商务公文写作详解.ppt

* 1、会议通知 撰写会议通知的时候，应该注意的内容包括：会议的时间、地点、目的、要求，指示性通知所谓“指示性通知”，就是用于上级传达给下级机关去予以办理的通知。 2、批准性通知 所谓的“批准性通知”，就是在下级有某一个请示呈递上来，经上级批准之后再转发出去予以遵照执行的通知。 3、发布性通知 所谓的“发布性通知”，主要用于某种规章制度的发布。需要特别提请注意的是，这种通知实际上是应该附带有文件附件的。例如从2007年1月1日开始，我国开始实施新的会计准则；那么围绕这个主题所下发的通知就应该将《新会计准则》作为一个附件与该通知同时下发。 通知分类 常用公文示范讲解——通知 * ? 标题 通知的标题应该包括发文机关、事由以及文种等三块内容，例如“国务院关于预防禽流感的通知”。 送与对象 通知与其它任何一种商务文书一样，应该且只能有一个主送单位，但抄送单位可以有多个，主送单位一定要顶格来写。 正文 通知的正文主要由撰写通知的理由、事情的经过以及具体的要求等内容构成。 署名 通知的署名包括发文机构和日期即可。 附件 批准性的通知，例如有关××法律法规的通知、总经理办公室关于新的财务报销制度的通知等，应该将法律法规或者新的财务报销制度作为附件与通知一同下发。 写作格式 常用公文示范讲解——通知 * 请找出以下通知范例中存在的问题： 酒店办公室通知 各部门经理： 经董事会研究决定，定于12月20日，在虎域风景区召开各部门主任会议。会议为期三天，主要汇报各部门全年工作的完成情况并研究明年工作计划。要求各部门主任或副主任至少一人参加。 参加会议的人员，酒店负责提供车辆接送；每人随身所携带的物品体积不得大于三平方米，不得重于两斤；会后酒店会将会议人员送往大约200里外的餐厅。会议时间较长，希望大家准备好必备的生活用品。 来找茬 （1）通知名称错误； （2）主送单位或对象与正文中的不一致； （3）正文中缺少具体的会议时间和行程安排； （4）计量单位不符合规范； （5）落款缺少发文单位名称并且日期数字不规范； （6）缺少对具体出发以及报道地点的说明。 常用公文示范讲解——通知 * 承诺函是 承诺人对要约人的要约完全同意的意思，表示以书面形式。通常是要求以书面订立的合同或以函件的方式，其承诺也必须采取书面形式。 承诺函 常用公文示范讲解——承诺函 * * 常用公文示范讲解——业务联络函 * ??传达会议精神； ??记录议定的事项，即归纳、提炼和整理会议中的决议些内容。 会议纪要的写作格式有如下比较特别的要求： 1、?会议纪要的标题中没有发文机构； 2、将会议的目的、时间、地点、参加人、缺席人、缺席原因、主持人、报告人以及议程等内容在导语中进行说明； 3、?会议纪要的主体为决议事项或者主要认识和意见； 4、在会议纪要的最后要对未来进行展望。 ? 写作格式 常用公文示范讲解——会议纪要 * * * 常用公文示范讲解——委托书 * 常用公文示范讲解——委托书 * 在撰写邀请信的时候应该要注意以下的要点： 1、邀请信的标题在纸张正中间，其字体比正文要大； 2、邀请信中的称呼格式为名称、职称以及冒号，需要特别注意的是，对博士、大使、外交官以及西方国家的贵族等人，一定要在称呼中加上他们的头衔； 3、当出现多个职称、职位以及学术头衔时，应把握最高称谓原则； 4、邀请信的用纸应该特别正式。 写作格式 常用公文示范讲解——邀请信 * 总结，是对经验教训的概括和梳理，其撰写过程应该要注意： 1、?总结的内容通常包括经验教训、心得体会等； 2、?总结都是第一人称的； 3、依据内容范围的不同，总结可以分为综合性的总结以及专题性的总结； 4、总结的标题中一定要加入时间。 写作格式 常用公文示范讲解——总结 * 1、采取封闭型的写法 2、采用结果性的语言 3、确定合同双方的简称 4、前后指代保持一致 5、并列使用“包括”与“但不限于” 6、采用主动语态 7、不要创造词语 8、善用限制词 9、禁用一些词语 10、采用描述性的方式 11、用汉语代替符号 合同22个书写原则 12、准确使用标点符号 13、文字与阿拉伯数字并用 14、留下争议解决地的约定条款和适用法律 15、每个段落只写一个主题 16、尽量写短句子 17、克服日常理解与合同用语的距离 18、进行拼写检查 19、不用公司带抬头的信纸打印合同 20、避免相近词语的重复使用 21、采用书面语 22、对术语进行准确地定义 谢 谢 ! * 大客户中心工程漆事业部 Customer center project paint Division * * * 大客户中心工程漆事业部 Customer center project