2014文件管理规定总结报告.doc

文件管理规定 姓 名/岗位 签 名 日 期 起草: 审核: 批准: 版本号 修改记录 日期: 1.0 原版发行 1 目的 为科学规范地搭建起公司管理制度体系，有序做好文件体系管理，保障公司“科学规范、有序高效”运行 2 适用范围 适用于本公司管理制度体系要求的文件。 3 职责 3.1 行政人力资源部负责本规定的编制，各部门贯彻执行。 3.2 相关部门负责编制本部门的管理制度文件。 3.3 各部门负责确定文件的编号、分发范围、受控级别及文件的检查。 3.4 行政人力资源部负责文件的分发、回收、销毁、存档。 3.5 各部门负责本部门文件的变更、使用、管理。 4 文件内容 4.1 文件格式 4.1.1 文件编排 文件纸张大小以A4为主。如有特别需求，可选用A3或B4纸。 每份文件分首页、修改记录页、发放控制页和目录。 文件首页应包含： 有限公司厂标 公司名称 文件名称 文件编号 版本 必威体育官网网址等级：非受控、受控、必威体育官网网址、绝密 审核权责 版权声明 4.1.2 格式排版 页面设置，上下边距为1，左右边距为2；正文用1.5倍行距、小四号宋体，页眉字体为13号宋体粗体，页脚字体为10号宋体。文件应标注页码以利于编辑修改。正文各部分都应简洁明了。 1 一级标题（小四号宋体粗体），顶格对齐; 1.1 二级标题（小四号宋体）,顶格对齐； 1.1.1 三级标题（小四号宋体）,顶格对齐； 4.1.3 文件内容通常应包含以下六大要项： 1 目的 2 适用范围 3 职责 4 文件内容 5 相关文件(不需附于本文件中，仅需列出文件名称) 6 记录表格 7 参考文献 8 附录 为维持管理制度文件内容编排方式一致性，若某文件的六大要项中有缺时 ，请仍保留该要项，而于要项后注明。例：5 相关文件（换行） 无 4.1.4岗位说明书必须包括下列内容： 岗位的基本情况 岗位职责 风险和职业健康影响因素 防范措施 事故应急措施 岗位任职条件 4.2 文件的编号 4.2.1 文件的名称 4.2.1.1 文件的名称由文件英文字符代号，数字序号和中文文件名称三部分组成。 4.2.1.2 文件的名称包括：制度、规定、办法、部门职责说明书、岗位说明书。 4.2.1.2文件编号： SCY-***-***-**** 表格编号：文件编号/RC*** 部门文件类型：部门可以增加一类“综合”，当文件没有对应的类别时可以放在综合管理类；有车间的部门，可以将职责和部门组成合起来一起分类，如生产部，建议可以分为生产管理类、综合管理类、一车间、二车间、三废车间。 部门名称 部门代号 文件类型代码 质量管理部 QUA 分析室(ANA)，综合管理类(GEN) 生产部 MAN 生产管理类(PM)， 一车间(NO1)、 二车间(NO2)、 三废车间(NO3) ，综合管理类(GEN) EHS管理部 EHS 安全管理类(SAF)，环保管理(ENV)，综合管理类(GEN)， 工程设备部 ENG 设备管理类(EQU)，电仪管理(ELE)，基建管理类(BAS)，动力机修车间(MAC) ，综合管理类(GEN) 供应部 SUP 采供管理类(PUR)，综合管理类(GEN) 销售部 SAL 销售类(SAL)，综合管理类(GEN) 技术部 TEC 技术管理类(TEC)，综合管理类(GEN) 行政人力资源部 AHR 人力资源类(HR)：行政管理类(ADM)；文秘类(SEC)；档案管理类(REC)；网络管理类(NET)，综合管理类(GEN), 财务部 FIN 内控制度(ICS),仓库管理(WHM),报销流程(PAY)，综合管理类(GEN)，合同管理类（CON） 企业发展部 DEV 登记类(REG)，项目类(PRJ)，综合管理类(GEN) 澄帆公司 RND 技术管理类(TEC)，综合管理类(GEN) 4.2.2 文件的版本 主版本号，第一版用1.0表示，第二版用2.0表示，第三版3.0，依此类推。 涉及到对组织架构变更、管理流程变更或其它重大变更的文件修订，版本号直接升到主版本号。 对局部内容进行修改的，次版本号依修订次数依次升级。。 例如：1.1 4.3 文件的受控状态 文件分为受控和非受控两大类。凡是管理体系要求的文件均为受控文件。受控文件在发放前加盖“受控”章。涉及公司机密文件（如：薪酬等）需加盖“必威体育官网网址”章，用于存档的文件同时加盖“存档”章。 4.4 文件的编制、审核、批准 4.4.1 各部门负责相关的管理文件组织编制、修改、优化；各