企业日常应用文体─汇报正确表达.doc

企业日常应用文体─汇报的正确表达 （讲课提纲） 汇报这个文体在日常工作大量应用，特别是国家政府机关尤为常见。上级机关了解下面工作，除了直接到实地考察外，听汇报则是必有的程序。上级机关和下属单位都很重视汇报工作。通过听汇报，上级可以了解掌握下面工作的思路、措施、成果，下属单位可让上级了解自己的工作意图，争取上级的支持与肯定。因此一个单位向上级的汇报质量好坏，直接影响上级对这个单位的看法与印像。 根据公司工作的需要和安排，办公室牵头举办了这次公文培训班。目的是帮助分厂的同志在实际工作中更好地掌握一些常用文体，以便提高上下沟通的效果、效率。从另一个方面看，对提高我们的思想水平也是很有帮助的。 公文是国家机关企事业单位大量应用的文体。特别是国家机关，命令的下达，决定的贯彻，情况的通报，上级指导工作，下级汇报工作，更多地是靠公文来完成。作为一个基层分厂来说，真正的公文接触机会并不是很多，直接应用的也就是请示、汇报、总结、通知等一些文体。 关于公文的文体、文种，前面其他老师已经和大家讲了不少。我要讲的主要是企业日常应用文体汇报的表达方法。尽管公文种类很多，有13种，每种文体都有自己的特点与要求。如公告与通告，通知与通报，仅仅一字之差，用法上就有很大区别。尽管文体不一，但有其共性的东西，那就是正确地表达自己的意思。这里结合公司实际，着重讲一下分厂常用的汇报（汇报不在13个公文之列）如何做到正确表达。 重点要理解好以下三个方面。 一、什么是表达 用口说或用文字把自己的想法表示出来，或是说表达一个人的观点。这里面着重讲的是文字表达。 　 表达的方式：记叙、说明、议论、描写 　 (1)叙述。叙述是公文写作中最常见的手法。就是把一件事情，把自己的想法，把一些工作的前因后果，来龙去脉表达清楚。 (2)说明。说明是就是把事物的形状、性质等情况向大家解释清楚。如我们有时要介绍某一个产品，某一项技术，某一个公司客户等等，需要用说明的方法。 　 （3）议论。议论就是作者对某个问题、事物发表自己的看法，表达自己的意见。议论在应用文体中也是经常出现的。我们公司的一些文稿中就常见，比如，对工作的评价，对形式任务的分析判断。 在实际应用中，叙述、说明、议论往往是结合着使用，“夹叙夹议”就是一种常见的手法。 （4）描写。描写是对所写作对象作一番描绘，把它的形状、特性等描绘出来，给人一种鲜明的印象。这种方法一般在公文中不使用，但在信息报道中可以使用，如报道单位的先进人物，典型事例等等。 二、怎样正确地表达 正确地用文字表达自己的思想，其前提是要做到遵循表达的客观规律。任何事物都有自己存在运行的客观规律，表达也不例外。通知这个文体，就有它自己的表达规律，一般来说，你说明通知的缘由，具体要告知的事项。决定，要有决定的缘由和决定的具体事项。汇报也是如此。汇报实际上是分为两个部份，一是前段总结，二是下步打算。整个体汇报要遵循作了些什么事，取得什么样的效果，存在的问题，其中的经验教训，下步工作打算，工作措施等等这样一个思维规律。这个规律是人们认识客观事物思维运行的一般方式。按照这个方式去表达，别人听着就感觉清爽；违背这个规律，汇报起来就不通畅，听的人，也觉得困惑、费解。 正确表达应该做到：思路清晰、意思完整、用语准确。 先说一下思路。我们常说，思路决定出路，写文章也同样如此。思路清晰，则文路顺畅。思路清，才能做到逻辑性强。一篇好的公文，往往都是逻辑性很强的。作者经常而且大量地应用归纳推理（由个别到一般）或演绎推理（由一般到个别）。比如，我们在写总结时，首先要写基本情况，也就是当前的情况。上级下达了什么任务，计划是多少，实际完成多少，对工作的总体评价，是好，还是不理想，还是不好。这里面，不论是好还是较差，都要有个原因。做为一个听者来说，思路应该这样的，听你取得了什么样的好效果，怎样取得的；如果是效果不好，那么原因是什么。下步工作打算，往往也是听你所做的工作外部与内容环境如何（就是通常所说的形势分析），针对客观形势，如何有针对性地采取措施。打算具体如何干。这是一个汇报工作应有的思路。我们的一些汇报往往是在思路上有些不清，让人听了费解、困惑。 （事例）举某某公司市场部的一个汇报为例子。应该说，这篇汇报内容比较全，如取得的成绩，存在的问题，下步工作打算，其中又包括市场形势分析，采取的对策，等等。不足的地方是思路不清晰，层次缺乏条理。此文共写了五个部份，其实两大部份即可，第一大部份应为总结部份，第二部份为下步工作打算部份。总结部份应有开展工作的内外环境与条件，取得的成果，作了哪些工作或采取了什么措施，还存在什么样的问题，其经验教训是什么。第二部份要写下步工作打算，其内容应有面临的形势，有利条件与不利条件的情况，预定什么样的目标，准备采取什么样的措施与办法。 再说一下意思要完整的问题。