中职教育计算机课程第三章第四节数据管理.教案.ppt

3.4 数据管理 知识点 建立和使用数据清单 数据排序和筛选 数据的汇总分析 任务一 建立和使用数据清单 任务描述 根据期中考试成绩统计表，建立数据清单管理数据，并用记录单的方法添加记录、修改记录和删除记录。 任务分析 建立数据清单后，选定数据清单中任一单元格，利用Excel 2003中“数据”菜单项中“记录单”命令可以很方便地输入、修改、添加、删除和查询记录。因此，任务操作可以分解为： 建立数据清单 添加记录 修改记录 删除记录 操作步骤 （1）打开Excel 2003，选定工作表“Sheet1”。 （2）在空白工作表的首行输入“07会计班期中考试成绩统计表”。 （3）在第二行输入字段名，依次为“语文、数学、政治、经济法、统计、会计实务、总分、平均分”。 （4）设定标题和字段名称的字体、格式。设定各字段的宽度和数据清单中数据的格式、数值精确度等。 （5）保存如图所示的数据清单。 （6）单击需要添加记录的单元格。 （7）单击“数据”菜单项中的“记录单”命令，打开“Sheet1”对话框。如图所示。 （8）单击“新建”按钮，打开一个空白记录单。 （9）用鼠标选定每个字段名后的文本框，在其中键入新记录所包含的信息。 （10）输入数据后，按回车键添加记录。 （11）完成记录添加后，单击“关闭”按钮，可关闭记录单。 （12）单击数据清单的任一单元格。 （13）打开记录单对话框，找到需要更改的记录，可修改其中信息。 （14）在记录单对话框中单击“删除”按钮，系统显示提示信息，提醒用户该记录将永久删除。 任务二 汇总数据 任务描述 张强是“市雪莲办公用品批发部”的一名职员，批发部张经理将07年2月份9～16号的出货单交给张强，要求张强输入电脑，并分类统计汇总销售数量和销售金额。张强经过一番努力后，做出了如样例所示的统计表格。 任务分析 对数据清单中的数据进行分类汇总，要求数据清单中的某个字段有规律排列，因此，任务操作可以分解为： 建立数据清单 按销售日期排序 分类汇总产品数量 计算销售金额 操作步骤 （1）录入出货单中的数据，建立如图所示的数据清单。 （2）单击“出货日期”列中的任意一单元格。 （3）单击工具栏上的“升序”按钮或“降序”按钮。 （4）单击“数据”菜单项上“分类汇总”命令，打开“分类汇总”对话框，如图所示。 （5）在“分类字段”下拉列表框中，单击需要用来分类汇总的数据列“出货日期”。 （6）在“汇总方式”下拉列表框中，单击计算所需的分类汇总的函数。例如，选择“求和”函数。 （7）在“选定汇总项”列表框中，选中需要对其汇总计算的字段复选框。例如，选择“数量”、“金额”。 知识链接 链接一 数据清单概念 数据清单是包含相关数据的一系列工作表数据行，例如发货单数据库，一组学生名单和联系电话等。在Excel 2003中，可以很容易地将数据清单用作数据库，数据清单中的列是数据库中的字段；数据清单中的列标志是数据库中的字段名称；数据清单中的每行对应数据库中的一个记录。 （3）工作表的数据清单与其他数据之间至少留出一空列或一空行。 （4）数据清单的数据区不允许出现空行、空列。 （5）数据清单的第一行是标题，即字段名。 （6）字段名长度小于255个字符，并有一定含义。 链接二 数据排序 使用常用工具栏上的“升序”和“降序”按钮，可以非常方便地对数据列进行排序。在需要排序的数据列中单击任一单元格后，再单击“升序”按钮可按字母表顺序，数据从小到大，日期由前到后排序；单击“降序”按钮按反向字母表顺序，数据 从大到小，日期由后到前排序。如果所排序的数据是中文，则排序依据是中文的拼音或笔画。对于数据清单而言，排序操作将当前单元格所在的列作为排序基准。 在数据清单中，使用常用工具栏中的“升序”或“降序”按钮排序，只能按单个字段名的内容进行。当遇到该列中有多个数据相同的情况时，可以使用“数据”菜单项中的“排序”命令，根据多列数据进行排序。 链接三 取消分类汇总结果 如果想取消分类汇总的显示结果，恢复到数据清单的初始状态。可进行以下操作。 （1）在含有分类汇总的数据清单中，单击任一单元格。 （2）在“数据”菜单项中，单击“分类汇总”命令。 （3）在分类汇总对话框中单击“全部删除”按钮。 拓展与提高 数据筛选 利用Excel提供的筛选功能，可实现只显示满足条件的记录。 1．筛选职称为“业务员”的学员信息 （1）单击数据清单中的任意单元格。 （2）单击“数据”菜单项“筛选”子菜单中的“自动筛选”命令。 （3