项目二会议的策划与准备详解.ppt

二、 会场布置 （ 一） 会场布置的一般要求 会场布置要有利于突出会议主题、 烘托会议气氛、 调节与会者的情绪、 提高会议效率。不同会议对于会场有不同的要求， 如政治性会议要求严肃、 庄重； 学术会议则要求气氛和谐宽松， 易于交流； 单位内部会议要求紧凑、 高效； 涉外会议则要考虑既有中国特色， 又符合主宾习惯、 爱好和禁忌。进行会场布置时应尽可能与会议的内容与要求相一致。 二、 会场布置 （ 二） 小型会议会场布置 其排座目前主要有以下三种具体形式： 自由择座、 面门设座和依景设座。排座形式主要是根据会议的性质、 目的、 参加人数来确定。 图2.1 　小型会议会场布置图 二、 会场布置 会议座次排定的方法主要有以下几种： 一是环绕式。所谓环绕式就是不设立主席台， 把坐椅、 沙发、 茶几摆放在会场的四周，不明确座次的具体尊卑， 听任与会者在入场后自由就座。 二是散座式。散座式排位， 常见于在室外举行的茶话会， 它的坐椅、 沙发、 茶几四处自由组合， 貌似散乱无序， 甚至可由与会者根据个人要求而随意安置 二、 会场布置 三是圆桌式。圆桌式排位， 指的是在会场上摆放圆桌， 请与会者在周围自由就座。 四是主席式。这种排位是指在会场上， 主持人、主人和主宾被有意识地安排在一起就座。在会上，主席式排位要在会场上摆放一目了然的主席台，按照常规， 居于上座之处 二、 会场布置 （ 三） 大型会议会场布置 １ 大型会场的主席台一般应面对会场主入口。在主席台上就座之人，通常应与在群众席上就座之人呈面对面之势。 图2.2 　大中型会议会场布置图 二、 会场布置 主席台排座根据实际情况具体可分为主席团坐席、 主持人坐席、 发言人席位等三个不同区域。第一， 主席团排座。主席团是指在主席台上正式就座的全体人员。国内目前排定主席团位次的基本规则有三： 一是前排高于后排， 二是中央高于两侧， 三是左侧高于右侧。具体来讲， 主席团的排座又有单数排座和双数排座两种礼仪模式。第二， 主持人座席， 按其身份高低安排， 位于主席台的左侧， 双方共同主持的会议采取交叉间隔排列的方 法。第三， 发言人坐席， 一般位于主席台的后排， 按职务高低排列。 二、 会场布置 主席台的座位安排时注意： （ １ ） 身份最高的领导人（ 有时可以是声望较高的来宾） 安排在主席台前排中央就座。 （ ２ ） 其他人员按先左后右（ 以主席台的朝向为准） ， 一左一右的顺序排列。 （ ３ ） 主席台就座的人数为偶数时， 前两位领导人共同居中就座， 第一位领导人坐在第二位领导人的左侧。 二、 会场布置 ２ 大型会场听众席的配置 （ １ ） 会场座位格局的类型。 （ ２ ） 座位排列的要求。 （ ３ ） 座位标识。 （ ４ ） 会场装饰。 （ ５ ） 会场必要的视听设备。 出版社 社文分社 会议策划与组织 项目二　会议的策划与准备 【 学习目标】 俗话说“ 好的开始是成功的一半” ， 会议前的策划与准备是保证会议顺利进行的基础。秘书人员应该尽可能对会议的全过程进行周密计划， 写好策划方案， 做好各项准备工作。特别是对一些可能出现的意外状况， 要考虑周全， 并做好相应的物质和心理准备。 【 知识目标】 了解会议准备阶段的基本内容和工作程序 熟悉各种会场的特点 掌握会议预算的内容和编写要求 【 能力目标】 了解会议计划、 会议预算的制作 熟悉各种会议文件的格式和写作方法 掌握不同性质会议的选址和会场布置的方法 任务一　会议策划与会议方案 一、 会议策划 会议策划是会议的总体构思， 是对会议过程中各个环节所做的初步安排和打算。其 内容包括召开会议的目的意义、 开会的时间地点、 参加人、 主持人、 会议议题、 大会程序、 会议方式、 经费预算、 会场布置、 突发事件处理等方面。做好会议策划， 将为会议的顺利召开奠定坚实的基础。 一、 会议策划 在进行会议策划时， 应该做好以下几方面的工作： （ １ ） 查阅与本次会议有关的资料； （ ２ ） 估计各方的观点和利益点； （ ３ ） 明确会议的议题、 议程及要点； （ ４ ） 大中型会议应成立会议筹备组， 小型会议应成立会务组， 专门负责会议的各项工作； （ ５ ） 开一次预备会议， 将准备工作落实到人； （ ６ ） 对会议中可能发生的意外情况进行估计， 并预想出应对措施； 一、 会议策划 （ ７ ） 与会议相关部门或人员进行沟通， 征求他