SOP05-004-01设备档案管理规程.doc

章节：设备管理 题目：设备档案管理规程 生效日期： 年 月 日日期： 年 月 日 职务 签名 日期 审核人 批准人 分发部门： □质量部 □生产部 □物控部 □办公室 □工程部 □销售部 目的 建立设备档案管理规程，规定设备档案的建立、归档、使用、保管等要求，以规范设备技术档案的管理。 适用范围 适用于公用系统、生产设备和检验仪器设备等设备说明书、图纸、合格证等设备技术资料的管理。 责任人 工程部负责设备档案的建立和管理； 设备使用部门负责设备技术资料的移交； 质量部QA负责监督本规程的实施。 内容 4.1 设备档案管理总则 4.1.1 设备档案是指设备从规划、设计、制造、调试、使用、维修、改造、更新直至报废的全过程中形成的图形、文字说明、凭证和记录等文字资料，通过不断收集、整理、鉴定等工作归档建立的设备档案； 4.1.2 设备档案资料按每台单机整理，存放在设备档案内，档案编号应与设备编号一致； 4.1.3 按设备档案编号顺序排放在设备档案柜内，定期进行登记和资料归档工作； 4.1.4 对所有管线，隐蔽工程等要绘制系统流程图存档； 4.1.5 工程部经理统一负责公司公用系统、生产及辅助设备、检验仪器设备的技术档案管理，设备档案保存至档案室。 4.2 设备档案管理内容 4.2.1 设备的建档范围 4.2.1.1 凡纳入固定资产管理的公用系统、生产设备、检验仪器设备等均逐台建立技术档案； 4.2.1.2 新的设备，一经转入固定资产，随即建立设备技术档案； 4.2.1.3 自制设备，转入固定资产管理，即应建档； 4.2.1.4 调入公司的旧设备，需转入固定资产管理的，都需建档。在调入设备时，需向原单位索取全部技术资料，审查校对，重新建立档案； 4.2.1.5 报废设备，尚未拆除时暂存档案；设备一经拆除，除保留有价值的资料，其余档案资料可撤消； 4.2.2 设备技术档案主要内容 4.2.2.1 生产厂家、型号、规格（包括各种参数)、生产能力、外形尺寸、出厂日期、购置日期； 4.2.2.2 安装位置、施工（安装）图； 4.2.2.3 安装使用说明书，制造合格证，如为压力容器，应有压力容器质量证明书，调（测）试记录等； 4.2.2.4 设备图纸：包括主机、配套设施、附件、备件和易损件的图纸或书面资料； 4.2.2.5 设备收货单，设备开箱验收单； 4.2.2.6 设备档案目录，说明设备档案包含的文件内容； 4.2.2.7 历次检修、维护、保养的记录； 4.2.3 技术鉴定及技术台账应包括下列内容： 4.2.3.1 主要设备的确认/验证资料一般应有：a. 确认/验证方案；b. 确认/验证记录；c. 确认/验证报告三部份； 4.2.3.2 主要设备的技术改造情况汇总表； 4.2.3.3 设备检修状况汇总表（大修项目，实际完成项目，计划外项目，计划检修工时，实际完成检修工时等）。 4.3 归档手续 4.3.1 各有关部门必须做好各种原始资料的保管工作，认真填写各类原始记录表格，保证资料齐全整洁； 4.3.2 需要归档的设备文件资料，由设备主管负责收集、整理，做到完整化、系统化，并填写R3-SOP 05-004-01《卷内目录》，清点无误后签字存档； 4.3.3 基建、技改项目移交生产时，其设备图纸、资料等同时移交工程部，整理归档； 4.3.4 设备使用、管理过程形成的资料，及时移交工程部，整理归档。 4.4 保管与更改 4.4.1 工程部对已经归档的技术文件、资料，应及时进行登记、编号、整理，根据档案属性、顺序编排，分类保管。在未经整理登记前不得发出使用。归档的蓝图要组成保管单位（卷、册、盒、袋），归档的底图要扎边，不许折叠，妥善保管； 4.4.2 归档的技术文件、资料的编号与设备编号一致； 4.4.3 底图档案应加强管理，做到底图、目录、账本三者统一； 4.4.4 档案保管期限，无特殊要求，一般为十年或设备报废后五年； 4.4.5 更改底档和栏档时一律采用划改的方法，不准涂改； 4.4.6 更改时必须经工程部经理批准； 4.4.7 负责档案的管理人员应熟悉保管方法，对破损或变质资料及修补或复制； 4.4.8 档案移交时必须办理移交手续。 4.5 档案借阅 4.5.1 设备档案原则上不准借出，仅供在档案室内阅览，必要时办理借阅手续，借阅人填写R1-SOP 05-004-01《设备档案借阅登记表》，由档案管理人员确认后方可借阅。需复印使用时，由工程部经理批准。 4.5.2 借阅人员应保持案卷干净、完整，不得随意折叠、拆卷和涂改、抽换、损坏和丢失。归还时双方点清后归档上架。 4.5.3 外