第24章 在Outlook 2007中管理个人信息.pptVIP

精通Office 2007 第24章 在Outlook 2007中 管理个人信息 Microsoft Outlook 2007不但可以发送和接收电子邮件，还可以处理所有的日常事务。通过提供的“联系人”、“日历”、“任务”等功能，可以方便地记录联系人相关信息，制定约会或会议要求，安排任务或任务要求等，大大地提高了工作效率。 教学重点与难点 管理联系人 使用日历 安排任务 使用便笺 使用RSS 24.1 管理联系人 Outlook 2007提供的“联系人”功能可以方便地记录亲人、朋友和同事的个人信息，方便了电话簿的管理及向其发送邮件等操作。 添加联系人 查找和显示联系人 修改联系人的数据 使用联系人功能之前，首先需要添加联系人。 24.1.1 添加联系人 在Outlook 2007中，可以使用多种方法来方便地查找并显示联系人的信息。 24.1.2 查找和显示联系人 创建联系人后，如果其信息发生了改变，还可以进行修改。 24.1.3 修改联系人的数据 24.2 设置日历 使用Outlook 2007提供的“日历”功能，可以用来安排约会、会议以及全天事件的时间，跟踪假日、特殊时机和其他重要日期。 “日历”窗口 创建约会 安排会议 事件和定期约会 在导航窗格中，单击“日历”按钮，或选择“前往”|“日历”命令，都可以打开“日历”窗口，默认视图为“天／周／月”视图，如图24-15所示。在“日历”窗口的右侧，显示时间间隔以及每个工作日的工作时间。 24.2.1 “日历”窗口 创建约会是指在日历中提醒自己在某一时间做某件事情。每个约会都显示了该约会是不是联机会议，是安排了一次还是重复召开，该会议是否是私有的，以及是否为会议设置提前提醒项目等。 建立约会 更改约会 取障消约会 设置提醒 24.2.2 创建约会 在Outlook中安排会议与平常的安排会议不同，平常的安排会议需要用电话、信函或其他的方法通知与会者，也不管与会者是不是有时间参加。而在Outlook中安排会议可以根据会议组织者的要求邀请与会者，更方便的是它可以根据与会者的日程安排，自动选取大家都空闲的时间自动安排会议，给安排会议者带来了极大的方便。 24.2.3 安排会议 安排“事件”和“定期约会”也是Outlook“日历”中的一种功能。所谓事件，其实就是一个约会，Outlook将所有持续时间达24小时或超过24小时的约会都作为一个事件。定期约会也是一种约会，只不过这个约会是定期的而已，比如建立在每个月的5日或每年的一月一日这样的约会就是定期约会。 全天事件 定期周期活动 24.2.4 事件和定期约会 24.3 使用任务 使用Outlook 2007提供的“任务”功能，可以对自己的工作任务进行安排，通过“任务要求”将任务分配给其他人，并处理跟踪任务。 创建任务 分配任务 跟踪已分配的任务 创建一个新“任务”与创建“联系人”、“约会”等一样，创建任务时会打开一个任务对话框，然后根据需要进行选择或设置即可。 24.3.1 创建任务 创建完任务后，可以根据实际情况，分配给其他工作人员。 24.3.2 分配任务 创建任务并分配给其他人后，还需要对已分配的任务进行跟踪。在Outlook 2007中可以使用以下方法来跟踪已分配的任务。 24.3.3 跟踪已分配的任务 24.4 使用便笺 在Outlook中，可以将“便笺”转换为“任务”、“日历”等，使其能够发挥更充分的作用。 创建便笺 设置便笺与便笺的视图 使用“便笺”创建“约会” 就像用户常用的便笺一样，在便笺上记录着一些简单的，作为提醒用的一些信息。例如“明天去公园玩”、“下午召开公司会议”等。 24.4.1 创建便笺 在Outlook中，使用“便笺选项”可以改变默认便笺的颜色、大小、字体、字体样式等选项。使用“便笺”中的不同视图方式，可以方便地对便笺进行分组和排序，以