项目沟通管理分析.ppt

项目沟通管理 一、 什么是沟通? 沟通: 为了设定的目标，把信息，思想和情感在个人或群体间传递，并达成共同协议的过程 二、项目沟通的作用 决策和计划的基础 组织和控制管理过程的依据和手段 建立和改善人际关系必不可少的条件 成功领导的重要手段 三、项目沟通的范围 沟通范围的划分 沟通管理中的信息渠道应有明确的范围，超范围的沟通将导致信息的紊乱，未达目的的沟通又将使信息失效。 大范围沟通，主要是指组织机构之间的信息沟通，如项目管理委员会、项目办公室、业主委员会、同项目的各个子项目组织等。 小范围沟通，主要是指实施项目的组织和个人之间的信息沟通，如项目经理、专业技术人员、施工人员等。 根据具体情况还可以进行多范围的划分，对于大型项目还可以进行分层分区划分。 范围划分以后应确保范围内和范围之间的沟通能够有效进行，指定沟通负责人（一般由组织责任人兼任）定期和不定期对信息结果进行跟踪和总结，通过阶段分析便于改进下一阶段的沟通管理。 五、 沟通方式方法 单向沟通、双向沟通 正式沟通、非正式沟通 言语沟通、非语言沟通 书面沟通、口头沟通 上行沟通、下行沟通、平行沟通 1. 单向沟通和双向沟通 根据在沟通发送者和接收者的角色是否变化可以将项目沟通分为单向沟通和双向沟通。 单向沟通方式： 1.单向沟通和双向沟通 双向沟通: 正式沟通渠道中，发送者并不一定把信息直接传给接送者，而是要经过一些中间人的转发，这样沟通渠道就会表现为一定的网络结构。 五种沟通渠道的网络结构形式如下图所示，图中的圈可看作是一个成员或一个组织，箭头表示信息传递的方向。 一般为双向沟通 五种沟通渠道 正式沟通渠道: 第一种网络结构形式可称之为链式沟通渠道，在这种沟通渠道中信息逐级传递，可以自上而下，也可以自下而上 优点：信息传递速度快， 缺点：信息经过层层“筛选”，可能使上级不能了解下级的真实情况，也可能使下级不能了解上级的真正意图。 正式沟通渠道（续） 第二种网络结构形式可称这为Y式沟通渠道 这种沟通渠道中有一个成员处于沟通中心的地位，有些具有四个或五个等级的组织的纵向沟通渠道可以看作是Y式沟通渠道。 正式沟通渠道（续） 第三种网络结构形式可称之为轮式沟通渠道，在这种沟通渠道中主管人员分别同其下属部门发生联系，向各下属部门发出指令，并汇集和传递来自各个部门的信息，从而成为信息的中心和全面了解情况的人；下属各部门接受主管人员的指令并反馈信息。 优点：这种沟通渠道有助于加强控制和提高工作效率。 正式沟通渠道（续） 第四种网络结构形式可称之为环式沟通渠道， 这种沟通渠道中，每个成员或组织可与其相邻的两个成员或组织进行信息沟通。 优点：这种沟通渠道有助于提高群体成员的士气。 正式沟通渠道（续） 第五种网络结构形式可称之为全通道式渠道，在这种沟通渠道中每个成员之间都有一定的联系 在一个民主气氛很浓的领导集体中，成员之间总是相互交流情况，通过协商做出决策，这种情况下的沟通渠道就是一种全通道式沟通渠道。 具体到一个项目中，应根据具体情况，采用合适的沟通渠道，以保证项目信息能得到顺畅的交流与传递。 五种沟通渠道的比较 2. 正式沟通与非正式沟通 非正式沟通:在一个组织中，除了正式的沟通渠道外，还存在着非正式的沟通渠道，有些消息往往是通过非正式渠道传播的，例如我们常说的小道消息中的“小道”就是非正式渠道，小道消息无疑就是通过非正式渠道传播的消息。 小道消息传播渠道的四种结构方式 非正式沟通渠道（续） 项目中小道消息的传播无疑会对项目的顺利实施带来不良影响，因此项目管理人员应注意使正式沟通渠道顺畅，从而使小道消息无立足之地。 非正式沟通渠道也有辅助正式沟通渠道不足的作用，因此项目管理人员还应注意发挥非正式沟通渠道的积极作用。 4.上行沟通、下行沟通、平行沟通 六、项目沟通计划编制 1.项目沟通计划的内容: 项目沟通计划过程： 案例： WORD文档 七、项目信息发布： 信息发送的形式 会议 报告 演讲 会见 子媒介（电话、网络、传真） 报告： 项目启动会议 项目情况评审会议 项目问题解决会议 演讲时间安排 八、项目执行状况报告 项目执行情况报告的主要工作 1）项目执行情况报告的依据 项目计划 工作成果 其他项目文件 2）项目执行情况报告的工具和方法 执行情况审查 偏差分析技术 趋势分析 项目信息发布的工具和方法 3）项目执行情况报告的结果 项目执行情况报告 变更申请 九、项目沟通存在的主要障碍 十、有效沟通 信息有效发送： 信息的准确性、及时性、完整性和可理解性 信息有效接收： 目光接触 拉近距离 提问 复述 不时对对方所说的话做出反应 多听少说 排除偏见 避免有分心含义的举动