会议团队接待流程资料讲解.ppt

2015年4月1日 会议团队接待流程 一、目录 团队预订 预定信息确认、核实 团队抵店前的准备工作 团队报到 餐饮接待 会议接待 娱乐 注意事项 客人离店后的工作 二、团队预订、下发预订单 客人房间需求 客人餐饮需求 客人会议需求 客人康体娱乐需求 客人其他需求 结账方式、签单人 三、预定信息确认、核实 接待人员拿到会议团队预订单后仔细阅读预订单上的信息，并记录在案；按照预定单上显示的预订信息与会务组负责人进一步核实、确认，如有更改及时下发预定、更改单到预订中心；按照与会务组确认后的准确信息，与酒店各个相关部门逐一确认、落实，主要内容如下： 3.1房间 根据预定信息与酒店前台确认房间数量、入住间夜、抵离店时间； 根据会议团队的性质（或团队指定楼层）合理安排入住楼层； 根据预定信息与酒店核实房间布置内容及标准（鲜花、水果、干果、客用品等的配备情况）； 根据预定信息与酒店确认会议团队报到及入住流程； 按照会务组要求与酒店确认此团队在店期间的房费、可能会产生的客房杂费以及赔偿等相关费用的结算方式； 根据团队的要求与酒店确认此团队悬挂条幅、大堂布展、库房使用等情况。 根据预定信息与餐厅确认此团队的用餐人数、开餐时间、用餐地点； 按照会务组的要求与餐厅确认此团队的用餐标准和用餐菜单； 根据会务组给出的特殊要求（如就餐人员中有无少数民族、老年人、小孩或服药期间对饮食有特殊要求的人群等情况）与餐厅提前沟通、落实。例如，在餐厅设清真桌、摆放婴儿椅、做菜品名称卡片（卡片上显示清真标志）、老年人、小孩的菜品忌甜、忌辣等人性化服务； 根据预定信息与餐厅确认此团队所需的酒水、饮料等相关物品； 如果会议团队在店期间有大型宴会，应及时与会务组进行沟通，将宴会的流程细节和所有要求等信息与餐厅落实。 3.2餐饮 3.3会议 根据预定信息与会议中心确认此团队要使用的会议场地、时间； 根据预定信息与会议中心确认会议台型、会议人数； 根据预定信息与会议中心确认会议台布、椅套的颜色； 根据预定信息与会议中心确认会议是否安排茶歇、茶歇标准、茶歇台的搭建、礼仪服务、鲜花绿植等； 根据预定信息与会议中心确认会议期间是否有投影、幕布、音响、白板、无线麦等租赁设备的使用情况； 根据会议信息与会议中心确认会场的纸、笔、茶、矿泉水等的使用情况； 如遇大型会议团队活动，根据预定信息与会议中心提前确认施工搭建等相关事宜； 附：大型会议团队应根据预定信息提前与会议中心确认会场搭建事宜，具体流程如下： ①　会议开始前一周将会场搭建方案、施工布展图交予安保部、工程部审核备案； ②　入场前与施工、布展方签订施工搭建安全协议，并按照公司相关规定收取进场布展押金； ③　收取进场施工人员的身份证复印件； ④　将进场施工人员的复印件、施工搭建安全协议、进场押金条复印件等一并交予安保部、工程部备案； ⑤　施工搭建方搭建工作完毕，请安保部、工程部场地负责人进行安全检查后，方可在工程部负责人的协助下接电。 大型团队报备信息： 对方公司营业执照副本复印件加盖公章、组织机构代码证复印件加盖公章、税务登记证副本复印件加盖公章 大型活动安全承诺书 大型活动安保方案 大型活动应急预案 对方公司法人代表身份证复印件 活动流程 活动接待汇报表 活动地点的平面图、座位图 活动地点的搭建效果图 注：千人以上的大型团队需抵店前30天报备 3.4娱乐 根据预定信息与娱乐部门确认需预留的相关娱乐场地和时间； 根据预定信息与娱乐部门确认此会议团队享受的折扣； 根据预定信息与娱乐部门确认此团队客人的消费方式和结账方式。 四、团队抵店前的准备工作 4.1查房 根据会务组提供的分房表检查分房信息，避免男女混房、分重房等； 团队入住前，按照分房表检查预抵房间，重点检查领导套房、会务组用房； 检查房间房卡的感应是否灵敏，如反应迟缓应到前台重新做房卡； 检查领导房间和会务用房是否已放取电卡、防滑拖鞋等物品； 根据预定信息检查房间内是否按照要求布置鲜花、水果、干果、茶叶、矿泉水等； 检查房间内的水、电、空调、电视、电话、小冰箱、电热水壶、电吹风、密码箱等设备是否能正常运转和使用； 检查房间内是否有异味，如需要，及时开窗通风； 检查房间内的卫生，家具上是否有尘土、地毯是否清理干净，卫生死角是否清理干净； 检查卧室内的床品，床单、被罩、枕套是否干净无破损，铺放是否整洁； 检查洗手间的地面，洗手台的面盆、镜子、淋浴间地面、浴缸是否清理干净，地漏是否有异味， 检查房间配备的客用品是否齐全；洗手间内的棉织品是否干净、整洁、无破损。 4.2检查餐厅 4.2.1、检查餐厅卫生，具体注意事项如下： 地毯是否提前清洁无异味，地面是否干净； 取餐台上铺的台布、美丽绸、