高效会议管理技巧-学员版讲解.ppt

高效会议管理 主讲：高级培训师 蔡林 培训课堂公约 培训时间：9：00—12：00 13：30—16：30 准时到培训会场，自觉维护课堂公德； 请将手机暂时关闭，或调至震动档； 不要在课堂中随意走动或接听电话； 空杯心态，积极参与课程中的讨论；（奖励） 有意见发表时，请举手示意经允许再发言； 以掌声或鲜花感谢所有给予分享的人； 尊重他人，尊重自己。 课程目录 第一讲：会议的基本认知 你的会议有多少？—— 据调查，经理级和专业人员每周约花1/4的时间在开会上。美国权威机构的统计表明，每年企业因不当的会议管理导致的损失高达60亿美元。 如何开会？如何使会议有效率？对于企业和管理者来说，都具有重要的意义！ 认识什么是会议？ 会议的类型： 1) 信息型的会议（发布信息/ 收集信息） 2) 决策型的会议（作出决定/ 达成共识） 3) 解决问题的会议 4) 以上诸项的综合 会议有正式的，也可以有非正式的。 是什么在推动着一次成功的会议？ 1) 一名优秀的主持人 2) 一种良好的方法 3) 良好的参与意识 第二讲：高效会议管理的方法 固定的会议流程规范 固定的会议流程规范 主要包括一个中心、两个基本点。 （1）一个中心：指整个会议的议程。包括： 会议的开始，具体包括：致欢迎词；阐明会议目的；交流会议议程；介绍时间安排、相关规章制度；指定会议记录人。 进行会议讨论，可以分为不同的议程，比如议程一、议程二、议程三等。具体包括：分享话题和目标；交流信息；产生主意、做决定、确认行动；总结。 结束会议，具体包括：总结；安排下次会议。 （2）两个基本点 两个基本点是指会议的一头一尾，即会议开始前的准备和会议结束后的跟踪，这两个基本点是最容易被忽视的。但是，它们却是保证会议成败的关键。所以，一个规范的会议流程必须包含会前的准备工作与会后的跟踪工作。会前的准备工作与会后的跟踪工作具体包括写、发备忘录，制定跟踪计划，以及安排下次做汇报的人选等。 高效的会议管理四个步骤 有效的会议管理应使用PDCA 循环程序（计划、召开、检查、措施）。 第三讲：会议前的准备 会议准备 准备一次有效会议的8个步骤 第1 步：决定会议的宗旨和类型； 第2 步：分析围绕这次会议的前因后果； ???? 本次会议同工厂/ 部门/ 班组的目标有何关系？ ???? 本次会议同上一次/ 下一次会议有何关系？ ???? 可能发生哪些事件 会影响到对本次会议的兴趣？ 第3 步：明确涉及的/ 受影响的人和事； 第4 步：制订一个成果说明； 第5 步：决定要讨论的主要议题； 第6 步：决定主持人、与会人和记录人； 第7 步：决定会场布置； 第8 步：计划会议日程表。 会 议 日 程 表 会议准备 不管规模和地点如何， 每次会议都应该有一个日程安排， 不论多么不正式。 会议准备的5W1H法 会议准备工作核对清单 讨论：会议目的明确吗？ 举例：会议目的是什么？ 分组讨论：到底谁应该参加会议？ 例：公司各部门负责人会议议程表 案例讨论 第四讲：成功开好会议的策略 成功会议的五种策略 做好开场白； 合理分配发言时间； 掌握议事进度； 达成决议—决策方式； 圆满结束会议。 如何做好开场白？ 合理分配发言时间 主持人的发言时间应掌握在20%左右，尽量保证每个人发言机会均等，对于特别熟悉的人给予相对较多一点的时间。 开成一种大家参与、互动氛围的会议。 控制会议的进程 与会者的职责 有备而来； 投入讨论； 清楚地和积极地提出观点； 切中主题－不要离题； 避免夸夸其谈； 避免重复； 鼓励批评性的意见； 集中于基本点； 考虑别人的意见； 提供折衷意见； 倾听； 协助主持人以取到会议的预期结果。 第五讲：应对与处理会议中难题 只要有机会就讲个没完的人 小组分析与讨论 如何面对这样的参会者？ 总喜欢否定或攻击别人的人 小组分析与讨论 如何面对这样的参会者？ 比较自我且防卫性强的人 小组分析与讨论 如何面对这样的参会者？ 发言时经常谈其它话题的人 质疑正在使用的程序（跳来跳去）； 总是提议不同的程序或建议； 弄不好会把会议带向歧途。 小组分析与讨论 如何面对这样的参会者？ 开会时心无所谓、不投入的人 小组分析与讨论 如何面对这样的参会者？ 分小组实战演练—— 会议案例背景： 第六讲：会议中决策的方法 会议中如何做决策 具体说明 权威决策 权威决策出现于最高掌权者具有决策权和否决权，单方面作出决定时。 适宜使用：当组织授权团队领导人做最终决策并全权负责时。 不宜使用：当团队领导人希望团队成员接纳并支持某项决策时。 少数服从多数决策 少数服从多数决策出现于多数成员同意提