工程档案管理讲述.ppt

主要内容 建设工程档案资料的概念与特征， 建设工程档案资料管理的意义与职责， 建设工程档案资料归档范围与质量要求， 建设工程档案资料的立卷， 建设工程档案资料的验收与移交 建设工程档案包括建设项目从提出、立项、规划、征地、勘察、设计、招投标、施工、监理到竣工验收备案等工程建设全过程形成的各种载体的文件和资料。 　　建设工程文件是指在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件，也可简称为工程文件。 工程准备阶段文件是指在工程开工以前，在立项、审批、征地、勘察、设计、招投标等工程准备阶段形成的文件。 监理文件是指监理单位在工程设计、施工等监理过程中形成的文件； 编制单位： 工程准备阶段文件和竣工验收文件的编制单位一般为建设单位； 勘察、设计文件的编制单位一般为工程的勘察、设计单位； 监理文件的编制单位一般为监理单位； 施工文件的编制单位一般为施工单位。 项目建设的成果表现为两种形态: 一种是物质形态的工程实体, 一种是知识形态的建设项目档案。 工程实体呈现给我们的只是工程的表面和外观。 建设项目档案却能够揭示项目的内部构成。 建设项目档案客观真实地反映了工程建设的实际状况, 有时甚至比工程实体本身更能够揭示建设项目的真实面貌。 （1）一个质量合格的工程必须要有一份内容齐全、原始技术资料完整、文字记载真实可靠的技术资料；按照规范的要求积累而成的完整、真实、具体的工程技术资料，是工程竣工验收交付的必备条件； （2）工程资料为工程的检查、维护、改造、扩建提供可靠的依据； （1）在工程文件与档案的整理立卷、验收移交工作中，建设单位应履行下列职责： ①在工程招标及勘察、设计、施工、监理等单位签订协议、合同时，应对工程文件的套数、费用、质量、移交时间等提出明确要求。 ②收集和整理工程准备阶段、竣工验收阶段形成的文件，并应进行立卷归档。 ③负责组织、监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位的工程文件的形成、积累和立卷归档工作；也可委托监理单位监督、检查工程文件的形成、积累和立卷归档工作。。 ④收集和汇总勘察、设计、施工、监理等单位立卷归档的工程档案。 （3）建设工程项目实行总承包的，总包单位负责收集、汇总各分包单位形成的工程档案，并应及时向建设单位移交；各分包单位应将本单位形成的工程文件整理、立卷后及时移交总包单位。 建设工程项目由几个单位承包的，各承包单位负责收集、整理立卷其承包项目的工程文件，并应及时向建设单位移交。 （4）城建档案管理机构应对工程文件的立卷归档工作进行监督、检查、指导。在工程竣工验收前，应对工程档案进行预验收，验收合格后，须出具工程档案认可文件。 建设工程文件归档是指工程文件形成单位完成其工作任务后，将形成的文件整理立卷后，按规定移交档案管理机构。 对建设工程而言，归档有两方面含义： 一是建设、勘察、设计、施工、监理等单位将本单位在工程建设过程中形成的文件向本单位档案管理机构移交； 二是勘察、设计、施工、监理等单位将本单位在工程建设过程中形成的文件向建设单位档案管理机构移交。 （3）勘察、设计、施工单位在收齐工程文件并整理立卷后，建设单位、监理单位应根据要求对档案文件的完整、准确、系统情况和案卷质量进行审查，审查合格后向建设单位移交。 　　归档范围的基本原则是： 对与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全，整理立卷后归档。 （一）工程建设项目发包初步方案及其附件； 附件包括： 1、工程建设项目审批或者备案文件的复印件； 2、邀请招标或直接发包的证明材料； 3、满足招标条件的其他材料的复印件。 （二）招标事宜备案表及附件资料； （三）工程招标代理委托合同、授权委托书及工程招标代理项目组组成人员情况表； （四）单独委托编制施工标底的标底编制委托合同； （五）招标公告或者投标邀请书； （六）投标申请人投标报名及获取资格预审文件或招标文件一览表； （七）资格预审文件，中标人资格预审申请材料的复印件,资格审查情况报告； （八）招标文件以及对招标文件的澄清或者修改文件； （九）清标情况报告; （十）业主评委备案表，专家评委抽取、通知记录表； （十一）标底的封面、编制说明及报价汇总表； （十二）评标报告； （十三）招标投标情况的书面报告（其中在前面程序中已提交过的内容，可以不重复提交。）； （十四）中标结果公示表； （十五）中标通知书； （十六）中标人投标文件中的授权委托书、投标函、报价汇总表、项目班子配备情况以及有关联合体、分包等重要资料的复印件； （十七）合同副本； （十八）工程招标代理评价意见表；