高效会议管理技巧讲述.ppt

高效会议管理技巧 培训部 宋扬 高效会议管理技巧 第一讲　当今会议面面观 第二讲　会议效率不高的原因及解决方案 第三讲　开会前的准备工作 第四讲　成功会议的五种策略 第五讲　会议中的沟通与反馈技巧 第六讲　主持人的会议管理技巧 第七讲　如何对待会议中的意外情况 第八讲　主持人与参会者的守则与责任 第九讲　会议记录 第十讲　会后跟进 当今会议面面观 前 言 会议的主要目的就是解决问题，但由于开会技巧不佳或过于频繁，不但无益于解决问题，反而使问题愈趋复杂。频繁的会议与主管层的随意决策，常常是员工的梦魇；员工花太多时间在无效率的会议上，不仅浪费公司成本，也造成工作效率低下。如何能在会议中高效率且有效果地解决问题，是“高效会议管理技巧”的中心议题。 会议的意义 ?1．会议是一个集思广益的渠道 ： 会议的意义 ?2．会议显示一个组织或一个部门的存在 会议的意义 3．会议是一种群体沟通的方式 ： 开会很少是一对一的沟通，绝大多数情况下都是一种群体沟通。随着科技的迅猛发展，人们的沟通方式越来越多，现在人们可以通过Ｅ-mail、多媒体等种种形式进行沟通，但是，群体沟通，即会议这种方式，是任何其他沟通方式都无法替代的。因为这种方式最直接、最直观，这种方式最符合人类原本的沟通习惯。 ?会议的目的 ? 会议的目的 1、开展有效的沟通 ： 会议是一种多项交流，可以集思广益，实现有效沟通是会议的一个主要目的。 2、传达资讯 ： 通过会议可以向员工通报一些决定及新决策，也就是说向员工传达来自上级或其他部门的相关资讯。 会议的目的 3、监督员工、协调矛盾： 公司或部门的常规会议其主要目的是为了监督、检查员工对工作任务的执行情况，了解员工的工作进度；同时，借助会议这种“集合”的、“面对面”的形式，来有效协调上下级以及员工之间的矛盾。 会议的目的 4、达成协议与解决问题 ： 会议的目的 5、资源共享 ： 利用开会汇集资源，以期相互帮助，共同进步。 6、激励士气 ： 这种会议是为了使公司上下团结一心，朝着一个方向共同努力。 7、巩固主管地位 ： 经理或主管为了体现自身的存在价值，更为了巩固自己的地位，经常会召开一些上下协调会议，以此来强化自己的地位。 会议的种类 表1-1 会议的种类 ?会议的频率? 1.固定的部门会议 ： 会议的频率 2.全体会议： 会议的频率 3.处理突发事件的会议 ： 会议的频率 4.一对一会议 ： 会议成本的计算 会议成本分为时间成本、直接会议成本和效率损失成本3种。会议成本是非常可观的一笔数目，它关系到一家公司的得失成败，因此万万不可等闲视之。 会议成本的计算 1.会议的时间成本： 会议成本的计算 2.直接的会议成本 ： 会议成本的计算 3.效率损失成本 ：开会时，主管人员必须离开自己的工作岗位，这有可能造成公司整体管理效率的下降。由于管理效率下降而造成的损失，就是效率损失成本。效率损失成本包括以下3种情况： 总 结 从某种角度而言，世界是一个时时处处充满会议的世界。高效的会议能帮助我们迅速解决实践中遇到的问题，然而低效率的会议却往往占据上风，造成时间成本、直接成本及效率成本的损失。 因此，每个人应从基础做起，深刻理解会议的意义、目的、分类、合理的发生频率以及如何计算会议的成本，只有先掌握了这些基础知识，才可能使每一次会议都“行之有效”。 提 纲 会议效率不高的原因及预防性管理 高效会议的八大特征 会议规范 会议效率不高的原因及预防性管理 1．会议的通病——效率不高 ： 会议效率不高的原因 1、公司的主管都不知道何时是开会的最好时机。许多重要的会都安排在周五下午开，或非要安排在事务繁忙的周一开。 2、许多主管对于何时开会几乎都不征询员工的意见。这使得员工疲于奔命，甚至得延后或放弃参加其他会议。 会议效率不高的原因 3、有些“必须到会”的员工，因为已经与重要客户或政府官员有约在先，根本不能出席，这使得会议讨论很难进行。而到场的人往往并非与议题关系最密切的人，所以准备不充分或者根本来不及准备。 最近比较烦！ 会议的 3 种致命伤 这3种原因是：主持人的技能、会议的地点以及会议的准备工作： 会议效率不高的原因及具体表现 高效会议的八大特征 会议规范 1．会议时间安排的规范 ： 会议规范 2．会议规范本身 ： 会议规范是指大家达成共识的会议守则。会议规范主要包括以下条款： ◆超过1小时的会议应有书面通知、议程表及相关资料。 ◆所有与会者都要准备在会上发言。 ◆准时开始，准时结束。 会议规范 ◆各业务单位负责人对决议能否达成负直接责任。 ◆所有与会者