1文件和记录管理程序.docVIP

文件和记录管理程序 1 目的 通过对本公司的质量、环境、职业健康安全管理体系所涉及有关文件和记录的控制, 确保文件处置符合规定，文件编制无重大漏项、审批无重大失误，使有关场所都能及时得到所需文件的有效版本,防止使用作废文件,记录与实施同步、准确齐全有效、工程资料按时归档、便于检索。 2 适用范围 适用于公司机关各部门、分公司、专业分公司及直管项目部对在用质量、环境、职业健康安全管理体系所涉及有关文件、相关记录的控制。 3 相关文件 《管理手册》 《国家行政机关公文处理办法》 《行政系统公文规范标准》 《公司科技档案管理条例》 《公司文书档案管理条例》 《办公室文书处理工作细则》 《施工组织设计管理办法》 《公司档案管理制度》 4 定义 采用上述文件中有关术语、定义及下述解释。 4.1文件的形式 文件包括书面的、软盘、光盘、硬盘等。 4.2 记录 记录为证明产品特性满足质量、环境、职业健康安全要求的程度或为质量、环境、职业健康安全管理体系运行的有效性提供客观证据的文件、资料、各种记录、软盘等。 4.3 法律法规 包括：国家和地方有关质量、环境、职业健康安全的法律、法规以及各部委规章,国际公约,国家和地方及各部委有关质量、环境、职业健康安全的行政文件。 4.4 质量、环境、职业健康安全的标准、规范 包括：国家、地方和行业颁发的有关工程施工、环境、职业健康安全的技术标准、规范、规程、标准图集等。 5 工作程序 5.1 文件及记录的分类 5.1.1 文件的分类 a) 管理体系文件：《管理手册》、程序文件、与体系运行相关的第三层次相关文件; b) 一定途径得到的外来文件，包括上级及相关单位来文，建设单位提供的施工图纸及变更洽商等文件; c) 公开性外来文件，是指从公开途径包括报刊及各种媒体得到的外来文件，包括法律法规、标准规范、工艺规程、预算定额等; d) 公司一般质量、环境、职业健康安全行政文件等。 5.1.2 记录分类 a) 质量、环境、职业健康安全管理体系运行记录； b) 国家、地方、行业“工程建设资料管理规程”规定的有关记录（包括开工手续、图纸会审、技术文件批准、测量、检验、试验、验收、洽商变更等）。 5.2 公开性外来文件的收集、识别、处理 5.2.1 收集渠道 a）向国家和所在地方建设、质量技术监督及质监站、环保、国土规划、安全生产监督管理等部门咨询； b）质量、环境、职业健康安全专业机构、咨询公司； c) 建设部、中国建筑资讯网、中国建筑装饰网、中国安全网、中国环境在线、中国环境保护网、中国政府法制信息网等网站; d) 工程建设标准化期刊、报纸； e) 其它报刊、电视等媒体。 5.2.2 收集、识别、处理 a)公司工程技术部负责收集、识别国家、行业、地方法律法规（项目管理部、公司办公室等部门配合），公司工程技术部汇总编制有效适用的法律法规清单，经公司质量保障部审核,管理者代表批准后发至公司有关单位及部门。 b)公司工程技术部负责、识别收集国家规范、行业标准、地方标准。 5.3 一定渠道得来的外来文件的处理 5.3.1 上级和地方政府印发的有关行政文件由办公室负责收文登记，贴公文处理卡，提出拟办意见后报主管领导签阅决定复制、转发、承办;承办部门按主管领导批示意见办理，并记录承办结果; 收文登记格式见MS.02.001-02；公文处理卡格式见MS.02.001-04。 5.3.2 建设单位（发包方）提供的图纸、变更洽商、会议纪要、信函等外来文件按《项目管理手册》规定进行处理。 5.4 文件的编写、批准和发布 5.4.1 质量、环境、职业健康安全管理方针由公司质量保障部配合,安全保障部草拟，管理者代表组织审核讨论,总经理批准发布。 5.4.2 《质量、环境、职业健康安全管理手册》由公司质量保障部负责编写，管理者代表审核,总经理批准发布。 5.4.3 质量、环境、职业健康安全管理程序分别由主管部门编写,部门负责人和公司质量保障部共同审核，公司管理者代表批准发布。 5.4.4 公司及第三层次质量、环境、职业健康安全操作文件由质量保障部/安全保障部门/项目管理部安排人员编写，经公司质量保障部会签编号后，由公司管理者代表或主管领导批准发布。 5.4.5 一般质量、环境、职业健康安全操作文件分别由主管部门拟定，相关部门会签，交总经理办公室/办公室核稿。总经理办公室/办公室将核稿后的文件交公司（或分公司/专业分公司/项目经理部）主管领导批准发布。 5.5 文件和记录的编号 经主管领导批准发布的文件在发放前应编号标识。 5.5.1 管理体系文件的编号 CSCEC-PAUL.MS.××.×××-2004。 其中： CSCEC-PAUL：中建保华建筑有限责任公司代号。 MS：管理体