时间管理与会议控制.教案.ppt

明确原因 首先明确为什么开会。明确召开会议的主要原因，清楚而简单。如果有多个原因，则要列出先后顺序。 为什么要将若干人聚集在一起？有事情要商议，是什么事情呢？ 能够用精练的语言，将会议召开的原因表述出来，最好形成文字作为备忘。 会议主题 会议的主题必须以书面的形式确定。可以通过标语表述出来。 一个会议的主题，不宜过多。有主要议题，有辅助议题。 主题具有连贯性，上次会议和本次会议的关系，注意核心任务的连贯性。会议主题要在会议之前公布，使与会者做相应准备。 确定会议规模 大型会议，人数过百人；若开会的时间长，则为重大会议。 中型会议，数十人，一般是围成方形，可以有讨论。 小型会议，参加会议的几个人到十几个人。一般以五到七人为适宜。 人数宜少不宜多 开大会是很不容易的，人数增加，会议的时间就要减少。 确定与会者的名单，尽量排除那些可来不可来的人，特别是那些能讲话，但无用的人。 将一个大会，分散成几个小会来开，特别是开一刻钟的快速会议。时间短，碰头会站着开。 设计会议的程序 无论是大会还是小会，是公开的会议，还是封闭的会议，都要有严格的程序。 注意何时引出，谁为主持人、讨论人、核心发言或者报告人。 在程序设计中，确定开始的时间、每个阶段发言的时间、预计的结束时间。 资料准备 重要的会议，要有报告的全文，发言的提要，还要有相应的背景资料。 中小型会议，也要有一些文字资料。如工作汇报会，各个汇报单位，要将若干数字资料统计出来，形成文字。 最好制作成电子文档，利用电子设备，节省会议时间。 重视会议通知环节 通知的内容包括：会议名称、开会时间、目标和议题、场所（附导向图）、答复期限、资料准备、主持人和召集人的联系方式。 重要的会议，特别是超过30人以上的会议，要有书面通知。 注意通知的可靠度，文字与语言相结合。 准时 保证会议的准时开始。事先做最坏的打算，有预备方案。 与会人数明显不足，是否可以分段开会。重要人物没有到场，是否可以临时调整会议程序。 分段签到、会后签到。大会一定要分片安排座位，留出迟到席位。 严肃会风 迟到无法杜绝，但是可以控制。对于迟到问题，要严格管理，形成良好会议风气。 制裁要有尺度。李立三对于林彪迟到的批评。不知道天高地厚。 联想召集会议，迟到者罚站一分钟。对于资深员工也不例外，总裁也要带头执行。 特殊情况 主持会议的时候，总是有特殊人物、特殊情况，需要主持人的灵活变通。 如，上个世纪后半叶的中国，毛泽东的作息时间，改变了全国大会的日程安排。 会议的日程可以调整，不能拘泥于事先设计的规则。但是，主持人一定要提前到会场。 控制会议议题 及时引出主题，不断强调，控制发言和讨论的时间，采用倒梯形。 遇到争议，明确规则。学习《罗伯特议事规则》。 会议主席规则、会议秘书规则、与会者规则、针对不同意见的提出和表达规则、辩论的规则、不同情况下的表决规则。 会议讨论的控制 中型会议，围圈而坐，参加会议者地位平等，容易争论。 有不同意见，给予限定的发言时间和机会，严格控制时间。确定一位执法人。 表达不同意见，只能向主持人说，而不能向对手说。 会场控制 明确会议纪律，事先约定有些规则，领导带头执行。 控制电话、限制走动，约定会议的间歇时间。 还要限制工作人员的走动，倒水、摄像等。尽量不在会议开始前的一段时间发文字资料。 避免迟到 越是离会场近的人，越容易迟到。参加会议，一定要提前一些时间。 进入会场，选择适当的位置。避免给予他人消极、退缩的印象。 对于设立迟到席位的会议，要特别注意。先到场的人，应该考虑到迟到因素，给后来者提供方便。 集中注意力 控制溜号。开会溜号的现象，无法彻底杜绝，但是，要避免负面影响，特别是影响主持人和发言者的情绪。 尽量要记笔记，来集中自己的注意力，避免打瞌睡、看书报。 会议的交谈，难以控制，避免与熟人坐在一起。坐在主席台上的一些陪会者，更要控制说话。 会议传达 参加会议后，积极传达和落实会议精神。开会的成效，体现在会议结果的落实。 注意研究会议的资料，做好记录，及时整理，通过适宜的途径转达和汇报。 注意，落实的依据要以纪要为准，而不能依据个人的记录。 谢谢大家 THE END 通用管理技能系列培训 时间管理与 会议控制 吕革新 副教授 高级职业指导师 题 解 时间，是一种无法再生的资源 夕阳无限好，只是近黄昏 公务人员，开会耗费大量时间 1、时间失控 为什么时间不够用？不知道每天在忙什么。 无法主动地支配时间，被动地消耗时间。 时间异化。不是人支配时间，而是时间支配人。 属于别人的时间 与一般员工相比，管理者在时间控制方面的主动性要强一些。 但是，管理者的时间，一般容易“属于别人”。如1976年到1978年的最高领导人，忙得一点自己的东西都没有。 组织层级中，位置越高的人，时间控制的权限越大，越需要掌握时间