金算盘软件操作手册第四章系统初始化.doc

第四章 系统初始化 管理信息系统的初始化关系到整个系统的运行状况和结果，因此需要特别注意。 首先，需要根据单位自身的情况，设置相应的操作人员并赋予具体的操作权限，然后根据不同的分工，进行具体的系统初始化工作。在本软件系统中，涉及到许多编码（）,如编码尽可能短、少使用其他符号，如‘#’、‘-’、‘*’、“-”等。 充足性：编码所采用的文字、记号或数字，必须有足够的数量，以便所组成的个别资料编码，足以代表所有个别资料，以及应付将来资料扩展时的实际需要。 易记性：在不影响上述原则之下，编码应选择易于记忆的文字、符号或数字，或赋予暗示及联想性。但这原则是属于次要原则，若这前的原则俱全而独缺乏此项原则的物料编码，仍不失为可采用的编码。 2．相关设置 系统所涉及的初始化资料信息，需要统一的规划。也就是说，如果应用本软件系统，在现在和将来可能涉及的资料信息在一开始就要计划好，为各类资料设计好编码、分类以及日后新增的方式，管理的手段、权限。基础信息是信息化应用的基石，如果它有错误或是偏差，这会影响到其后所有信息的准确度，因此，最好不要只有在使用该信息时才考虑它的设置。其中，物品信息是最复杂的一类，由于其品种、型号多、数量多，是最容易出现错误的环节，更要在正式启用业务处理之前，核对所有的信息，确保100%的正确。 系统独立提供各种资料的类型，它提供了资料定义之外的类别管理，如往来单位中必须定义单位性质，它是从供应商和客户两个角度来划分的，是完成系统功能必须的，同时提供了单位类型的自定义，以便使用者从另一个角度来进行分类。正确运用类型、类别可在系统中获得众多的方便，更能适应使用者实际需要。 系统在许多资料的定义上运用了自定义项目，自定义项目是对软件功能的扩展和补充，可以满足使用者一些特殊的需求。但不是说一定要用它，如果系统提供的基本定义已经足够了，还是尽可能不使用自定义项目。合理规划自定义项目，需要对现实应用进行全方位的分析，并强调关键信息，关键环节，强调能与管理带来方便的信息。自定义项目的运用，会同量涉及单据设计，账册报表的设计等环节，所以要求在初始化阶段就充分考虑。 系统中还涉及一些信息，本文并没有完全列举，如“物品”中的“产地”信息。此类信息一般只出现在特定的局部，文中虽没有特别说明，但只要使用，同样需按前述的要求的原则来运用，这会帮助你出具更有价值的报表，更多角度地分析信息。 更多的实践还是需要实施、咨询顾问的支持。 资料分类 这里综合系统所涉及的所有初始化资料信息，并根据特点加以分类，以方便查阅。表中不涉及一些局部的信息。 公用设置 物流管理（购销存） 生产计划管理 财务管理 1 用户权限 物品类型 工序设置 往来期初 2 币别设置 物品性质、核算科目 工作中心 科目期初 3 科目设置 物品税率 工厂日历 固资类别 4 部门设置 物品货位 计划展望期 固资变动方式 5 职员设置 计量单位 BOM定义 固资费用类型 6 单位类型 物品设置、自定义项目 核算选项 固资期初 7 单位设置 成本计算组 个人所得税税率 8 凭证类型 工程核算 扣税标准 9 统计核算 物品期初 库存期初、跌价期初 财务预算 10 项目核算 暂估期初、直运期初 11 付款方式 受托期初、委托期初 12 付款条件 分销期初、销售期初 13 现金项目 折扣管理 14 期间费用 15 经营预算 16 加工期初、加工核算选项 17 单据设计、出入库类别 单据设计 单据设计 流程参考 根据前面的分类，将初始化流程首先是全局的整体流程，其中细分为公用部分、物流系统、生产计划和财务系统四个部分的流程。请参见随后的附图。流程图是帮助使用者完整地进行初始化过程，因初用者见到如此大量的信息，往往不知从何下手。流程图表明了初始化的一般过程，同时隐含了各种信息之间的潜在联系，遵循图示，可有助于对信息的规划。 图中（图 4- 1、图 4- 2、图 4- 3）所涉及的流程有些是可跳过的，如您的业务不涉及往来核算，您可以不设置单位类型、往来单位和往来期初。 1．整体流程 图 4- 1 2．公用设置和财务系统流程 图 4- 2 3．物流和生产计划初始化流程 图 4- 3 用户权限 系统建立了完善的权限管理机制，对您的账套及数据进行有效的保护。软件中的权限管理是按照模块授权进行管理的。同时，权限的分配采取了更合理的措施。在本系统中，您可随时增加一个操作员，然后授予相应的权限。 由于本系统对各种操作权限的划分非常细致，共有几十项，因此，对于每个操作人员的权限按照详细的操作进行分工，工作量较大。因此本系统采用了对操作员分组管理，如成本组的操作员只能复核该组操作员填制的凭证，而工资核算组的操作员只能复核工资组操作员填制