时间管理与会议管理一天教案.ppt

1、会议中可能会有哪些干扰行为？ 2、如何处理呢？ 保持冷静轻松的方法 引导干扰者朝正面行为发挥 提醒参会者会议的规则 尽量善用其他参会者来处理干扰行为 简单总结或澄清在干扰行为出现前  的议题，把大家的注意力重新集中 当其他方法都无效时，直接对干扰说明 尝试找出引起干扰行为的动机 试尽各种方法干扰继续存在，可以休息一下 双赢的策略 空中交通指挥 保留发言权 将想法写在纸上 鼓励新设想 避免干扰 简扼的主题 希望 决定需要完成的工作 任务分派 总结进度 会议评估 确定下次会议 感谢与会者 尽快编写会议记录，分送与会人员及有关单位。 记录力求简要，设计一定的格式，项目包括：会议名称、记录时间、地点、主席、出席人员、报告事项、讨论事项、 决议事项及工作分配、负责人员、完成期限，上次会议决议执行追踪结果。 会议之追踪 下次会议先提出讨论或进度报告 平时或定时追踪 会议后的进行要领 给会议记录的几点建议 重要的会议应录音下来，使整理会议时有据可循； 除非有必要，定期招开的会议通常不用录音。因花费时间录下的详细内容，可能毫无用武之地； 大多数会议都应指定一位会议记录者。主席最好不要兼职此工作，而最好由与会者轮流担任； 会议记录者最好有一定的语言组织能力，使笔记流畅，易于了解，同时不失真； 会议结束后重新整理所记录的内容，尽可能维持在一页纸的长度； 会议记录者应与主席共同修正会议记录错误的部分； 将整理好的会议记录分发给各与会者。 案例讨论：会议与时间管理 感谢各位！ * 伯利恒钢铁公司的故事——黄金六件事法则 办公室的时间管理 简洁就是速度，条理就是效率 简洁和条理也是一种办公室和工作场地的美学 物以类聚 东西用毕，物归原处，不乱放东西 把整理好的东西贴上标签 好记性不如烂笔头，勤记录 处理文件的三环节 每份文件处理一次，需要回复的迅速回复 迅速归档案，以免文件弄乱或弄丢 不用的文件及时销毁（包括张贴的文件、通知等） 保持好的心情 情绪会传染，并且产生连锁反应 用你的情绪去感染别人 时间管理黄金法则六 积累生活窍门 善用零碎时间 “省”出来的时间和“冒”出来的时间 掌握一些生活的窍门，可以省出一些时间。 善于利用零碎时间，可以冒出很多时间。 时间管理黄金法则七 掌握拒绝技巧 积攒整块时间 说No是一种力量，也是一种艺术 “拒绝”是一种“量力”的表现。 有的请托若由他人承受可能比你承受更为恰当，你不妨对请托者提出适时的建议。 拒绝是保障自己行事优先次序的最有效手段。 倘若因勉强接受他人的请托而扰乱自己的步伐，是不合理的、不明智的。 接受请托之前的思考 接受请托之前不妨先先问问自己： 这种请托是属于我的职责范围内吗？ 对实现我的目标有帮助吗？ 如果接受它，将付出什么代价？ 如果不接受他，则需承担什么后果？ 经过这一番“成本——效益分析”之后，你就可以决定取舍了。 减少被打断的机会 寻找相对独立的空间 制造相对独立空间 挂牌：除特急事情，请在下午4点后找我 戴耳机：音乐声音不要太大，能盖住外界的噪音就可以 主动出击，主动汇报，主动协调 把重要事情安排在不会被打断的时间 每天早晨1个小时的读书时间 时间管理黄金法则八 咨询专人专线 花钱赢得时间 用好资源办大事 专人 好朋友（可交心的朋友） 顾问 扩大社交层面 专线 114，160 中央图书馆 Internet图书馆 购买他人成功的经验 听演讲，看书评 雇佣他人做事 写书的计划 用钱赚钱 不动产投资 实业投资请专才 时间管理黄金法则九 管好业余时间 不断进取自励 享受平衡人生 再忙，也要留给自己思考的空间 让亲人和朋友感受你的温暖 保持良好睡眠，偶尔打个盹 体验生活，享受娱乐 参加具有创造性的活动 锻炼身体，参加一些户外活动 为什么“知易行难”？ 挑战自我舒适区 改变习惯的三个阶段 1~7天： 导入期 有意识，不自然 7~21天： 适应期 有意识，自然 21~90天： 养成期 下意识，自然 案例分析：任经理的一天 一、认识时间和时间管理 二、时间管理实务 三、会议管理 今日主题 会议的困境 平均一生中9000小时的会议 每年企业中30%在开会 中层管理人员开会时间超过35% 高层管理人员开会时间超过50% 全美每天开会人数超过1000万 年人事费用的7%-15% 无效会议损失人均800美元/ 年 一、会议功能和目的 开展有效的沟通 资讯传达 监督员工的工作进展 达成协议,解决问题 决策和资源共享 开发创意 激励员工士气 巩固经理人的地位 会议的目的 经理联络会 主管联络会 部门内联络会 班长联络会 早会 汇报型会议： 周会 月度总结会 品质管理会 评审型会议：