磁带的卷绕张力，也能避免磁带发霉。 清洁：不得随意擦拭或清洗盘片，如果盘片放置时间过长，出现发霉现象，要用干净的药棉蘸高纯度酒精擦洗盘片裸露部分，边擦拭边翻转，然后放置于清洁的环境中让酒精挥发干燥后再使用。 1、电子档案载体的检测应以一个逻辑卷为一个单位。 2、对存储在磁性载体上的电子档案，应每隔4年转存 一次。 入库时的形体和病毒检查； 对驱动设备进行测试，确保硬件运行正常； 病毒清毒处理，避免二次“感染”； 两份拷贝，异地保存； 人员培训与建立责任制。 3、电子档案载体保存、检测、维护和拷贝时，应注意的问题 (一)信息安全规范 (二)信息加密技术 (三)信息认证技术 1、数字签名技术 2、身份识别技术 3、消息认证 (四)防治计算机病毒 预防病毒技术 检测病毒技术 杀毒技术 (五)信息备份 (六)网络安全 防火墙 漏洞扫描技术 入侵检测技术 (七)电子文件长期可存取技术 仿真 是制造一个能运行过时软硬件的软件。 迁移 将数字信息从一种技术环境转换到另一种技术环境上的复制称为迁移。 保存旧技术 转换 打包 (八)防写措施 结合科怡文件档案管理系统软件，电子文件归档的流程如下： 文件登记 文件归档 检索有需归 档标识的文件 填写电子文件相关 信息外还须填写需 归档的标识 填写文件相应的 电子档案代号、类别号、 类目号、保管期限、 形成年度 归档 打印两份 《归档电子文件登记表》 分别填写、盖章 《归档电子文件移交检验表》 《电子档案接收检验登记表》 各两份 按照国家对电子档案管理的有关要求，根据维护电子档案安全、完整、便于利用的原则，以实现电子档案的有序管理和有效检索。 1、分类 根据本单位实际情况，将电子档案分别设置三种类别：即光盘、磁盘、硬盘。 （1）光盘 按问题设置为八个类目，具体设置如下： a.档案数据； b.档案工作； c.重大活动、重大事件； d.人物； e.数码照片； f.交流； g.宣教； h.其他。 （2）磁盘 （3）硬盘 2、组卷 以单盘电子档案为一卷，档号就是案卷号，相同的电子档案使用同一个编号，只是在备注和数量上标明。编写电子档案说明放在电子档案袋（盒）内，包括档号、题名、日期、责任者、保管期限等内容。 3、编号 编号是指将电子档案位置进行标注，并以标签的形式在电子档案袋（盒）上进行粘贴。编号是编目工作的起点和基础，其目的是反映分类、排列这