DOS审核.doc

DOS审核内容及各部门应准备工作 一、代理商发展 审核内容 应准备工作 负责部门 备注 1.代理商的组织结构图 重要部门必须指定专职经理。重要部门包括：销售、服务、备件、物流、二手设备。各个部门经理、重要岗位的岗位职责、工作描述 行政人事部 所有重要岗位的任命及变更必须通报沃尔沃市场部及相对应职能部门 2.代理商的人员流动率（管理人员、销售人员、服务人员） 计算各个部门的人员流动率，特别是重要岗位 人员流动率不能超过10%（开除人员不算，试用期内不算） 3.薪酬及劳务合同 薪资结构、绩效及所有员工的劳务合同 4.办公用品 办公用品包含：名片、笔、笔记本、信封、打印纸、传真纸等 所有办公用品要从沃尔沃网站采购或订购。 5.设施维护计划（例如每年需要维护的空调、电气、排水、喷漆装置） 指定专人制定和维护管理维护计划。每次维修要有维修记录。 客户等候区的墙面不得有污迹，动力装置必须有备用发电机。此工作人员的工作描述中要包括维护工作的职责 6.清洁计划。包括：客户等候区、卫生间、车间、工具、维修设备） 指定专人制定和维护清洁计划。清洁计划里要有清洁的频率，每次清洁要有清洁记录。 此工作人员的工作描述中要包括清洁工作的职责 7.CSS客户满意度调查 指定专人监督和跟踪CSS， 服务部 每月的原始数据报告在每月16日。沃尔沃css团队必须检查和认可预定的行动项，可通过书面签署硬拷贝或电子邮件确认两种方式。获得的总指数要达到8.0和8.4（8.4分以上有奖励分），此工作人员的工作描述中要包括CSS责任 8.人员着装 销售人员穿职业装，服务人员必须穿符合沃尔沃标准的工作服。 9.IT系统 IDEA(在2011年前安装使用)，用于销售的Webinfo，用于销售培训的QuickTrack；用于服务的 VCADS Pro／TechTool(VCADS Pro数量／服务技术人员数量=1∶2) 销售、服务系统软件 沃尔沃办事处会记录访问量。IDEA、VCADS PRO须向沃尔沃订购 10.客户关系管理（CRM）。 建立客户关系管理数据库（包括：客户的行业、生日、爱好）。制定后续跟踪程序包括联系间隔和方法等 销售部 客户跟踪必须要有书面记录 11.代理商投资计划 依照PDP会议上达成的目标进行投资 12.公司传讯 二、财务 审核内容 应准备工作 负责部门 备注 1.财务计划 制定财务计划的年度预测报告 财务部 提交截止时间为当年1月份的最后一个工作日 2.管理控制 财务和信控职责要分开，制定财务组织结构，职权矩阵表及流程，各自的职责范围、工作描述等 是否授权，每个级别的权力范围 3.财务报表 制作财务报表。财务管理层必须对盈亏账目、资产负债表、现金流进行月度审查。 财务报表在上一财年结束后的第一季度的最后一个工作日前提交沃尔沃。管理层应制作审查报表，并做会议记录。 4.流动资金管理 月度、季度现金流量表。现金流净增、应收账款周转天数、库存、设备周转率、备件周转率、库存周转天数，应收账款和库存的月度账龄分析表 每月召开管理会议，审查现金流量表，并保存会议记录。设备周转率﹥6倍，备件周转率2.5到4倍，到期未付率＜10% 5.代理商收益 计算吸收率、测算营业毛利 吸收率﹥＝100%，营业毛利﹥3% 三、培训 审核内容 应准备工作 负责部门 备注 1.服务人员培训 每60个服务人员必须配备一名专职的培训师，培训师的培训时间必须达到工作时间的4%，即每个服务人员的培训时间要达到80小时（2000×4%=80） 服务部 使用COMPASS作为培训工具。每个代理商要100%注册，完成的课程不能少于4个。每个培训师负责的产品不应超过2类 2.技术能力的培训计划 制定服务技术人员的年度培训计划（用名为“培训计划”的工作表制作计划） 于第三季度的最后一个工作日前向沃尔沃提交下年度的培训计划。跟随《沃尔沃建筑设备公司TCL工作表》一起提交。培训计划要得到沃尔沃办事处的确认才可生效。 3.销售人员的培训 销售人员必须在6个月内完成基础课程的培训，1年内完成所有的高级课程。所有的销售人员要通过SCL等级考核的0级，1年以上要通过1级。 销售部 培训软件QuickTrack产品知识培训。参加沃尔沃组织的内训应提供签名考勤复印件，参加外训应提供参训发票。 4.销售人员培训计划 根据销售人员的技能差距，制定销售人员培训计划。（QuickTrack Plus） 每个销售人员必须完成20小时的职业发展培训（包括：谈判技巧、销售技巧、拒绝出来等）. 5.培训设施 要有专业的培训场地，包含：培训室、投影仪、白板、白板笔、镭射笔（激光笔）、录像等。 每次培训均保存培训记录，参训人员签名，录像