BZ-QP-01文件与记录管理程序-A1.doc

版本 修改事项/摘要 修改人 生效日期 A0 A1 A2 初版发行 改版发行 将质量记录保存期限由2年更改为3年，将人力资源部与行政部合并入总经办 谭世荣 肖飞 肖飞 2008年02月10日 2013年10月30日 2014年01月02日 制定___________________ 日期 ________ _ 审核___________________ 日期 _________ 批准__________________ 日期 _________ 此文件若盖有红色“受控文件” 的印章，则是正式文件，任何 __________________ 员工不得私自影印！ 受控发行印章 请妥善保管好正式文件！ 1. 目的： 对质量文件进行控制旨在确保使用有效版本，防止使用失效或作废文件。对质量记录的使用、保管予以控制。 2. 范围： 适用于本公司所有品质体系文件及相关资料记录的控制。 3. 相关部门：所有与体系有关的部门 4. 文件管理程序： 4.1文件分类、编号、编写与审批： 文件分类 编号方法 编写 审核 批准 （1）质量手册 BZ+QM+流水号 ISO组长 管理者代表 总经理 （2）程序文件 BZ+QP+章节号 部门主管 管理者代表 总经理 （3）三阶文件 WI+流水号 部门主管 部门经理 厂长 （4）记录表单 FM+流水号 各部门主管 管理者代表 随文件一同审批 （5）外来文件 WL+单号+流水号 文控 ISO组长 管理者代表 4.1.1. 部门文件发放流水号编码方法：“部门代码”+“ – ”+“年份”+“月份”+“发放第几份文件” +“ – ” +“文件数流水号”共有13位数据。 例如：NO：QR11-0412001-01 表示：由文控2004年12月发放的第一份文件第一件。 4.2 文件的要素和版本： 4.2.1所有受控文件必需要有文件名称、文件编号、版本号、页码及修改履历、制定者、审核、批准及相应日期、生效日期等要素，文件编号根据4.1要求填写。 4.2.2版本代码“A”+第几次版本，文件经过一次修改后进行换版，版本号增高一位，如A1表示经过1次修改的版本（表单格式变更用字母A、B、C 识别）；一个版本只能经过3次变更，经过第3次变更需更换版本（例：A2 — B0）。 4.3. 文件的发放： 4.3.1.受控文件由文控员统一填写编号后登录在《受控文件总表》上。 4.3.2. 原件由文控员保存在文控中心，无须加盖受控文件章。 4.3.3. 受控文件由文控员复印后加盖红色“受控文件” 印章并在印章内填写各部门的发行号才能发放，收件人应当场核对页数，页码和分发号无误后，在《文件发放与回收记录》上签名。 4.3.4. 各部门的发行代号： 文 控：WK 品质部：QA 生产部：SC 财务部：CW 总经办：ASSY PMC部：PMC 维修部：WX 采购部：CG 工程部：GC 业务部：YW 仓储部：CK 4.3.5.文件破损或遗失时，须填写《文件领用申请表》经管理者代表批准补发。破损文件及时交还文控中心。 4.3.6.非发放范围人员需领用文件时，须填写《. 文件更改批准后，由文控中心按《文件发放与回收记录》的名单发放修改后的文件，并收回作废的旧文件。同时在文件修改事项/摘要中注明更改版本、修改事项/摘要、修改人、修改人、生效日期等事项，明确现行的修改状况，对修改状况进行控制。 4.4.3. 文件可按下列情况更改。 A、如属个别字的错、漏，更改后不涉及数值变更、使愿意变成相反的或易造成误解的，由文件制定部门负责采用换页处理。 B、涉及数值变更、使愿意变成相反的或易造成误解的错、漏字，需填写《文件更改申请表》，由制定部门负责更改，并按原审批程序审批通过后受控发行。 4.4.4. 文件必须保持整洁.完整，不允许随意手写涂改；如有作手写更改时，须在更改处签名及注明更改日期，并做好更改记录；手写更改后的文件必须在2个工作日内修改成正式文件受控发行。 4.4.5. 文件更改必须由制定部门负责进行统一更改。 4.5. 文件的换版和作废 4.5.1. 当出现下列情况时，文件须进行换版： A、在市场发生重大变化，导致公司产品生产过程发