文件编写辅导教材.doc

目 录 1. ISO 9000质量体系文件概述 1.1质量体系文件的概念 1.2质量体系文件的作用 1.3 质量体系文件包括哪些 1.4质量体系文件的层次划分 1.5质量体系文件各阶文件定义 2.质量体系文件编写流程 3.质量体系文件编写格式、技巧及要求 3.1通用内容要求标准化 3.2文件文字要求 3.3文件内文格式 3.4质量体系文件编写注意事项 4.文件范例 4.1程序文件---文件管理程序 4.2三阶文件---员工礼仪作业指导书 1．ISO 9000质量体系文件概述 1.1质量体系文件的概念 描述一个组织的质量体系结构、职责和工作程序的一整套文件 1.2质量体系文件的作用 A. 是对质量形成过程进行管理和控制的依据 B. 为达到所要求(产品)质量提供明确标准 C. 用以评价质量体系的依据 D. 帮助进行质量改进和维持质量改进的基准 E. 开展培训的工具 1.3质量体系文件包括哪些: A.形成文件的质量方针和质量目标声明； B.质量手册； C.本标准所要求的形成文件的程序； D.组织为确保其过程有效策划、运作和控制所需的文件； E.本标准所要求的质量记录。 1.4质量体系文件的层次划分 第一阶文件质量手册 第二阶文件程序文件 第三阶文件作业指导书类 第四阶文件表单/资料 1.5 质量体系文件各阶文件定义 一阶:质量手册:为向客户和员工说明质量政策具体作法的指导文件。 二阶:程序文件:公司内部各相关单位，为达成某一项质量活动时与其 他单位进行分工合作的工作程序。 三阶:作业指导书:某单位为达成某一项质量作业时，必须依据指导文 件、说明文件，如工作说明书，检验指导书等。 四阶:表单/资料 作业记录使用的表格、图纸、合同、相应标准等。 2.质量体系文件编写流程 3.质量体系文件编写格式、技巧及要求 3.1通用内容要求标准化 A.文件名称、文件编号 B.编制、审核、批准 C.版本(次)、修订状态、页次 D.生效日期 E.章节号 3.2文件文字要求 A.职责分明/语气肯定(避免用可能/大概/也许等之类词语) B.文字简明/结构清晰 C.格式统一/文风一致 3.3文件内文格式 (以下为程序文件一般内文格式,其他可参照删减) A.目的--说明该文件写出来出于的作用。 B.适用范围--说明文件的范围，如人、事、物。 C.定义--说明文件应解释的名词。 D.职责--文件中各段工作的工作权限的划分。 E.作业内容--该种作业的先后循序的详细内容 F.参考文件--引注涉及的文件。 G.附件--表单记录的填写范例或印章格式等。 3.4质量体系文件编写注意事项 A.必须满足标准要求。 B.结合行业和自身特点。 C.考虑相关法律法规要求。 D. 文件要合理,以平常心态进行文件编写。 E.文件内容要简明扼要. 3.5质量体系文件编写考虑思路 A.WHAT 什么事 B.WHO 谁负责或执行 C.WHEN 什么时候 D.WHERE 在哪儿 E.WHY 为什么 F.HOW 怎么样 4.文件范例 4.1文件管理程序范例 1、目的 为确保文件获得适当之管制，确保各场所使用文件均为有效版本。 2、范围 适用于所有影响质量体系及产品有关的文件的管制。 3、参考文件 (无) 4、定义 受控文件： 分发时加盖“受控文件”专用章，发放时需登记和签收，文件变更时，必须通知文件持有部门更新，并回收旧文件。 非受控文件：分发时加盖“参考文件”专用章，仅提供参考，此文件变更时不需更新及收回。 5、职责 5.1文 管 ：负责质量体系文件的收集、编目整理、发行、回收、作废、销毁等管理并保管公司质量体系文件原件，不定期检查各部门文件保管与使用状况。 5.2各部门主管：相关文件的编写及使用之文件保管。 6、作业程序 6.1 文件分类为： 6.1.1 内部文件（如质量手册、程序文件、作业指导书类、检验标准文件、质量记录）。 6.1.2 外部文件（如客供图纸等）。 6.2 新文件的制定： 6.2.1 新文件制定时，根据文件类别应尽可能保持格式的统一，但所有程序文件之封页和内页格式必须一致。 6.2.2 质量手册由ISO办制定，程序文件由各部门主管或指定人员制定，作业指导类文件由各部门相关人员制定。 6.3文件编号的控制： 6.3.1质量手册（一阶文件）：QM-001 6.3.2程序文件（二阶文件）