会议服务业务知识剖析.ppt

会议服务业务知识 会议的八知、三了解 ☆知道出席会议的人数 ☆知道会议的类型 ☆知道会议的名称 ☆知道主办单位 ☆知道会议日程安排 ☆知道会议的宾主身份 ☆知道会议的标准 ☆知道会务组织者姓名 ★了解会议特殊要求 ★了解与会者的风俗习惯 ★了解结帐方式 礼堂型布置 所有椅子面向发言人、讲台或主席台。适合于大型会议，可最大限度地利用有限空间来容纳更多参会者。 礼堂型布局主要有V型和端正型两种形式。 在布置座椅时，先将过道空间预留出来。座椅之间横距为5cm，椅子前后中心距离为70cm。若采用扶手椅，其前后距离应适当调大。摆放座椅时，要求前后左右整齐划一。在摆放整齐后，还应将相邻的座椅固定在一起以保证安全。出现紧急情况的疏散时，固定的椅子不会被推倒成为障碍物。 在布置椅子时，前后左右的直线排列可用绳子来做直线比量基准，保证线条整齐划一。依据国际会议惯例，第一排座椅距离讲台或主席台的最小距离为1.8m以上；纵向过道从会议室的最前排一直贯穿到最后一排，不留任何转折和中断；在座位中间部分还应留出横向过道。 教室型布置之一 这种布置与学校教室一样，在椅子前面有桌子，方便与会者作记录。桌与桌之间前后距离要大些，要给与会者留有座位空间。这种布置也要求中间留有走道，每一排的长度取决于会议室的大小及出席会议的人数。 一般要求每个座位上放有一个水杯。 与礼堂一样，教室形布局是常见的布置方案之一。当与会者在会议上需要看资料和书写时比较适用。在这种布局中，发言人可以看到所有的与会者，但大多数与会者只能看到别人的后脑，不利于会间交流。 教室型布置之二 教室型布置之三 教室型布置之四 U 型 很多小型的会议倾向于面对面的布置和安排，“U”形是较常见的，即将与会者的桌子与主席台桌子垂直相连在两旁。 如果只有外侧安排座位，桌子的宽度可以窄些；如果两旁安排座位就应考虑提供更大的空间来呈放材料。 回字型 条型 用两张长桌并列成长方形讨论的形式，一般有方形，圆形和椭圆形几种，多用于讨论会等。 桌上一般要求有台布，椅子颜色与台布颜色接近。 椭圆型 圆型 异型 讨论组通常坐在与会者面前。当人数较多时，讨论组也可转移到讲台上。（M代表主持人） 自助餐型布置 圆型的自助餐型的桌子布置多用于有关酒会等与饮食结合在一起的会议。在中间的圆桌上可以放上鲜花或其他展示物。 自助餐型还有很多的变化形状，可根据具体场所和时间来安排。 会见型布置之一 会见厅的布置可用沙发或扶手椅，按马蹄型、凹字型摆放。通常马蹄型或凹字型布置均用沙发，沙发后摆扶手椅供记录员和译员就座。规模较大的会见，可以布置成会议型，即用桌子和扶手椅布置成丁字形 会见型布置之二 正方形（矩形）布局 一种封闭式的布局形式，可以容纳更多的人参会，要求发言人和与会者坐在一起。 T形布局 适合于小组讨论，在具体摆放时，还可以将图中的两排桌子改为一排，与会者面对面坐在桌子两边，T字的顶端是发言人的座位，因此不应向两边伸出太多。 指导形布局 与T形布局相似，主要区别是指导形布局中，发言人和与会者围坐在同一张桌子旁。 E形布局 E形布局是T形布局的延伸，可以容纳更多的与会者，它的局限是与会者不方便看到其他同伴。如果空间允许，可用开放式E形布局或辐射型布局来代替它。在E型布局中，与会者可以在桌子的一边或两边。 封闭形布局 封闭形布局是将教室布局的走道去掉，这在空间有限而与会者较多的情况下使用，这种布局限制了与会者的活动。 箭尾形布局 这种布局在某种程度上允许与会者进行一定的目光交流。 倒V形布局和V形布局 二者的区别在于发言人的位置。这两种布局可使与会者彼此看到，利于目光交流。同时，也可让发言人方便看到与会者。如果发言人不喜欢和与会者分开，则可采用倒V形布局。 菱形布局 是V形布局的变形，主持人可坐在菱形的任何一个角上。 六边形布局 是菱形布局的变形，在后者无法容纳所有与会者时使用，发言人可以看到大部分与会者，而且大多数与会者也可彼此看到。 三角形布局 适用于小组讨论，发言人几乎可以坐在任何位置，但通常还是处于三角形的某个顶点。 签字仪式型布置 签字厅的布置，要求厅正面挂有屏风式挂画作为照相背景，在挂画前面，并摆放两张长条桌，桌面铺深绿色台呢。在签字台后面，摆设两把高靠背扶手椅，两椅相距1.5米，在椅子背后1.2米处，根据人数的多少摆上梯式脚架，脚架两侧陈设常青树，在两个座位前摆好待签字文本，右上方摆设文具，中间的前方挂有两面国旗的旗架，签字厅两侧可布置少量的沙发，供休息用。 会场的主题性布置 （1） 会标的制作 （2） 桌签的制作 （3） 座签的制作 （4） 会徽 （5） 台幕