时间管理第二象限工作法教案.ppt

第二象限工作法 工作方法之时间管理 导读 在这个自主承担责任而又以业绩说话的时代，你是否常常觉得时间不够用？常常把“时光如流水”，“时间就是金钱”挂在嘴边，等到真正体会到而又充满紧迫感时，又不知道如何去管理、利用时间，常常忙忙碌碌却是碌碌而为的结局，常常玩乐闲逛似乎又并没有多开心，留下地只是空虚，这是因为我们不合理懂得管理时间 ！在此向大家介绍时间管理技巧里面的其中一部分——第二象限组织法。 时间管理 现在我们的经理们，整天也是忙里忙外，上上下下，丢三落四，失魂落魄，但就是不出效率，反而把很多简单的事情复杂化。在公司里经常能看到这些问题：??　　1、电话又响了，急事的、请示的、投诉的、朋友聊天的……都是不得不接的电话。可是，手头上正在写的一个计划，一个上午了，还没写几个字……??2、马拉松式的会议已经开了两天了，还没有什么结果。会上你进来他出去，东一句西一句，说着说着就跑题了。有的人在会上长篇大论、表扬与自我表扬；有的人开了半天会，还不知来干什么；还有的，把开会当休息，闭目养神，你们爱发言发言、爱争吵争吵吧……??3、 整天就象救火车、哪里有火情就马上赶到哪里，真是日理万机。可是这里也救火、那里也救火，天天忙救火，就没有时间静下来想想，“火灾”是从哪里来的？?? 公司现状1 公司现状2 时间管理 a) 做事情没有轻重缓急和主次之分，经常本末倒置，终日埋头于无关重要的事务上。?? b) 喜欢下属事事请示和汇报的官僚作风，使自己成为下属任务的执行者，大大浪费了自己的时间。?? c) 对下属工作不放心，替下属做工作，结果整天被埋在事务性的工作里。?? d) 上司不定期的召见使下属的时间具有很大的随意性。?? e) 对自己熟悉和喜欢的事情尽快做完，对于棘手的事情拖延进行，只有通过加班来完成。 原 因 分 析 时间管理 第一、没有计划。很多人早上一醒来之后，大脑中模糊地觉得今天有一个什么样的安排，但是没有变成一个很明细的计划，到办公室后就凭着大体的印象开始处理工作，然后，什么事情找到头上来了就处理什么事情，于是一天的工作就身不由已了。?? 第二、眉毛胡子一把抓。经理们的习惯就是觉得每一件事情都很重要，每一件事情都需要完成，为了一件很小的事情，在那儿找资料，打电话求证，反复研究对比，但实际上事后仔细一分析，这件事情对他今天或者这段时间的工作，是无关紧要的，根本不值得花很多时间去处理。??有些人也做计划，但他有一个缺陷，就是没有安排优先顺序。 时间管理 第三、没有养成良好的习惯。很多人出现身不由已的问题，是因为没有形成一个好的习惯，不会说拒绝。比如，有些人的工作习惯是什么紧急就先处理什么，谁来找就去忙谁的事，结果一天忙下来，给下属干了事、给上司干了事、给同事帮了忙，就是把自己的事搁在了一边，该做的事没做。 原因分析 第四、外部的打扰。有研究表明，外部打扰首先是来自于下属，第二是上司，第三是同事，第四是客户。对中层经理来讲，下属对他的打扰是第一位的，什么请示汇报、沟通交流、谈心、做指示啊等等，都在影响着他的时间。如果经理不能很好地指导下属进行时间管理，最后自己就会身不由己。 高效时间管理： 第二象限工作法 时间管理 时间管理 一、传统时间管理法的核心：以“急”为重　　低效的管理者大抵陷入了传统时间管理的圈套，天天处理“急事”，天天救火，在焦头烂额的同时，内心深处还会升腾一种“忙”的“成就感”！从而也就深陷其中而不能自拔，把本来可以不“急”的事情也逐步转变为“急”事，加上“成就感”作怪，员工是救火队员，干部是救火队长，整个组织就变为救火大队。　　大家可以仔细想想，救火队能够让财产升值吗？所以，忙是瞎忙。　　二、高效时间管理法的核心：先轻重，后缓急　　在考虑行事的先后顺序时，应先考虑事情的“轻重”，再考虑事情的“缓急”，也就是我们通常采用的“第二象限组织法”。用时间管理的方法来探讨“急事”与“要事”的关系，请看四象限图： 工作的两种划分方法 1.按照工作的紧急程度划分 紧急 不紧急 紧急处理客户投诉 意外事故处理 工作总结 修改工作流程 ■例 1.按照工作的重要程度划分 ■例 重要 不重要 销售费用预算 拜访重要客户 接待无关人 网上看笑话 四象限划分 数学上四象限划分 对应工作划分 1、第一象限是重要又急迫的事。  举例：诸如应付难缠的客户或客户严厉地投诉、危机紧迫的问题事件、上司要求准时完成工作、住院开刀等。 很多重要的事都是因为一拖再拖或事前准备不足，而变成迫在眉睫。本质是缺乏有效的工作计划导致本处于“重要但不紧急”第二象限的事情转变过来的，这也是传统思维状态下的管理者的通常状况，就是“忙”。 2、第二象限是重要但不紧急的事。