时间管理与日程安排教案.ppt

5、日志的变更 原定结束时间延长超时 追加紧急的或新添的项目 项目的时间调整、变更 项目的终止或取消 注：应尽量想办法将日程安排的变更限制在最小的范围 针对变更，秘书应注意 1、安排活动之间要留10-15分钟左右的时间间隙 2、项目调整，应遵循先急重后轻缓的原则 3、变更后，做好通知、说明原由，防止误解 4、检查变更后的日志，不要漏记和不作修改 秘书和上司的时间管理非常重要，秘书要学会判断事情的重要程度并据此安排上司和自己的时间。 本节小结 技能训练 技能训练一 技能训练二 技能训练三 2006年6月5 日（下周三）公司总部副总裁王明一行五人将来我公司视察。视察内容包括：听本公司领导叙职（上午9：00-11：00在公司主楼第二会议室）中午11：30-12：30在公司宾馆餐厅海王星厅就餐，我公司陪同人员有我公司经理、副总经理（共二人）、办公室主任、公关部部长，经理秘书纪颖，共6人；出席本公司科技人员获国家科技奖表彰大会（15：20—16：20在本公司礼堂举行，下午13：30—15：00）；检查实验大楼的建设情况（15：20—16：20在工地现场）；晚餐在17：00—19：00举行（地点同中午）。请列出工作日志。 技能训练 一 技能训练二： 请你帮助天地公司的秘书钟苗,为她的上司制定一份会议时间表 天地公司销售部经理第三季度会议较多, 七月的前两周要在上海开会; 八月的第二周要去香港参加5天会议; 每月的最后一个星期五上午是销售部固定的部门会议; 八月最后一个星期三要参加公司的办公会议, 七月的第三周星期二要在公司开销售会议,传达上海会议精神, 八月第一周的星期一还要面试三个营销员; 九月的前两周希望安排休假 第二季度会议时间表（2005.7—9） 月份 周次 七 八 九 一 上海会议 周一上午:面试3位营销员(小会议室) 休假 二 上海会议 香港会议 休假 三 周二：销售会议,传达上海会精神(大会议室 四 周五(上午)部门会议 周三:办公会议(大会议室)周五上午:部门会议 周五上午:部门会议 领导日程安排 张俊是苏州工业园区某跨国公司总经理的行政秘书。6月19日下午，总经理对小张说：“明天晚上7：00前必须赶到深圳参加一个预备会议，在深圳住一个晚上，后天晚上还要赶回苏州。我和你一起去，可以搭乘上海到深圳的航班，现在给你有12000元人民币的银行通用卡，密码请你去安排一下。谢谢！” 思考：如果你是行政秘书小张，你准备怎么安排？试计划一张总经理的旅行日程表。（提示：从苏州到上海的时间大概需要4小时，从上海到深圳的航班需要3.5小时，其他时间自己安排） 【分析】 这是一个需要计算、有筹划、必须合理安排经费与时间的比较复杂的问题。请看小张是如何处理的： 首先，要考虑：从苏州出发直到返回苏州，要用钱的地方有哪些？ 经过了解和大致的估算，得知：苏州到上海走高速公路的通路费180元+在上海机场自备汽车的停车费60元+上海到深圳的一等机票费1850元×2人+到达深圳后的晚餐费60元×2人+在深圳的一晚住宿费500元×2人+会议当天的三餐费150元×2人+会务费800元+深圳回上海的一等机票费1850元×2人+回到上海后的点心或餐费40元×2人+上海到苏州走高速公路的通路费180元+备用金2000元，合计是12120元。因此，小张得出：必须按照预先测算省着点用，只能在12000元以内，绝对不能超出，否则总经理要怪小张不会有计划地用钱。 其次，总经理到深圳去出差，除了用钱的问题外，另外还有些什么重要的问题必须考虑呢？经过仔细思考分析，他得出还有以下两个问题也必须解决： 第一个问题：出差应带的一些物件，如生活必需品、开会所需的各类文件资料等。 第二个问题：从苏州到深圳的时间安排。这是一个很重要的问题，必须给予精密的考虑，做出科学合理的安排。用什么方法来安排时间是切实可行、科学合理的呢？经过深思，小张采用了目前常用的“倒推法”。于是做出了这样的安排： 由上表的倒推中可以看出，明天（6月20日）上午8：00从苏州发车去上海比较合理，拟订的日程表如下表所示： 小张秘书于是先传真相关证件到上海机场，预定了上海到深圳的一等机票与返程机票各2张，接着通知总经理于明天（6月20日）上午8：00乘车去上海，告诉总经理上海去深圳的开航时间是下午1：00等其他事项，然后再准备齐全资料与一点生活用品，带上银行通用卡。这样，总经理交代的事情就初步搞定了，得到了总经理的赞许。 技能训练二： 请你帮助天地公司的秘书钟苗,为她的上司制定一份会议时间表 天地公司销售部经理第三季度会议较多, 七月的前两周要在上海开会; 八月的第二周要去香港参