2003Excel技巧之数据透视表(精华).docVIP

数据透视表”报表 101打印 ? 全部显示 全部隐藏 适用于 Microsoft Office Excel 2003Microsoft Excel 2002 假设您已编辑了一个大的 数据 （列表:包含相关数据的一系列行，或使用 “创建列表” 命令作为数据表指定给函数的一系列行。） 列表（例如公司每种产品的销售额）。您现在可以从这些数据中提取一些有意义的信息并找到下列问题的答案： 按区域划分，每种产品的总销售额是多少？ 过去的时间内哪些产品销量最好？ 业绩最好的销售人员是谁？ 要回答这些问题以及其他问题，可以创建 PivotTable? 报表（自动提取、组织和汇总数据的交互表）。然后可以使用此报表分析数据、进行比较、检测模式和关系以及分析趋势。 例如，您可以使用下图中的数据... ... 创建“数据透视表”报表，以显示当前每种产品在各销售区域的销售状况（如下图所示）。 下列各部分提供了概述并给出了有效使用“数据透视表”报表的顺序步骤。 “数据透视表”报表使用概述???? 通过汇总和分析数据，“数据透视表”报表可以帮助您抓住关键信息。可以控制 Excel 汇总数据的方式（例如，求总和、平均值或计数），而无需输入任何公式。“数据透视表”报表中，可以迅速： 添加或删除数据???? “数据透视表”报表中的信息不太充分吗？可能您还希望报表中包括各销售人员的销售额等数据。在“数据透视表”报表中可以轻松添加或删除数据类别。 例如，可以添加销售人员 字段 （域:存储在表中的一类数据，例如，姓氏或订货量。当 Query 在其“数据”窗格中显示结果集时，域表示为列。），如下图所示。 重新排列布局???? 对“数据透视表”报表的布局不满意吗？例如，您可能更愿意按行而不是按列显示销售人员信息。利用“数据透视表”报表的交互特性，可以翻转表格：您可以轻松地移动（或旋转）行和列以查看不同的汇总数据。 例如，您可以移动“销售人员”字段，使该项向下按行显示而不是跨列显示。 查看数据的子集???? 要 筛选 （筛选:只显示数据清单中满足条件的行。可用“自动筛选”命令显示与一个或多个指定值、计算值或条件相匹配的行。） 数据以便您在某一时候能按需查看某部分数据吗？要这样做，可用 页面字段 （页字段:在数据透视表或数据透视图中指定为页方向的字段。在页字段中，既可以显示所有项的汇总，也可以一次显示一个项，而筛选掉所有其他项的数据。） 将“数据透视表”报表分成若干独立的“页面”。每个页面都包含一个在“数据透视表”报表中显示为汇总数据的数据子集。 例如，可添加一个“年”类别的页面字段。这样可以查看某一年度（例如 2003 年）或综合所有年度的销售数据。 如果“数据透视表”报表包含很多字段，可用页面字段来保持报表的紧凑性和易读性。在检索某些大型外部数据库中的数据时，也可以添加并设置页面字段以限制检索数据量。这样可以避免长时间的等待和内存问题。 显示您需要的细节???? 是否关注“数据透视表”报表中的特定详细信息？您可以显示或隐藏行字段或列字段中的项目，例如特定产品或销售人员。您也可以显示或隐藏行字段或列字段中项目的详细信息。 例如，在“类型”字段中，可以隐藏除饮料之外的所有产品项目。 您可能会急于开始编制第一个数据透视表。但在开始之前，最好确保您的数据组织良好并且已准备就绪，如下面部分所述。 第 1 步：准备源数据???? 阅读此部分，了解在数据透视表中可以使用哪些数据及如何准备这些数据。准备好数据后，您可以使用“数据透视表和数据透视图?”向导创建数据透视表。 向导的开始部分是选择源数据。可以选择已在 Excel 中输入的数据或数据库中的数据（称为外部数据源）。如果选择了外部数据源，向导将启动名为 Microsoft Query 的单独程序，可以使用该程序连接到数据源并选择要显示的数据。 单击下列任一源数据类型，了解如何使用这些数据类型： Excel 列表或数据库 使用创建列表命令，可以使用包含相关数据的多个连续行，也可使用指定用作数据表的多个连续行。要轻松准备 Excel 数据，应考虑执行下列任一或全部操作： 确保列表组织良好???? 务必整洁！例如，确保列表的第一行包含列标签，因为 Excel 要在报表中将此数据用作字段名。还要确保每一列都包含类似项目，例如，一列中包含文本而另一列中包含数字值。 删除任何自动的分类汇总???? 不要担心，数据透视表将为您计算分类汇总和总计。 命名区域???? 如果计划稍后添加其他数据，请确保为 源数据 （区域:工作表上的两个或多个单元格。区域中的单元格可以相邻或不相邻。） 中输入的单元格 区域 （源数据:用于创建数据透视表或数据透视图的数据清单或表。源数据可以来自 Excel 数据清单或区域、外部数据库或多维数据集，或者另一张数据