13 内蒙古分公司非有价保险单证管理实施细则.doc

PAGE  PAGE 19 华泰人寿保险公司内蒙古分公司（筹） 非有价保险单证管理实施细则 第一章 总则 为加强公司非有价保险单证管理，完善内部控制制度，防范经 营风险，根据《华泰人寿非有价保险单证管理办法》（华寿字【2010】188号）文件要求，特制定本细则。 第二章 非有价保险单证管理职责 第二条 分公司及中心支公司人事行政部为相应机构的非有价单证协调管理部门。根据当地监管要求，设立专职或兼职单证管理员，支公司及以下机构指定专人管理。 一、单证管理员应及时对单证的入库、出库逐笔进行系统处理，登记单证使用明细台账（附件一）。月末计算账面库存数量，并进行单证实物盘点核对，填写单证盘点表（附件七），并将盘点结果上报上一级单证管理部门。台账登记、系统记录及实物库存情况应账账相符、账实相符。 二、单证管理员应按月度将单证验收单、印刷申请表、入库单、调拨单等单证管理单据装订成册，并妥善保管。对库存未用单证应入柜保存，保证单证状况良好。严禁随意堆放。 三、单证管理员应定期或不定期对所辖机构的单证使用情况进行监督和检查，检查内容包括： （1）台账登记及系统操作及时性、准确性。 （2）单证入库、出库、发放、回销手续完整性。 （3）单证及有关单证管理单据使用、保管规范性。 （4）账实、账账一致性。 第三章 非有价保险单证管理流程 第三条 非有价保险单证申请 分公司人事行政部单证管理员于每月20日左右（特殊情况除外）征集各部门、各中支非有价单证需求量，可适当预留库存量，填写《非有价保险单证领取表》（附件六），经相关部门负责人及分公司负责人签字确认后，将扫描件上报总公司办公室单证管理员。 第四条 非有价保险单证验收 分公司单证管理员会同单证使用部门根据总公司办公室发货清单（附件五）对送达的单证实物进行验收，验收采取随机抽样的方式，对单证的种类、数量、内容进行核对，办理入库手续。 每次验收均应做好《非有价保险单证验收记录》（附件二）。验收记录由参加验收人员共同签字后留存备案。 第五条 非有价保险单证入库及出库 一、非有价保险单证入库 非有价保险单证实物验收后，重控单证需在单证管理系统中进行入库操作，同时登记入库台账（附件一），非重控单证只需登记入库台账（附件一）。 二、非有价保险单证出库 1、单证出库时，单证管理员根据各单证使用部门单证领取表办理出库，重控单证在单证系统中进行调拨出库操作，同时登记出库台账（附件一），非重控单证只需登记出库台账，并将相关发货信息（附件五）发送至需求部门，作为需求部门验收入库的依据。 2、分公司单证管理部门只对各单证使用部门及各中心支公司单证管理部门单证管理员进行单证调拨。即非有价单证领用必须以部门为单位向单证管理员领取使用。领用时填写单证领用申请表（附件六）。 3、非有价保险（重控）单证出库及使用要求： （1）领用单证数量不能超过上次使用后核销单证数量。 （2）分公司单证管理员在单证实物出库时，须同时在单证管理系统中进行单证出库操作，确保单证实物出库与系统出库记录的数量、号段一致。 （3）非有价保险单证（重控）须按单证编号从小到大顺序出库及使用，严禁跳号发放。 第六条 非有价保险单证盘点 月末分公司单证管理员根据单证使用部门提供的非有价保险（重控）单证回销统计表，与系统出库的单证数量进行核对，并检查非有价保险（重控）单证回销统计表和系统回销情况是否一致，且单证管理部门及单证使用部门签字确认。非有价保险（重控）单证做到日清月结，帐实相符。同时还须根据《非有价单证盘点表》（附件七），盘点本机构所有非有价单证，并将盘点情况上报总公司单证管理员。 第七条 非有价保险（重控）单证管理的系统回销 一、非有价保险（重控）单证的系统回销包括以下五种状况。 1、正常回销：对正常使用无误，没有污损的单证处理。 2、作废回销：对使用有误、或有污损的单证处理。 3、遗失回销：对本章四所列示单证的处理。 4、销毁回销：对停用单证的处理。 5、空白回销：对强制回收单证的处理。 二、回销责任人 1、非有价保险（重控）单证的系统正常回销、作废回销、空白回销责任人为单证使用部门的单证管理员。 2、非有价保险（重控）单证的系统遗失回销、销毁回销责任人为单证管理部门的单证管理员。 三、回销时效 非有价保险（重控）单证要求当日使用的单证，必须在当日下班前完成系统回销操作。 代理单位领用的非有价保险（重控）单证必须在领用后90天内核销，其他机构和个人领用的单证必须在领用后60天内核销。 四、非有价保险（重控）单证遗失是指非有价保险（重控）单证在存放和使用过程中因未妥善保管等原因而发生遗失。下列情况视为单证遗失： 1、单证确实遗失 2、领取人离职时未能交回单证 3、清理期间已过未能收回单证 非有价保险（重控）单证遗失时，必