高效会议管理浅析.ppt

* * * * 如果冲突不多，就不利于团队和组织的改善提高，不利于适应新环境。而当冲突太多太大时，则会引起混乱和组织的生存危机。 * 冲突管理或冲突处理的策略模式已有多种，应用最广的通用策略模式是美国行为科学家托马斯(K．Thomas)用二维空间描述的冲突模式 * 公司outing 会议中的沟通与反馈  会议中的意外处理： 与Rabbit Tracking 相遇 “兔子般追踪“的症状 质疑正在使用的程序 总是提议不同的程序或者建议 主持人对策： 肯定他的贡献 重申可以先试用现在的程序， 如不奏效，则马上按站他的方法实施。 会议中的沟通与反馈  会议中的意外处理： 与Crab相遇 “螃蟹“的症状 开会时做别的工作 私自进入小团体讨论 时常接电话 打瞌睡，其他：用笔敲桌子，故意看别处，背对发言者 主持人对策： 主持人 停止说话或者示意发言者暂停，使会议突然静下来。 主持人问能否把他们正在讨论的事告诉大家，问是否需要分组讨论。 可以中间休息5分钟 会议中的冲突处理：如何看待冲突 传统观点 掩杀！ 人际关系 接纳！ 相互作用 鼓励！ 冲突是不良或消极的 表明团队内功能失调 原因可能很多 态度：避免冲突 冲突与生俱来，无法避免或被彻底消除 建议接纳冲突 对团队绩效有益 使冲突的存在合理化 鼓励冲突 和平安宁 = 对变革表现出冷漠、静止和迟钝 适当冲突 = 保持团队旺盛的生命力，善于自我批评和不断创新 会议中的沟通与反馈  支持团队目标并增进团队绩效的冲突 ——内部的分歧与对抗，能激发潜力和才干 ——带动创新和改变 ——冲突暴露恰如提供一个出气孔，使对抗的成员采取联合方 式发泄不满，否则压抑怒气反而酿成极端反应 ——冲突有利于对组织问题提供完整的诊断资讯 ——两大集团的冲突可表现它们的实力，并最后达到权力平衡， 以防无休止的斗争 ——冲突可促使联合，以求生存或对付更强大的敌人，或联合 垄断市场 建设性冲突 团队中具损害性的或阻碍目标实现的冲突。管理者必须消除这种冲突。 ——使人力、物力分散，减低工作关心 ——造成人们的紧张与敌意，凝聚力降低 ——持续的人际冲突有损情绪或身心健康 ——制造“我们-他们”的对立态势 ——有可能导致事实真相的扭曲 破坏性冲突 冲突的根源 人的个性 对有限资源的争夺 价值观和利益的冲突 角色的冲突 追逐权力 职责规定不清 组织变动 组织风气不佳 会议中的沟通与反馈 竞争 武断性 合作性（关心他人） 冲突处理策略 迁就 合作 回避 妥协 （关心自己） 会议中的沟通与反馈  如何有效的参加会议 注意形象 充分的准备 通揽所有文件 从中总结出要点 注意谁将出席会议 事先拟定你要提出的问题 准备好你的发言 记录下所有对你有用的东西 如何有效的参加会议 保证发言的有效性： 给出的信息：明确的，准确的，精确的 发言达到的目的：可理解的，有吸引力的，可靠的 有效地参与讨论 什么时候发言 端正态度 培养技能 会议记录与会后跟进 会议记录的建议： 重要会议应该录音 会议主持人最好不要兼会议记录者的工作 会议记录者的笔记最好打印出来 会议记录的内容： 讨论过程中达成的各种共识 分配任务的详细情形及完成日期 会议记录尽可能在一页纸内 会议记录与会后跟进 会议记录的建议 会议记录应包括： 标题 会议目的 出席名字 缺席者 出席者 会议重点 工作分配及完成时间 尽量当天或者第二天将会议记录发送给与会者。 会议记录与会后跟进 如何提高下次会议的质量： 填写会议评估表 针对评估意见提出改善计划 如有需要，找高层协助 会议后检讨得失 使用前面所提高的所有技巧 高效会议的4P原则 目标Purpose 判断一个会议是否需要举行 确定会议的目的和应该取得的成果 参加者Participants 决定会议的合理规模和参加对象 考虑与会者的技能、知识基础和职业背景 兼顾项目成员与会务人员的数量 计划Plan 做好后勤安排：时间、地点、设备、演示工具、空间 编写并分发会议日程安排 会前征求与会者的意见 确定决策程序 程序Process 首选回顾过去的成绩，阐明会议的目标 确定基本原则 使用会议工具（会议记录板或者演示板）来展示会议进程和观点 总结会议取得的成果，重申任务 培养习惯 我知道 会议管理的技巧都非常好，我只是没有时间去实践这些技巧。 如何改变习惯： 写下想改变的习惯/写下你的目标 列出改变的好处 奖励自己/坚持21天/回顾新的习惯 你能做到吗？ 任何技能只有不断实践，反复练习，成为习惯性行为后才能产生应有的效果。 * １、积极参与：我听，我忘，我见，我记，我做，我悟。　 ２、空杯心态的故事 ３、分小组，取组名（体现管理的工