时间管理培训教材教案.ppt

* * 当我们已经将目标订立下来后，　我们应该利用一张行动计划表来帮助我们将详细的行动计划记录下来．　在编订行动计划表时需要留意以下的要点： １．　将明确的目标写下来 ２．　有什么行动需要进行以完成目标 ３．　要考虑优先次序并应订立完成日期 ４．　要考虑每项行动需要多长时间并应该预留时间给不可估计的突发　　　 事情．这样做的好处是由于我们已经预留了若干备用时间，　我 们便有充裕的时间去妥善安排各项的未来工作．　这样一来，　 我们既可以掌握工作情况，　又可以有时间去应付突发的事情．　 培训员可以展示在培训计划执行手册中的培训行动计划方案以便学员参考． ．　 * * 充分信任型的授权必须要双方对以下的事情有足够的默契。 1。 预期的成果 - 解释所委派工作的重要性和所需要的成果。 2。 应守的规则 - 授权有一定的限度， 所以必须加以规范， 但切记不要 太多， 以免限制对方工作进度。 然而也不能过度的信任， 以致违背了原则。 对可能会出现的难题和障碍，应事先告诉对方， 避免无谓的摸索 。 培训员可以询问学员有内那些方面主管在授权的时候应该要告诉他们？ 答案： 1。 可用的资源 - 双方确定可用之人力， 物力， 财务， 技术 2。 责任的归属 - 约定考评的标准及次数 3。 明确的奖罚 - 依据考评结果订立奖罚 培训员亦应提醒学员， 授权的时候应人而异。 对不够成熟的人， 目标不要订得太高。 指示要详尽， 并且提供充分提供资源， 监督考核则较频繁， 奖罚也更直接。 对成熟的人， 可分配挑战性高的任务， 精简指示， 减少监督考核的次数。 * 培训员可以向学员发问谁在首项描述句中是评分7或以上。 可以继而询问他们办公桌是如何的模式， 这类人通常桌面是混乱一片， 文件纸张四处堆放。 道理是桌面文件堆放愈多便可以避免处理一些讨厌的工作。 但这也会导致不停的反复处理文件 - 这就是文件洗牌。 所以无论什么文件， 到了手就要马上处理， 又或是传给有关人士办理。 如果在问卷中第二项得分7分或以上，培训员就应对学员指出有些工作最难做的地方， 就是著手去做。 我们可以把工作细分若干个较容易处理的部分， 并且订立工作最后期限。 * * * * 看看你的工作日志, 然后问自己: 几点开始目标? 能不能早点开始? 有没有任何让你分心,以致无法完成目标的事情?, 能不能早点开始? 你完全不受干扰的最长时段有多久? ( 不要把午饭也放进去) 你最有效率和最没有效率是什么时候? 你将当天的主要目标完成到什么程度? 你会照着优先次序的书面计划做事吗? 你在适当的时间做适当的事吗? 你在怎么处理不应该做的事? 可不可以授权? 手边的工作要如何做得更有成效, 更为简化, 并减少细节? 你花的时间与你的优先次序是否相称? 以行动配合计划 将目标写下来 - 是什么目标? 要达致什么的成果? 行动 – 要做些什么? 次序 - 哪些应该先做/ 哪些为后? 订下完成 日期及排列优先次序 时间估计 – 每项的行动需要多长时间? 灵活性 – 有没有预留时间给不可估计的突发事情 时间表 – 甚么时候处理甚么事项？ 立 即 行 动 ! 1/改 变 你 的 习 惯 － 行为科学研究表明：一个人一天的行为只有5％是属于非习惯性的，而95％的行为都是习惯性的。 江山易改，本性难移 ! 罗曼·罗兰名言：性情即命运 ! 立 即 行 动 ! 2/ 修 正 你 的 态 度 － 时光对有些人像张满的风帆，而对另一些人却像爬行的蜗牛。 怎样可以增加你的生产力? 1. 你的办公桌 你的工作环境是怎么样? 有什么方法令你的办公环境可以令你感到愉快和增加效率? 改善工作环境 将所有可以吸引你视线的东西全挪开 将你每天必须用的文具放在上面 ( 电话, 时间表, 笔记本, 日历, 笔座…..) 将你要用的器材放在容易找到的地方 把以下可以鼓励自己的金石良言放在你抬头可以看到的地方 将一些你知道不会作出反应的信件抛弃 利用文件夹来将不同的文件归档 改善工作环境 2. 归档 所有的文件和书信应只分成三类: 马上处理 只作参考 归档 归档系统 一些你需要今天马上完成的事情 - DO NOW 一些你需要这个星期完成的工作 - FILE 一些你需要归档的文件 - FILE 有空才阅读的书本 - READ 需要传阅的文件 - PASS ON 一些文件需要等待资料完成 - PROGRESS 3. 如何处理电话/ 电邮 如果找不道要通话的对