(培训教材)办公室事务管理资料讲解.ppt

她从茶叶筒中拈了一撮茶叶放人杯中……这一切引起了古总经理和客商的不同反应。客商面带不悦之色，把自己的茶杯推得远远的，古总经理也觉得尴尬。谈判中讨价还价时，古总一时性起，双方争执起来，小沈站在古总一边，指责客商。客商拂袖而去。古总望着远去的客商的背影，冲着小沈:“托你的福，好端端一笔生意，让你给毁掉了，无能!’’小沈并不知道自己有什么过错，为自己辩解:“我，我怎么啦!客商是你自己得罪的，与我有什么关系?”小沈和小陈的穿着打扮、言谈举止是否正确，正确的做法应该是怎样的? (1)小沈和小陈的穿着打扮不符合工作环境，不符合特定的会谈工作要求； (3分) (2)小沈的穿着突出自己，影响了古总经理的形象； (3分) (3)小陈的穿着打扮干扰谈判、影响工作，破坏工作场所安静； (3分) (4)小陈用手拿茶叶，不卫生，引起客商不满，使得谈判一开始就不顺利； (3分) (5)小沈应该对领导的作风、性格有所了解，有针对性地弥补领导的不足。古总经理与客商争执，她应采取补救措施，可以将上司借故引开，并示意上司忍耐些，使谈判继续，而不是指责客商； (4分) (6)小沈受到上司批评，即使是过头话，也应保持冷静，不反驳，应理解上司的难处。找适当的机会，用适当的方式说明情况，交流思想和感情。 (4分) 办公室用语 一、 一般了解： 1． 口头语言的特征 2． 敬语的种类 3． 说话的要领 二、基本掌握: 1．敬语的用法 2．接待用语 3．说明的方法 三、重点掌握： 1．报告的方法 2．说服的方法 3．拒绝的方法 4．听话的方法  办公室人员为了说服对方接受自己的看法应该怎么做，要领有哪些？ 答案： （1）清楚地知道在所说的事项中，最想说什么，以逻辑分析自己的意向，并对目的、效果、重要性、关联性等，抓住重点； （2）说服时，要尽量具体客观，使对方产生了解的动机； （3）偶尔也需要引用某些权威人士、专家的意见，或者用图表、资料、经验谈等等； （4）要具体了解对方的立场和意向，先注意聆听对方所说的话，切勿以自己主观的方式进行谈话。要掌握对方不能了解的地方，努力加以说服； （5）主动发问，了解对方的想法，对方有关信息的种类和数量，以及背景如何等等； （6）以诚恳的态度为对方着想而发言，不要使用另对方反感的言词； （7）让对方打开心扉，使对方对自己的看法产生兴趣（让对方认同自己）； （8）不可伤害对方的自尊心。 人有了知识，就会具备各种分析能力， 明辨是非的能力。 所以我们要勤恳读书，广泛阅读， 古人说“书中自有黄金屋。 ”通过阅读科技书籍，我们能丰富知识， 培养逻辑思维能力； 通过阅读文学作品，我们能提高文学鉴赏水平， 培养文学情趣； 通过阅读报刊，我们能增长见识，扩大自己的知识面。 有许多书籍还能培养我们的道德情操， 给我们巨大的精神力量， 鼓舞我们前进。 NOTE NOTE NOTE * 康桥宾馆位于本市南京西路45号，是个中型宾馆，有会议室、餐饮、停车场等，某企业准备在 11月 15日上午9:00至12 00召开全厂中层干部大会，讨论第二年的产品发展和销售计划，地点就在康桥宾馆的12楼会议室。这次会议由总经理办公室负责安排。办公室主任让小付拟一个会议通知。他应该考虑哪些问题? (1)会议的名称;(1分) (2)出席会议者的姓名或组织,部门的名称;(1分) (3)日期,时间(开始到结束的预定时刻);(1分) (4)地点:(具体在几楼几号会议室);(1分) （5)议题(或者议事日程);(2分) (6)主办者的联络处,电话号码等.}1分) (7)开会所在地,建筑物名称,几楼,电话号码(必要时可附上地图);(1分) (8)注意事项,是否备有餐点,有否停车场,或当天应备的资料等((2分) 波扬公司准备在本市市中心召开大型新产品订货会。参加的有本单位、外单位的人员。总经理让办公室负责安排，会上要放映资料电影，进行产品操作演示。而公司没有放映机。预定会议厅和租借放映机的任务交给了文员刘小姐。刘小姐翻看了有关资料，找电话问了一些情况，决定租借黎明大厦的会议厅。会议的召开时间是 8月 9日上午十点整，而资料放映时间是十点十五分。刘小姐打电话给租赁公司，要求租赁公司在 9日上午九点四十五分必须准时把放映机送到黎明大厦的会议厅。会议开幕前，办公室人员去黎明大厦布置会场，结果发现会议厅靠近热闹的马路，噪音很大。9日上午，大家正在紧张地做着最后的准备工作，刘小姐一看表，呀，已经九点五十分了，放映机还没有送到。刘小姐马上打电话去问，对方回答机器已送出。眼看着各地来宾已陆续进场，刘小姐心急如焚……突然外面一阵喧哗，有人在大声嚷嚷:“怎么这个地方连停车场也没有……” 问题 :1.假如你是刘小姐，对接下去