集团企业采购内控介绍.doc

企业内部控制——采购 1 采购管理风险与关键环节控制 1.1 采购管理风险 采购，主要是指企业外购商品并支付价款的行为，企业在采购管理方面至少应关注采购业务涉及的以下七种风险，如图2—1所示。 图1 采购管理中存在的风险示意图 1.2 采购管理关键环节控制 企业在实施采购控制过程中，至少应当加强对下列关键方面或关键环节的控制，如图2—2所示。 1.2 职责分工与授权批准 1.2.1 采购管理岗位设置 1.采购管理控制岗位职责 企业应当建立采购管理的岗位职责制，明确相关部门和岗位的之前、权限，确保办理采购业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。具体的采购管理控制岗位职责如表所示。 表2—1 采购管理控制岗位职责一览表 采购管理控制岗位 主要职责 不相容职责 1.总裁 ◇审批采购部门各项规章制度 ◇审批年度采购预算和采购计划 ◇审议批准合格供应商名单 ◇审批预算及计划外采购项目 ◇批准请购单和重要购货合同 ◇拟定采购计划和购货合同 ◇制定采购部门各项规章制度 ◇选择供应商 2. 财务总监 ◇审核采购部门各项规章制度 ◇审核面读采购预算和采购计划 ◇审核预算及计划外采购项目 ◇根据权限审批请购单和购货合同 ◇审批年度采购预算和采购计划 ◇审批预算及计划外采购项目 ◇制定采购部门各项规章制度 3. 采购部经理 ◇制定采购部门各项规章制度和工作流程 ◇编制年度采购预算和采购计划 ◇审核购货合同和采购订单 ◇在授权范围内签订购货合同 ◇办理大宗物资及重要物资的采购 ◇组织进行合格供应商的选择和评审 ◇批准采购计划及预算 ◇批准计划外采购项目 ◇选定合格供应商名单 ◇填写采购订单 ◇起草购货合同 4. 采购员 ◇进行市场调查，填写询价比价单 ◇负责起草购货合同和填制采购订单 ◇提出付款申请 ◇实施采购，办理退还货事宜 ◇建立、更新与维护供应商档案 ◇参与对供应商质量、交货情况等的评价 ◇制定采购部规章制度 ◇制订年度采购计划及预算 ◇审批购货合同和付款申请 5. 财务部经理 ◇审核购货合同及付款申请 ◇审批会计提交的付款凭证 ◇参与合格供应商评审 ◇参与商定对供应商的付款条件 ◇实施采购 ◇编制采购预算和采购计划 ◇执行具体结算工作 6. 应付款会计 ◇核对原始凭证并入账 ◇开具付款凭证 ◇批准付款 7. 出纳 ◇支付货款 ◇编制付款凭证 8. 采购物资使用部门 ◇编制本部门年度采购预算和采购计划 ◇提交推荐供应商名单 ◇提交请购单 ◇参与检查采购物资质量 ◇参与合格供应商选择评审 ◇对不合格及报废物资提出处理意见 ◇实施采购 ◇审批请购单 ◇决定供应商名单 9. 质量管理部 ◇事先检验样货质量 ◇检验所购物资的质量 ◇实施询价比价 ◇物资在库管理 10. 技术部 ◇提供对所购物资的专业技术建议 ◇参与对持有物资的技术检验工作 ◇采购物资的询价比价 11. 仓储部 ◇参与外购物资的出入库验收 ◇外购物资的标识、保管、收发 ◇提出外购物资的补仓申请 ◇具体实施采购 2. 采购管理岗位工作职责 （1）采购部经理岗位工作职责，如表2—2所示。 表2—2 采购部经理岗位工作职责一览表 岗位名称 采购部经理 部门名称/编号 直接上级 财务总监 工作联系 内部 总裁、财务总监、质量管理部、仓储部、提出采购申请的各部门和本部门员工 外部 潜在供应商、现有供应商、政府质监部门等 工作目标 完成企业年度采购计划，降低采购成本名和利控制部门费用 序号 工作职责 负责程度 1 制定采购部有关采购管理制度，报上级审批后监督执行 全责 2 制订采购部年度。季度、月度工作计划及采购预算，报上级审批 全责 3 负责完成企业所需各类物资的采购任务 全责 4 负责重大数量及重要物资的采购工作 全责 5 组织市场供货信息调研和供应商评审 全责 6 负责采购合同管理及合同纠纷的防范 全责 7 负责组织建立和完善供应商档案 全责 8 组织合格供应商的选择评审工作 全责 9 负责采购内部管理的各项工作 全责 确认 我已经准确理解并完全接受以上职责安排，并承诺权力履行以上职责！ 确 认 人： 确认日期： 生效日期 批准日期 （2）采购员岗位工作职责，如表2—3所示。 表2—3 采购员岗位工作职责一览表 岗位名称 采购员 部门名称/编号 直接上级 采购部经理 工作联系 内部 采购部经理、仓库负责人、仓库管理员、质量管理部、提出采购申请的各部门 外部 潜在供应商、现有供应商、政府质监部门等 工作目标 保证企业 物资的及时供应，