汽车行业——文件规划管理教材.ppt

一、文件规划管理的重要性 现在很多的中小型企业都不重视文件或是制度的建立与维护，主要体现在以下几个方面： 1、文件没有归口管理部门，文件仅仅存在于个人电脑中，文件的必威体育精装版状态不明确； 2、文件内容杂乱，没有针对性、条理性；为了应付某种检查，东拼西凑，没有企业自身的特点，不能为企业的管理提供有效的帮助； 3、企业领导层在思维中没有明确：为什么需要建立文件？需要建立那些文件？文件质量应该达到一个什么程度； 4、文件与实际相悖，文实不符； 5、文件的更新没有进行细致化管理，主要表现在文件变更历程、变更理由、变更时间、变更责任人等； 二、文件不规范引起的影响 1、没有文件体系，企业相当于没有支撑的骨架，任何事情都体现出杂乱无章，或是过程衔接不和谐，增加管理成本； 2、技术性人才的相关经验、理念只存在于个人电脑中，没有形成公司固定的文字性内容，当人才流失时，一起流失的还有相应的技术、图纸； 3、没有过程作业指导书，当有新员工接收工作或是员工工作交接时，工作的交接完整度取决于老员工的工作态度或是逻辑思维能力； 4、没有生产控制计划，生产过程不受控，没有相应的生产记录，不能确定每个生产状态的工作状况，产品具有不可追溯性，生产过程成本没有有效管控； 5、其余相关单位想了解整个公司的运行状况，看见杂乱无章、没有特色的文件，会对于公司的管理产生不好的联想，可能导致潜在客户流失。 三、文件体系的建立 文件体系的建立需要从以下几个方面开展： （1）选取适合公司发展运行的体系模板；——推荐TS16949体系； 原因：TS16949是基于ISO9001的基础上建立的（ISO9001体系适用于各行各业，只要通过了TS16949，就可以无偿①获得ISO9001的证书），而且此体系具有一定的包容性，可以和其他的一些体系具有不错的融合性（职业安全、环境、有害物质等，可以避免后续公司发展需要建立其他体系时，需要对于文件体系进行大的调整）， （2）根据公司现有的管理模式以及TS16949体系的要求，罗列出需求文件清单（一阶、二阶）；同时，规划文件后续管理模式以及文件统一管理归口部门； （3）对于三阶文件，按照TS16949的要求以及各子公司的要求，协助他们统一建立，包括作业指导书、生产控制计划、各种表单记录； 三、文件体系的建立 质量体系文件结构 三、文件体系的建立 体系文件建立流程策划： 三、文件体系的建立——步骤分解 1）根据公司现有的管理模式以及TS16949体系的要求，罗列出需求文件清单（二阶）； TS16949中要求的程序文件有七份，分别是文件控制程序、记录控制程序、培训控制程序、内审控制程序、不合格品控制程序、纠正措施控制程序、以及预防措施控制程序； 按照公司的需求制定其余文件：（1、可先分析整个公司的所有过程（MP、COP、SP），按照过程制定文件（推荐）；2、按照各部门需求规划制定；） 三、文件体系的建立——步骤分解 2）规定文件格式 文件的格式：封面、刊头、刊尾、修改控制页、正文； 封面包括组织的标志以及名称、文件的编号以及名称、编写人、审核人、批准人以及批准日期、颁发以及生效日期、修改状态以及版本号、受控状态、必威体育官网网址等级、发文登记号、页码等； 刊头包括组织的标志以及名称、文件的编号以及名称、生效日期、版本号、必威体育官网网址等级、页码等； 修改控制页包括文件修订人、修订章节、修订时版本等； 文件正文包括：目的、适用范围、引用文件、定义、职责、流程图、工作内容、引用表单、附件等； 三、文件体系的建立——步骤分解 2）规定文件格式 文件编号，文件编号在文件中属于比较重要的一部分，类似于人的身份证号码，要求整齐、方便于记忆、方便于文件后续的扩张，推荐以下两种方式： 1、过程管控法：TY/BB-CCC-XX-DDD （BB代表部门；CCC代表过程，比如M01代表管理过程中的第一过程；XX代表文件级别；DDD是自然编号） 优点：可以清楚看出文件的过程属性，文件所属部门，文件的层次； 缺点：A、文件编号较长，不方便记忆； B、程序文件、作业指导书、表单，关联性不大； C、需要编号人员对于过程很清楚否则会出现误编状况； D、如果子公司/部门名称变化，需要调整大量的文件编号以及相关文件内容； 三、文件体系的建立——步骤分解 2）规定文件格式 2、体系标准管控法（推荐）：TY.QAA BB (CC) （TY代表通运集团；Q代表质量体系；AA代表在TS16949中相应的条目编号；BB代表流水号，其中程序文件一般是00，三阶文件编号＞00；（CC只适用于四阶表单内容，前面编号和对应的二、三阶文件编号一致；）） 优点：短小方便记忆，可