企业文书档案的整理教材.ppt

国家档案局关于企业执行《科学技术档案案卷构成 一般要求》和《归档文件整理规则》的意见 经科字〔2003〕第2号 《科学技术档案案卷构成一般要求》(GB/T11822—2000)和《归档文件整理规则》(DA/T22—2000)自2000年发布以来得到广泛运用。这两个标准都是档案整理的依据，属推荐性标准。企业应结合各自档案工作的实际执行。《科学技术档案案卷构成一般要求》是国家标准，侧重科技档案的整理。《归档文件整理规则》是行业标准，侧重文书档案的整理。由于这两个标准在档案整理要求上有所不同，在一个企业如何执行，需要统—认识。为保持档案整理的规范统一和排列有序，根据企业档案管理的实践，对企业执行上述两个标准提出以下意见： 一、档案管理现代化水平较高，实现计算机检索和档案信息网上查询的企业，可参照执行《归档文件整理规则》，否则暂缓执行此标准。 二、企业在执行《科学技术档案案卷构成一般要求》和《归档文件整理规则》时，原则上不打破原有的分类框架。 三、根据《工业企业档案分类试行规则》进行实体分类的企业，党群工作、行政管理工作、经营管理工作和生产技术管理工作四类的文件材料可参照执行《归档文件整理规则》的规定，按“件”进行整理；年归档量较少的企业，可将上述四类合并为一类整理，暂称为管理类。产品、科研、基本建设、设备仪器四类的文件材料仍执行《科学技术档案案卷构成一般要求》的规定，按“卷”整理。 没有按《工业企业档案分类试行规则》进行实体分类的企业，其管理性的文书档案可参照执行《归档文件整理规则》，科技档案可执行《科学技术档案案卷构成一般要求》。 四、同时执行这两个标准的企业，有些内容可统一。 1.卷盒规格统一为310mm×220mm(长×宽)，厚度可根据实际需要在10、20、30、40、50、60mm中选择使用。 2.备考表统一采用《科学技术档案案卷构成一般要求》的要求，按“件”整理的可将备考表中的“立卷人”改为“整理人”。 3.《归档文件整理规则》的归档文件目录与《科学技术档案案卷构成一般要求》卷内目录用途不同，应分别按各标准的要求使用。目录规格可选用A4型297mm×210mm和16开型 (260mm×l85mm)两种形式。 4.企业档案全宗号的使用统一按《科学技术档案案卷构成一般要求》的要求执行。 五、事业单位可参照上述意见执行。 国家档案局经科司??????? 　　　　　　　　　　　　　　 二00三年三月十三日 全宗卷的内容和整理方法 一、全宗、全宗卷的概念 全宗是一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体。 全宗卷是由记录和说明全宗立档单位及档案历史和现状的有关文件材料组成的专门案卷，是管理全宗档案的重要工具。 三、全宗卷的主要内容 （一）全宗介绍类 （二）档案收集类 （三）档案整理类 （四）档案鉴定类 （五）档案保管类 （六）档案统计类 （七）档案利用类 （八）新技术应用类 （九）综合全宗卷 　　1、全宗介绍类：全宗指南、大事记等说明全宗背景和档案状况的文件材料。 2、 档案收集类：档案接收和征集工作的办法、标准，档案（资料）交接文据及相关目录，档案来源和档案历史转移过程说明材料等。 　　3、 档案整理类：文件材料分类、保管期限和归档范围的规定，档案整理工作方案、整理工作说明和小结等。 　　4、 档案鉴定类：档案保管期限鉴定、档案开放鉴定、档案分级鉴定、档案销毁鉴定、珍贵档案考证鉴定等鉴定工作的制度、组织、方案和标准，鉴定工作形成的报告、请示及批复，鉴定及销毁处置档案的目录（清册）等。 　　5、 档案保管类：档案保管工作制度，档案安全检查、档案破损情况调查与修复（抢救）、重点档案保护、珍贵档案仿真复制件制作等工作的记录和说明材料，档案保管状况分析和工作总结、报告等。 　　6、 档案统计类：档案基础统计台账，档案工作基本情况统计报表，档案工作统计分析材料等。 　　7、档案利用类：档案利用制度，检索工具编制情况，档案开放与控制情况，档案编研与出版情