第二章秘书的任职资格详解.ppt

* * * 第二章 商务秘书的任职资格 教学策划 教学目标：１、了解秘书任职应有的技术资格 　　　　　　２、了解秘书任职应有的非技术资格 3、了解秘书任职的一般要求 教学重点：秘书应具有的素质、修养 教学难点：灵活地掌握秘书任职应有的技术资格 　　　　　　和非技术资格，较好地完成秘书工作 一、秘书任职的技术资格 1、受教育程度 2、专业技能 3、工作经历 知识是基础；智力是知识的结晶；能力是知识和智力的最终体现和归宿。 １、受教育程度（智能素养） 1）秘书的知识结构：（通才型） 知识积累：∏ ①基础知识 ②专业知识 ③行业知识 ④相关知识 ⑤工具性知识 （1）专与博的兼容性。 （2）广泛的适应性。 （3）强健的再生性。 2）秘书的智力结构 智力是赖以吸取外界知识的能力，包括： ①观察力 ②注意力 ③记忆力 ④思维力 ⑤想象力 　　　２、专业技能（才干素养）（重点） 1）较强的写作能力（阅读概括能力） 2）精明的办事能力 ①听知领悟能力 ②口头表达能力 ③灵活应变能力 ④沟通与交际能力 ⑤组织协调能力 ⑥分析判断能力 ⑦商业运作能力 ⑧超前预测能力 （秘书辅助领导：跟踪适应、同步适应、超前适应）　　 独立办事能力、策划与决策能力 3）熟练的操作能力 提高商业运作能力 遵循“一个原则” （商业游戏规则：“成本+利润=报价” ） 做好“三类事情”（1、能够为公司带来新生意、增加营业额的事情；2、能够维持现有状况及巩固已有客户的事情；3、必须要做但对企业没有直接利益的事情。在第一类事情没有做好之前，决不做第二类事情。 ） 做到“五个是否”（1、是否提供满意的服务；2、是否向客户索取电话、名字，取得进一步联系的理由意愿；3、是否在客户拒绝后继续用其他办法保持联系；4、是否清楚、准确地表达客户的要求；5、是否能让客户为你介绍新的业务或新的客户。） 同时，职业秘书要具备商业敏感性，判断项目的真伪或可行性。 　　　3、工作经历（工作经验） 一是为人处世的经验，又称社会经验； 二是长期从事某一职业的工作经验，也称为专业经验。 全美秘书协会《章程》对秘书人员的要求 要象心理学家一样善于洞察别人的心灵； 要象文学家一样善于驾驶文字； 要象政治家一样有灵敏的头脑； 要象外交家一样有潇洒的风度； 要有灵活运用各种办公自动化机器的能力; …… 以美国为代表的西方国家为联合国秘书长选定了协 定的条件：具有领导、筹划和组织众多国家职员的管 理能力，能流利使用联合国两种的工作语言，具有作 为领导人物感人的魅力和有沟通人际交流思想的能力。 【技能训练】采访分析 目的：通过学生访问一名工作多年的秘书或从事过秘书工作的领导等，分析哪些性格、品质是职业秘书必备的。 要求： １．学生用课余时间自主访问； ２．整理完成采访记录（包括采访经过、采访对象、采访内容等要素）； ３．分析采访材料，归纳职业秘书应具备的性格、品质 ； ４．班级交流。 二、 秘书任职的非技术资格 秘书应有的职业素养： 1）角色意识。 2）服务意识。 3）勤奋意识。 二、秘书任职的非技术资格1 （一）秘书的心理素质 秘书的心理健康是指秘书个体能以良好的心理状态适应职业活动的环境。 1、秘书的气质特点： 秘书的气质是指一个秘书比较稳定的心理活 动的动力特征，可理解为“脾气”、“秉性”、“性情”。 　　①胆汁质 ②多血质 　　 ③粘液质 ④抑郁质 多血质的秘书－－主动灵活，交际能力强，但缺乏持续性，兴趣易转移； 胆汁质的秘书－－热情、认真、果断，但感情容易冲动，影响工作的开展； 粘液质的秘书－－遇事沉着冷静，长于实干，稳定性强，但往往反应较慢，动作迟缓； 抑郁质的秘书－－敏感心细，一丝不苟，但性情易孤僻，优柔寡断。 秘书人员应根据职业特点和自身状况，自觉重视和加强气质修养，克服不良的气质倾向，培养良好的气质品格，都可以成为合格的秘书工作者。 思考：请分析自己属于哪种气质类型? 　　　　假如要胜任办公室工作得注意什么? 二、秘书任职的非技术资格2 2、秘书的性格要求 秘书的性格是