《一般管理人员技能提升训练》.ppt

科学管理 科学管理——泰勒的生铁装运试验 强势管理有关的分歧 第一代时间管理：备忘录型 第二代时间管理：日程表 第三代时间管理：价值＋目标＋效率 第四代时间管理：重点＋和谐 柯维时间管理法 各种活动程度等级的描述： （I）既重要，又紧急的事情 （ IV ）不重要，但紧急的事情 （III）既不重要，又不紧急的事情 （ II ）重要，但不紧急的事情 工作场所的9位时间的窃贼： 每天6要事法表 小事：拖到最后时刻再做 明日歌 重要性： A：非常重要：必须做 B： 重要：应当做 C：不太重要：可能有用，但不是非做不可 D： 不重要：没有任何效果 紧急性： A：非常紧急：必须马上做 B： 紧急：应当赶紧做 C：不太紧急：推迟一段时间再做也行 D： 不紧急：时间不作为考虑的因素 重要的事情：与目标有关的事情，就是重要的事情。 表现： 危机 急迫的问题 有期限压力的计划和行动 结果： 压力 筋疲力尽 收拾残局 表现： 不速之客 某些电话、信件、报告、会议 必要而不重要的问题 某些欢迎活动 结果： 轻视目标和计划 缺乏自制力；怪罪他人 短视近利 表现： 繁琐的工作 某些信件、电话 无聊 结果： 全无责任感 依赖他人 工作不保 表现： 防患于未然 建立人际关系 发掘新的机会、规划 休闲 结果： 有远见、有理想 纪律、自制 平衡；少有危机 第Ⅱ象限：重要但是不紧急的事项 重要 不重要 紧急 不紧急 Ⅰ 紧急状况 迫切问题 限期完成的会议或工作 Ⅱ 准备工作、计划 预防措施、价值观的澄清 人际关系的建立 真正的再创造能力 增进核心能力 Ⅳ 造成干扰的访问、电话 信件、报告 某些会议 许多迫在眉睫的急事 符合别人期望的事 Ⅲ 忙碌琐碎的事 处理文件等函件 电话 浪费性时间 逃避性活动 ·先做或者将大部分时间和精力用于做属于第二象限的工作； ·许多第一象限的工作，实际上也是由于没有按照第二象限工作法去做而产生的，注意纠正； ·不要被第Ⅳ象限中一些工作的假象所迷惑，你没有你想象的那么重要； ·根据第二象限的工作制订计划； ·80%的时间做第二象限的工作；20%的时间做其他象限的工作。 第二象限工作法 救火的人生 II I 不重要 重要 防御的人生 III IV 庸俗的人生 忙碌的人生 不紧急 紧急 时间象限四种人生 工作 起止时间 使用时间 优先顺序 备注 时间计划表 好习惯 ·你每天要花30分钟作计划 ·你要有书面的待办单、日计划、周计划和月度计划 ·你的下属都了解你的工作习惯和时间习惯 ·你每周都将你的工作排出优先顺序 ·你能在高效的时间进而做完你的重要工作 ·你的授权形成了一种工作风格和管理方式 ·你已养成对付干扰的工作目标 ·你有明确的生活和工作目标 ·你保证一天内有一段时间不受干扰 ·会有效利用零星时间 ·有得力的秘书或充分利用电脑等现代办公设备 ·文件柜或办公桌整洁、条理清楚 ·在因定的时间里处量往来的函件 ·尽量将无用的文件处理掉 ·能使每件工作善终避免头绪多而乱 ·除非万不得已才召开会议 ·常年使用工作效率手册 ·只有养成习惯，时间管理才能有效 好习惯 1、事先周详的计划 2、排定工作的优先顺序 3、设定长短程目标 4、订定每日工作计划 5、挑战效率最高点 6、学习分配工作 7、今日事今日毕 8、避免分散注意力 9、将阻碍减到最低 10、培养说“不”的能力 11、应付突发状况 12、随时检视 好习惯 什么是时间？ 请你给出一个定义：　　　　　　　。 李泽尧语： 对人而言， ——时间构成了我们的生命 ——时间就是我们的生命！ 什么是时间？ 幼年期 成长期 成熟期 衰退期 能力曲线 绩效曲线 １５ ２５ ４５ ３５ 人生生命周期 生命是有限的、精力是有限的、头发是可数的．．． 时间就是我们的生命！ 人生70古来稀，（假设你能活100岁）。 生命倒计时 参与——时间与你的人生 B-时间管理理论 着重利用便条与备忘录 ——在忙碌中调配时间。 如：逛街购物、工作日记本、便条、跟踪表、文件留底、或登记 特点：一方面顺其自然，一方面追踪时间安排 注意： 1、最重要的事就是眼前的事（按事情发生的顺序处理事情） 2、因忽略组织规划而疲于应付。 3、没有严整的组织结构，会遗漏事情。 随意 忽略整体规划 具有变通能力。 时间安排不会太紧凑或太复杂。 压力较小。 会逐步完成待办事项。 缺点 优点 第一代时间管理：备忘录型 强调行事历与日程表 ——注意到规划未来的重要。 如：智能化手机、ＷＢＳ、甘特图、自发性目标 特点：制定合适的目标与计划，讲究效率，明确责任 注意： １、最重要的事就是时间表上的事。 ２、会产生安排的习惯。 ３、实现了目标，却不见得满足真正的需求。 易产生凡事都要安排的习惯，找不到思考的空间。