会计档案管理论文深化企业会计档案管理的新机遇.doc

会计档案管理 论文：深化企业会计档案管理的新机遇 摘要:随着企业生产经营活动的持续和社会发展，会计档案数量迅速增长，载体不断增多;同时由于会计委派、代理的兴起，出现会计档案移交不完整、归属不明确、责任不落实等问题。在落实《企业内部控制基本规范》中，完善法规体系、加强行政监管、强化法人责任、优化会计人员和档案人员的知识构成，推进会计电算化与档案信息化的融合是规范会计档案管理的重要手段。 关键词:会计;档案管理;规范;措施 财政部等五部委发布的《企业内部控制基本规范》(以下简称《基本规范》)，于2009年7月1日起在上市公司正式实施，鼓励非上市的大中型企业执行。这是深化企业财务会计档案工作的一次新机遇。会计档案是企业在经济管理活动中产生的并作为历史记录保存的会计凭证、会计帐簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据，它既是企业生产经营成果的历史记录，也是企业科学决策和实时管理的依据。会计档案信息无疑会对企业的生产经营和各项管理产生重大影响， (一)会计档案数盆持续增长，载体形式不断增多 会计档案由于是在企业生产经营中不断产生，随着企业生产规模的扩张、经营活动的持续发展和时间的推延，企业积累的会计档案数量迅速膨胀，特别是会计凭证，作为会计记帐的依据更是与日俱增。同时，会计电算化的普及，除原始的纸质载体归档材料外，经过计算机处理的会计信息数据，根据《会计档案管理办法》规定，不仅要保存电子数据，而且应当保存打印的会计纸质文本，这就形成了双重的会计档案信息载体，即传统意义上的纸质会计档案与包括存储在计算机系统中的会计数据，以及保存在其他磁性介质或光盘中会计数据等形式在内的电子文件会计档案。同时，一些企业的会计部门由于缺乏财政和档案行政管理部门的监督、指导，不移交或不及时、不完整移交会计档案，对长期保存在会计部门的会计档案，不经整理、编目，亦无合适库房、装具，任意堆放，长期超过保管期限也不作鉴定，一旦会计部门觉得过于繁多，成为累赘想销毁，经主管会计部门的企业领导同意就轻易销毁，既不“直接鉴定”，也不登记造册，消弥于无形之中。一些改制、撤销、破产企业积累的会计档案还有因为长期无人过问，不经整理，不办移交，最终为人盗卖。 (二)社会中介机构介入增多，会计委派、代理逐渐兴起 经济社会的发展和企业财务会计制度的改革，会计师事务所、审计师事务所等中介机构在实际上已经逐步取代了各级经济主管部门对企业会计档案的监督管理。但是，目前的法律法规尚未明确赋予会计师事务所、审计师事务所和注册会计师监管企业会计档案的职责。一些企业委托社会会计中介机构进行会计核算代理，也有一些企业集团为加强对下属企业生产经营中财务活动的控制，实行会计机构派出制或会计人员委派制，只关注当期的会计核算数据而不关心会计档案信息的保存，甚至对所属企业形成的会计档案归属不明确，会计档案记载的信息不完整，为持续利用会计信息留下了隐患。诸如通过会计电算化处理移交归档的会计帐簿封面或扉页没有企业单位名称、法定代表人、会计部门负责人、会计经办人员的姓名、签字或盖章，会计核算的电子文件不转化成磁性载体或光盘等向档案部门移交归档。 (三)会计档案管理的法规规范制度不完善、不健全 《档案法》作为档案工作的根本法律，对企业档案工作包括会计档案工作作出了明确的法律规定。《会计法》第二十三条也规定:“各单位对会计凭证、会计帐簿、财务会计报告和其他会计资料应当建立档案，妥善保管。会计档案的保管期限和销毁办法，由国务院财政部门制定。”财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》第三条指出“各级人民政府财政部门和档案行政管理部门共同负责会计档案工作的指导、监督和检查。”由于该办法第二十一条同时规定“本办法由财政部负责解释”，正是因为这一条款，一些企业就引申为会计档案的管理由企业财务部门负责解释，会计档案的分管由企业分管会计工作的领导而不是由企业主管档案工作的领导负责，削弱了企业档案部门依法履行职责，难以监督、检查、指导会计机构的档案工作，即使建立了企业会计档案工作的规章制度，事实上也只能停留在纸上谈兵。在实际工作中经常可见一些企业私自销毁、失窃会计档案的“新闻”，甚至出现法律纠纷时当事企业双方抢夺会计档案的报道。在以法制经济为基本特征的市场经济的社会条件下，不完善的会计档案管理体系，没有具有权威的会计档案管理专门法规，显然难以保证企业和经济社会的健康有序发展。浙江工贸职业技术学院学报 (四)会计工作人员普遍缺乏档案管理的教育、培训经历 从企业会计档案管理的现状来看，会计部门的职责普遍局限于记帐核算，缺乏对会计信息资源的保管、开发和利用的关注与研究，不设专兼职档案管理岗位。笔者多次到一些企业检查会计档案工作时，经常发现归档的财务报