利用Word的工资条.docVIP

恒朝教你利用Word邮件合并来制作适合切割的工资条 本文由北京中科恒朝公司技术工程师所写，转载请注明，谢谢！【适用人群】：对Excel制作表单比较熟悉，对Word排版比较熟练 ??第一步：我们暂用EXCEL做一个小的数据库即做工资表，取文件名为“工资表.xls”，如图1所示 ?【注】工资表中第一行应该为标题行。 ??第二步：打开WORD，创建一个文档，在“工具”菜单下找到“信函与邮件”---“邮件合并”并单击，右边会出现邮件合并帮助? ? ??第三步：在选择“文档类型”中选择 “目录”.单击下面的“下一步”---正在启动文档。 ????第四步：选择“使用当前文档”，单击下面的“下一步”---选取“收件人”。 ????第五步：选择“使用现有列表”，点击在下面的“浏览”,在弹出的选择数据源对话框中点击“文件类型”下拉列表,选择“ excel 文件 *.xls”,然后找到刚刚你所做的“工资表.xls”文件，点击---打开。??????第六步：在弹出的对话框中选择[url=/][color=#800080]中科恒朝公司[/color][/url]工资表，如果你的工资表做在SHEET2表中，那么就选择SHEET2$。单击确定，如下图： ??第七步：回到右下角单击下一步“选取目录” ????第八步：在左边的文档中建立跟工资表项目名称一样的表格,其实你也可以直接从工资表.xls文件中复制过来。??????第九步：将光标放在表格中“编号”下方的单元格中，单击右边帮助中的“其他项目”,在出现以下选项中(这些选项来源于“工资表.xls第一行的标题)，选“编号”。 我们可以看到：在“编号”下方单元格中出现了带书名号的“编号”，用同样方法，在姓名、部门、计税收入……单元格下方分别插入相应合并域。 此时，文档编辑已基本完成。如下图： ??第十步：单击帮助中的下一步：预览目录，单击下一步“完成合并”。??????第十一步：在最后右边帮助中，点击“创建新文档”，在弹出的对话框中选择 “全部”。这样最终你就可以得到下图所示效果。 【注意事项】 1、??在合并后的Word中，若出现小数点后有很多位的情况，请现在Excel中把该列数据设置成“文本型”，即可去掉小数点。 2、??打印这种方式的工资条，一般会采用A4纸张横向排列，请先在页面设置中选择，对于工资项目比较多一行排不下的情况，可以排多行，或者采用更大的A3打印纸。??Execl具有电子表格、图表和数据库等功能，但是，它不能像数据库软件那样逐条打印记录。Word可以通过多种方式共享Excel数据，作为Excel数据输出的载体，弥补Excel的不足。现以常见的工资条打印为例，介绍Word合并Excel数据的方法。 　　1、 创建Excel数据表 　　在Excel中创建一个工作表，在首行各单元格中依次输入工资项目(即列标题)，例如：序号、姓名、岗位工资、工龄工资等，它们是Excel数据被Word识别并调用的依据。在第二行依次输入每人的工资数据，工作表中的计算单元格应事先设计好公式。数据输入并完成计算之后，以“工资表”为名保存。 看不清可点图放大 　　2、创建Word模板 　　在Word中新建一个文件，页面设置为A4纸，按照应打印工资项目的名称，制作出一个表格，在一页纸中设计能打印3-4个工资条，将其另存为模板备用。 看不清可点图放大 　　3、使用共享数据 　　用工资条模板新建一个Word文档，右键单击工具栏，选择“邮件合并”命令，打开“邮件合并”工具栏，单击“打开数据源”按钮，在打开对话框中双击存放的数据表，打开“选择表格”对话框，选中包含有数据的工作表，单击“确定”按钮。 看不清可点图放大 看不清可点图放大 　　将光标插入表格第一个项目的位置(例如，“序号”下的单元格)，单击“邮件合并”工具栏中的“插入域”按钮，打开“插入合并域”对话框。单击“数据库域”选项，再选中“域”列表中的“序号”选项，单击“插入”按钮就可以将序号合并域插入到表格中。 看不清可点图放大 　　以上操作完成后，单击“关闭”按钮，将光标放入表格第二个项目的位置，例如，“姓名”下的单元格。再次打开“插入合并域”对话框，再选中“域”列表中的“姓名”选项，单击“插入”按钮就可以将序号合并域插入到表格中。 　　重复上面的操作将所有合并域插入工资条中的对应位置。 看不清可点图放大 　　工资条文档中的文字也可像普通文字那样进行设置，完成以后，单击“邮件合并”工具栏中的“合并到新文档”按钮，即可在打开的对话框中选择合并记录的范围。如果需要生成所有员工的工资条，可以选中“全部”选项；打印当前记录时可选中“当前记录”选项；否则可以选中“从”选项，然后输入记录的起止序号，单击“确定”按钮就会在新文档窗口生成工资条。 看不清可点