数据库基础access电子书7(第七章宏).doc

Access教程 第七章 宏 ◆ 宏的概念和功能 ◆ 宏的建立和应用 宏是一个或多个操作的集合，其中每个操作执行特定的功能。如果用户频繁地重复同一系列操作，就可以创建宏来执行这些操作。宏由一些操作和命令组成，这些操作和命令用来完成自动化操作。用户可以通过创建宏来自动执行某一项重复的或者复杂的任务。 在创建宏时，就定义了一系列任务，只要启用宏，Access就执行了这些任务。 一、宏的功能 宏是一种功能强大的工具，可用来在Access 2003 中自动执行许多操作。通过宏的自动执行重复任务的功能，可以保证工作的一致性，还可以避免由于忘记某一操作步骤而引起的错误。宏节省了执行任务的时间，提高了工作效率。 宏的具体功能如下： ◆ 显示和隐藏工具栏。 ◆ 打开和关闭表、查询、窗体和报表。 ◆ 执行报表的预览和打印操作以及报表中数据的发送。 ◆ 设置窗体或报表中控件的值。 ◆ 设置Access工作区中任意窗口的大小，并执行窗口移动、缩小、放大和保存等操作。 ◆ 执行查询操作，以及数据的过滤、查找。 ◆ 为数据库设置一系列的操作，简化工作。 二、创建宏 单击数据库窗口的【宏】选项卡中的【新建】按钮，即可打开宏的定义窗口和宏的设计工具栏。 1．宏设计的基础知识 【宏设计】工具栏： 【宏名】 显示宏定义窗口中的“宏名”列。 【条件】 显示宏定义窗口中的“条件”列。 【插入行】 在宏定义表中设定的当前行的前面增加一空白行。 【删除行】 删除当前行。 【运行】 运行宏。 【单步】 单步运行宏。 【生成器】 设置宏的操作参数。 宏定义窗口如下： 默认情况下，宏定义窗口上面部分由两列组成：操作和注释列。 【操作】列 在此列中输入宏中所有操作，运行时将按照输入顺序执行操作。 【注释】列 在此列中输入对应操作的备注说明。 【宏名】列 在此列中输入宏的名称，在多个操作的宏组中这一列是必选的。 【条件】列 在此列中输入条件表达式，以决定运行宏的条件。 【操作参数列】 用以设定操作的相关参数。 在操作列中，提供了50多种操作，用户可以从这些操作中做选择，创建自己的宏。而对于这些操作，用户可以通过查看帮助，从中了解每个操作的含义和功能。 ⑴ 在宏中添加操作 主要操作说明： ◆ AddMenu 将菜单添加到窗体或报表的自定义菜单栏，菜单栏中每个菜单都需要一个独立的AddMenu操作。此外，也可以为窗体、窗体控件或报表添加自定义快捷菜单，或为所有的窗口添加全局菜单栏或全局快捷菜单。 ◆ ApplyFilter 对表、窗体或报表应用筛选、查询或SQL WHERE子句，以便对表的记录、窗体、报表的基础表或基础查询中的记录进行相应的操作。对于报表，只能在其“打开”事件属性所指定的宏中使用该操作。 ◆ Beep 可以通过计算机的扬声器发出嘟嘟声，一般用于警告声。 ◆ CancelEvent 取消一个事件，该事件导致Access执行包含宏的操作。 ◆ Close 关闭指定的Access窗口。如果没有指定窗口，则关闭活动窗口。 ◆ CopyObject 将指定的数据库对象复制到另外一个Access数据库（.mdb）中。或以新的名称复制到同一数据库或Access项目（.adp）中。 ◆ CopyDatabaseFile 为当前的与Access项目连接的SQL Server 7.0或更高版本数据库作副本。 ◆ DeleteObject 删除指定的数据库对象。 ◆ Echo 指定是否打开回响。例如：可以使用该操作在宏运行时隐藏或显示运行结果。 ◆ FindNext 查找下一个符合前一个FindRecord操作或【在字段中查找】对话框中指定条件的记录。 ◆ FindRecord 查找符合FindRecord参数指定条件的数据的第一个实例。该数据可能在当前的记录中，在之前或之后的记录中，也可以在第一个记录中，还可以在活动的数据表、查询数据表、窗体数据表或窗体中查询记录。 ⑵ 设置操作参数 选定操作后，在【操作参数】区域会出现相应的操作参数。可以在各操作参数对应的文本框中输入数值，以设定操作参数的属性。如上图中。也可以使用表达式生成器生成的表达式设置操作参数。 ⑶ 创建宏组 如果有多个宏，可将相关的宏设置成宏组，以便于用户管理数据库。使用宏组可以避免单独管理这些宏的麻烦。 在数据库窗口中的宏名称列表中将显示宏组名称。如果要指定宏组中的某个宏，应使用如下结构：【宏组名.宏名】。 ⑷ 宏中的条件操作 有时用户可能希望仅仅在某些条件成立的情况下才在宏中执行某个或某些操作。宏中的条件可以达到这个目的。 2．创建AutoKeys宏 Autokeys宏通过按下指定给宏的一个键或一个键序触发。为AutoKe