如何提高工作效率—时间管理课件.ppt

* 为了说明这个问题，我们再来介绍一个概念——优先矩阵 一般事情会按照优先矩阵中的重要程度和紧急程度来进行划分： 1、既重要又紧急：危机或投诉发生，必须马上处理 2、重要但不紧急：做规划、沟通、建立人际关系，虽然不紧急，但要多花时间在上面 3、不重要但紧急：电话、会议等，要尽量减少 4、既不重要也不紧急：无意义的闲聊，要尽量避免 好，我们回顾一下我们上周都做了哪些工作，把它们放在《优先矩阵》中，并写出所花时间的% 四个象限之间的关系是：如果不花时间在第二象限，那么则会增多第一象限的事情，如平时不关注健康，则会发生疾病，平时不注意设备的维护，则会发生故障，如果平时多多关注客户，则会避免客户的投诉。如果注意力总是放在第一象限和第三象限，则你会处于应变的状态中，如果你有意识调整你的注意力将其放在第二象限，则你会从应变状态转变到制变状态。所以我们应该多投资时间在第二象限。 我们不应全面否定按事情的“缓急程度”办事的习惯，但要强调的是，在编排行事的次序时应先考虑事情的“轻重”，然后再考虑事情的“缓急”。因此我们处理事情的顺序应按照M1—M2—M3—M4的顺序。 紧急情况会在毫无预警的情况下发生，而且要马上采取行动，以避免造成严重的后果。这种危机的处理工作，称为“救火”。真正的紧急事件必须立即处理。 如果能尽早计划避免紧急事件的发生是最理想的。如果你觉得自己总是化很多时间救火，就请以一星期或一个月为期，将这段时间发生的紧急状况一一记录下来，找出失火的地点及造成的损失，明确纵火犯、救火员是谁？找出每件危机的原因、行动及处理结果。然后比较各种情况，看看是不是有固定模式可循，经过分析后你可以采取某种培训、给予适当建议、设定适当的控制方式。 当危机发生时，应将受影响的时间减至最少： 1、保持冷静：在压力下解决问题 2、将主要的考虑独立出来:决定哪些损失可以忍受，哪些损失则一定要避免。你的目标是要解决问题，在不造成重大损失的前提下将事情处理好。 3、尽快恢复正常： 4、从每次危机中吸取教训： * * 张经理把要做的当天任务罗列出来： -制定明天时间计划 -接待一个老同学 -向总经理汇报工作 -举行办公会议 -给外地客户打电话 -与同事聊一部电影 * 任务重要性打分标准 4分 3分 2分 1分 任务紧迫性打分标准 非常紧迫 紧迫 不很紧迫 可以推迟 4分 3分 2分 1分 ? * * * * * * 公私兼顾：工作+家庭 价值为先：以价值观为依据 * 2 当培训结束后，学员能够： ? 明确部门培训管理者的角色定位与能力要求 ? 认识到管理者进行时间管理的重要性 ? 个人时间管理更具条理性，表现在以下几方面： -? 能够区分主动性和应对性任务 -? 按照工作的轻重缓急，确定工作处理的先后次序 -? 制定明确的工作计划 ? 通过有效的分工,来提升项目中管理他人的领导效能 ? 加强作为部门培训管理协调者的时间管理 制定行动计划，提高时间管理能力 * 为使大家更全面的了解掌握时间管理方面的知识和技巧，特向大家推荐如下书目： 哈佛MBA经理手册（时间管理、业务管理、谈判能力与技巧） 企业管理版 时间管理学 中国城市版 时间舵手（成功认识的时间管理术） 时事出版社 80/20法则 中国城市版 白领职业教程（工作计划、时间运筹） 企业管理版 * 你可运用的时间就是你全部的时间资本：你不能借时间，你不能囤积时间，你甚至不能努力工作来赚取时间。你只能投资现有的时间。你投资的时间所获取的报酬，就代表你使用时间资本的效率。时间，你浪费不起。 但是如果你做事的方式与以前一样，那么你得到的结果也会和以前一样。我们必须从一点一滴的小事开始，坚持不懈，使时间管理成为你的习惯，成为你工作生活的一部分，这样你使用时间才会更有效率、更具生产力。 大家现在填写《学习回顾与行动计划》，一是对本次培训的回顾总结，二是制定下一步的行动计划。 昨天是一张已被注销的支票 明天是一张尚未到期的本票 今天则是随时可运用的现金，请善用它！ * 你可运用的时间就是你全部的时间资本：你不能借时间，你不能囤积时间，你甚至不能努力工作来赚取时间。你只能投资现有的时间。你投资的时间所获取的报酬，就代表你使用时间资本的效率。时间，你浪费不起。 但是如果你做事的方式与以前一样，那么你得到的结果也会和以前一样。我们必须从一点一滴的小事开始