时间管理讲义教案.ppt

瑞士奶酪法 把重大的工作分成 许多部分，抽时间 完成一些相对独立 的部分，逐步积累 起来。就象在一块 瑞士奶酪上依次戳 许多小洞那样 时间管理?自我组织 拖延耽搁/中途放弃 时间锦囊（Daily） 锦囊的内容 个人资料/年历/年计划表/月计划表/ 周计划表/日历/日计划页/沟通、 会议备忘页/项目管理/收支记录 /亲友喜庆备忘录/通讯录/网址录/国 内主要城市电话区号/度量衡换算表/地图/夹套…… 锦囊的特点 系统活页夹/计划工作库/全局视觉化 锦囊的优点 计划性/整体观/可查核 时间锦囊是自我组织管理和自律的重要实用工具，建议 不用便条纸、 只用一本、随身携带、经常翻阅 时间管理?妥善计划 目标：在7月15日前建成公司图书资料库（目前5月份） 行动计划表练习 时间管理?妥善计划 序号 工作任务 责任人 期限 开始日 预计完成日 实际完成日 1 发函通知各部门有关成立图书 John 1天 5月3日 5月3日 室事宜，并征求推荐书目和呼 吁捐书 2 回收反馈 Ivy 2星期 5月4日 5月17日 3 决定定购的书目 John 1天 5月18日 5月18日 4 提交购书申请报告 John 1天 5月19日 5月19日 5 收到购书批准并开始购书 Ivy 1个月 5月25日 6月24日 6 买家俱 Michael 1星期 5月25日 5月31日 7 撰写图书室管理规定 John 1星期 5月25日 5月31日 3 陆续把图书分类编号并输入电脑 Lucy 1个月 6月14日 7月13日 9 大扫除 Ivy 1天 7月14日 7月14日 10 对外开放 John 1天 7月15日 7月15日 时间管理?妥善计划 目标达成的步骤 时间管理?妥善计划 思考：哪些你做得较好，哪些有待改善 坚持 检讨 马上行动 朗读 分解计划 自问理由 视觉化 选择 决定 轻重缓急的优先级管理 重要性 紧急性 [1] [3] [2] [4] 重要紧急 不重要不紧急 紧急不重要 重要不紧急 干扰事项 不速之客 电话/信件 会议 临近最后期限的与主 要目标有关的事项 危机处理 顾客投诉 严重冲突 琐碎事务 重复性工作 无意义争论 消磨时间 规划计划 能力提升 防止危机 激励士气 建立关系 事件的四个象限 时间管理?优先管理 四象限处理形态分析 若偏重 则 [1] 象限 忙于处理危机及收拾残局，经常感到压力， 易精疲力尽 [2] 象限 有理想，自制与平衡，少有危机感 [3] 象限 短视近利，缺乏目标、计划和自制 [4] 象限 无责任和安全感，甚至令工作不保 时间管理?优先管理 组织层面造成的效应 帕金森定律 梅菲定律 彼得定律 二八定律 时间管理?优先管理 20 / 80 法则（帕列托 Pareto 法则） —— 最省力的企业成功与个人幸福法则 在因和果、投入和产出、努力和收获之间，存在着不平衡关系：80%的收获来自20%的努力，其它80%的投入只带来20%的产出 投入 产出 80% 20% 20% 80% 时间管理?优先管理 20 / 80 法则举例 80%的营业额出自于20%的产品 80%的销售量（利润）来自于20%的客户 80%的产量来自于20%的生产线 80%的绩效来自于20%的员工 80%的病假是20%的员工请的 80%的权利、金钱集中在20%的人手里 80%的阅读时间化在20%的书报上 … … 时间管理?优先管理 时间利用的价值分析（ABC分析） 60% 15% 25% 15% 25% 60% 事情价值 实际消耗时间 A C B A 专心处理 B 授权 C 授权或清理 时间管理?优先管理 作为经理的理想时间分配 时间管理?优先管理 时间管理?优先管理 每位员工都应该 专注于那些能产生80%效益的20%关键（核心）工作 对次要任务少化时间精力，授权放弃和降低工作成本 对常规的作业流程要不断简化改善以提高效率 十鸟在林，不如一鸟在手 管理每天的工作 回顾工作目标和行动计划表，了解今天要做什么 根据事情的重要性和紧急程度安排优先次序 重要性 紧急性 A 高度优先（必须做） 1 必须现在做 B 中度优先（应该做） 2 应该很快做 C 低度优先 3 不紧急 时间管理?优先管理 练习：对昨天的工作/生活分类 谨防确定优先次序的误区 你懂的事 你喜欢的事 叫得最响的人 按先后发生的次序