7.5.1-G06-01租售业务信息资料管理规范.docVIP

深圳市万科物业管理有限公司作业指导文件 编号 VKWY7.5.1-G06-01 名称 租售业务信息、资料管理规范 版本 B/0 第1页共3页 编制 闫勇 更改 张瑜 审核 吴耀平 批准 吴全宏 生效期 2002年11月20日 1.目的 对租售信息的传递与更新过程，以及租售中心及各部门租售业务资料的管理进行规范。 2.范围 适用于租售中心全体及各部门租售人员。 3.职责 3.1 租售中心及各部门租售人员负责信息的收集、整理和传递； 3.2 租售中心负责公司各类租售信息的汇总、分析和对外发布。 4.方法和过程控制 4.1租售信息报送 Y N 4.2租售资料保管 4.2.1管理处所填写的初始租售资料，应明确专人严格保管，除上级领导、财务管理部和租售中心工作人员外，不得提供他人使用或借阅。 4.2.2在进行委托登记时，租售人员必须注意登记资料的保管，避免客户看到其它相关资料。租售人员应熟记委托记录，当有业主或客户来咨询时，要口述房屋委托情况，不可将重要资料出示给客户。 深圳市万科物业管理有限公司作业指导文件 编号 VKWY7.5.1-G06-01 名称 租售业务信息、资料管理规范 版本 B/0 第2页共3页 编制 闫勇 更改 张瑜 审核 吴耀平 批准 吴全宏 生效期 2002年11月20日 4.2.3对已失效的租售资料，各部门需至少再保存二年。 4.3租售信息表格的填写 4.3.1在填写租售信息电子文档时，填入的信息用宋体11号字，表格格式不得改动。 4.3.2表格内的编号为八位：XXAABCCC—X为年度代码；A为管理处代码；B为表格代码；C为业务发生的序号，初始序号为001。 4.3.3管理处代码（同邮箱编码）：天景—01；威登—02；荔景—03；万景—04；桂苑—05；城花—06；福景—07；俊园—08；彩园—09；花城—10；金色—11；温馨—12。 4.3.4业务表格代码：出租—1；转让—2；客户委托—3；交易—4；撤单—5。 4.3.5日期填写的格式：例如:2001年10月1日，写 4.3.6户型填写的格式：几房几厅几卫，复式户型并需注明。 4.3.7附属设施栏主要填写室内是否含装修、家电、家私。 4.3.8各部门应对所有租售合约统一编号保存，编号规则如下：部门简称+[年份]序号，例如：天景[2001]001。 4.3.9备注：物业类型（高层、多层、别墅等）、有无留钥匙、另要补充的内容。 4.3.10价格：售价和月租在登记时，要了解客户的心理价位，如报最低价需注明。 4.3.11付清/供楼以及原价需填写。 4.3.12房号：标明具体房号—X苑X幢X号。 4.3.13撤单表内的撤单类别，分为业主撤单和客户撤单两类，根据 撤单类别填写其中一种。后面对应的原编号，填写相应原表内的编号。 深圳市万科物业管理有限公司作业指导文件 编号 VKWY7.5.1-G06-01 名称 租售业务信息、资料管理规范 版本 B/0 第3页共3页 编制 闫勇 更改 张瑜 审核 吴耀平 批准 吴全宏 生效期 2002年11月20日 4.3.14邮件发送业务表格时，要把所发内容用颜色区分：新增或新更改的统一用红色字体，对房源和客户信息中非本期成交或撤单的统一用蓝色字体，其它格式不变。但在更新信息传递时，要将相应字体颜色调换。 4.4租售信息以年度为单位保存，在下年开始时，启用新表格，相应序号、合同号从001开始登记。对于跨年度仍然有效的委托，要顺延至下一年度，但原编号不变。 4.5各部门租售人员岗位若发生变动，必须及时通知租售中心，并完善各项交接手续（须有租售中心人员监督），前任租售人员应对新租售人员进行必要的培训，以保证租售工作的连续性。 4.6 每季度租售中心应对公司租售业务工作情况进行分析总结。 质量记录表格 VKWY7.5.1-G06-01-F1 《房屋出租登记表》 VKWY7.5.1-G06-01-F2 《房屋转让登记表》 VKWY7.5.1-G06-01-F3 《客户委托登记表》 VKWY7.5.1-G06-01-F4 《房屋交易登记表》 VKWY7.5.1-G06-01-F5 《撤单记录表》 租售业务信息 一个工作日报租售中心 当月15、30日知会租售中心 租售中心汇总 租售中心每周，在外部网上发布有效租售信息。 租售中心每半个月统计交易信息，并挂到内部网。