商务沟通方法与技能张老师.ppt

P143 课堂练习2 用表格和条形图展示 课堂练习 2表2 2000、2005、2008年某个城市按年龄分组的男性和女性人数  单位：万人 年龄组 年份 0-5 6-18 19-29 30-49 50-59 60+ 男 女 男 女 男 女 男 女 男 女 男 女 2000 18 20 45 50 44 45 95 100 70 75 100 110 2005 20 21 45 49 42 46 90 95 72 78 110 120 2008 22 22 46 50 43 47 100 110 75 80 115 125 单元综合测试（三） 第二题 全真模拟演练（四） 第七题 单元综合测试三 第六题 P130 课堂练习4 为上述年度报告 写一份执行摘要 7.5.1 传真 传真是正式函件的一种可替代方式 是指通过电话线路以电子方式传送书面信息。 需提前使用书信格式写好 优势是速度快 使用传真机的礼仪 利用的先后问题 忌发私人传真稿件 检查设备问题并处理 完毕后勿落东西 7.5.2 电子邮件 是指通过网络发送的文件，可以同时发送给多个人。 电子邮件代表了一种迅速处理信息需求、订单等的极好方法 留下好的公司形象 不要表现得过度友好，或者使用朋友之间才用到的隐语 让电子邮件更加贴近正式信函的结构非常有必要 搞清发送邮件对象、邮箱地址 发送邮件之前，必须搞清楚发送邮件的对象、职位(以便称呼对方)以及邮箱地址。 2. 明确邮件目的 一般来讲，商务电子邮件分为以下几种：表达感谢、答复消息、表达歉意、通知、提醒、确认信息、提出要求、询问原因、提出建议等。 3. 正文内容直奔主题 4. 注意语气和措辞 5. 检查无误后发送 发送邮件的注意事项 发送礼仪注意事项总结 主题明确 内容简洁 多用敬语 慎用群发 7.7 短信服务 是通过移动电话网络发送的文本信息。 短信服务发送须知 1、亲切的称呼 2、条理分明的内容 3、结尾或用敬语 4、个人及公司名称 关键词和术语 1.外部沟通文件：这是指内部人员与其组织外部的利益相关者进行沟通时所采用的书面方式。 2.致意便条：致意便条只包含公司名称及一条礼节性短信，通常如“谨向您致意”。此外，具体经办人还会加上他的名字和一条短信息，通常使用普通手写体。 3.商务信函：这是一种用于和外部组织沟通的正式方式。 4.商业计划：这是一份正式文件，用以说明组织将如何推行新的风险项目。 5.年度报告：年度报告用以解释说明企业上一个交易年度的业绩。 6.传真：是指通过电系统发送的文件。 7.电子邮件：是指通过网络发送的文件，可以同时发送给多个人。 8.短信服务（SMS）：是通过移动电话网络发送的文本信息。 第8章 视觉沟通 本章学习内容： 1 3 2 表格 条形图 柱状图 4 曲线图或线形图 5 6 统计地图 象形图 本章学习内容： 7 9 8 饼状图 散点图 表格重构 10 Z形图 8.1 视觉沟通的重要性（引言） 数字在生活中很重要 我们的生活也受数字信息的影响 数字细节在沟通中扮演着与口头沟通和书面沟通同等重要的角色 如果想完整理解数字信息，就要了解展示数字的方法 8.2 表格 表格：这是一种把信息集合在一起并在各分类区域内进行展示的视图手段。 用于说明涉及大量数据的情形。 优点是：非常容易阅读、易于理解。 制表原则：重点突出、层次清楚 8.2 表格 (1)标题：概括表的主要内容，包括研究的时间、地点和研究内容，放在表的上方。 (2)标目：分别用横标目和纵标目说明表格每行和每列数字的意义，注意标明指标的单位。 制表的基本要求 (3)线条：至少用三条线，表格的顶线和底线将表格与文章的其它部分分隔开来，纵标目下横线将标目的文字区与表格的数字区分隔开来。部分表格可再用横线将合计分隔开，或用横线将两重纵标目分割开。其它竖线和斜线一概省去。 (4)数字：用阿拉伯数字表示。不可能的数据用“—”表示，暂时缺失数字用“?”表示，数值为0者记为“0”，不要留空项。数字按小数位对齐。 (5)备注：表中数字区不要插入文字，也不列备注项。必须说明者标“*”号，在表下方说明。 在未来三年里，你希望雇佣哪种类型的文员？ 书记员：211 电脑操作员：31 数据录入员：30 档案管理者：24 一般办公室文员:247 前台接待员：78 秘书：323 统计员7 打字员：107 数字排列要有逻辑 P142 课堂练习1 利用表格表达 课堂练习1答案表1 一周内光顾商店和实际购物的人数  单位：人 日期 光顾人数 实际购物人数 周一 250 5